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Você já parou para pensar como a prestação de contas de funcionários afeta a sua empresa? Ela está no cerne do controle financeiro e da fiscalização de gastos corporativos. Igualmente, faz parte da transparência de atuação.
E não é só isso. Ela também implica no cumprimento de orçamentos e políticas internas da empresa, bem como é essencial contra fraudes e desvios financeiros. Portanto, é essencial que seja eficiente.
Mas como melhorá-la a fim de otimizá-la? É isso que você confere aqui, hoje. Continue lendo e confira, abaixo, como modernizar a prestação de contas dos colaboradores!
Sumário
- Prestação de contas é assunto sério e deve ser modernizado
- Otimize a prestação de contas de funcionários e a torne mais eficiente com essas dicas
Prestação de contas é assunto sério e deve ser modernizado
A prestação de contas é algo que impacta a sua empresa de diversas formas. Afinal, ela se refere a gastos que os colaboradores tiveram ao realizar as atividades de trabalho. Assim, referem-se à apresentação de pedidos de ressarcimento.
Para que esse ressarcimento ocorra de forma correta é necessário que algumas informações estejam presentes. Igualmente, que haja instruções claras sobre como essa prestação deve ser feita.
A modernização e a organização dessa prestação é essencial, portanto. Dessa forma, sua empresa deve ao menos analisar e rever como são os pedidos de ressarcimento e o pagamento deles. Com isso, encontrar brechas e problemas e a solução deles.
Para melhorar seus processos e torná-los mais fáceis, não deixe de conferir, abaixo, como desenvolver uma política de prestação de contas dos funcionários que seja efetiva, que economize tempo e que realmente proteja sua empresa.
Otimize a prestação de contas de funcionários e a torne mais eficiente com essas dicas
Veja, abaixo, algumas dicas que vão ajudar a sua empresa a melhorar a prestação de contas dos seus colaboradores. Com elas, facilite tanto a prestação para eles quanto para a sua empresa, de forma que ela beneficie a todos.
Determine informações indispensáveis
Primeiramente, é necessário que a sua prestação de contas contenha todos os dados importantes para que ela demonstre claramente os gastos e a situação em que eles ocorreram.
São essas informações:
- Como os gastos foram feitos;
- Quando eles aconteceram;
- A finalidade de uso desse dinheiro.
Por exemplo, considere um funcionário que viajou a trabalho e fará o pedido de ressarcimento deles. Nesse caso, a prestação de contas esclarecerá:
- Que as despesas decorreram de alimentação, deslocamento e hospedagem;
- Quando elas ocorreram, de acordo com a data inicial e final da viagem;
- Porque essa viagem ocorreu, como para visita a cliente, busca de documentos, participação em processo jurídico, etc.
Esse é só um exemplo, sendo que em qualquer tipo de despesa que requeira ressarcimento ante a prestação de contas de funcionários seguirá essa lógica de informações.
Tenha uma política de reembolso de despesas
Outro ponto importante para otimizar o seu processo de prestação de contas de funcionários se refere a quais são as despesas reembolsáveis e quais não permitem o reembolso. Isto é, o que a empresa cobre e o que não cobre.
Nesse sentido, considere que quem deve suportar o risco da atividade e os custos dela é o empregador. Por isso, quando o colaborador se obriga a adquirir um gasto para que sua atividade seja possível, é a empresa quem deve pagar por isso.
Assim, primeiramente pense em todos os gastos que podem ocorrer por causa dessas atividades. Por exemplo:
- Deslocamento para realizar algo fora da empresa ou da cidade em que está a empresa;
- Alimentação e hospedagem em viagens;
- Obtenção de documentos para as atividades, como em caso de xerox ou de autenticação de documentação ou registros em cartórios.
Mesmo nessas situações, note que nem tudo deve ser pago pela empresa. Nesses casos, as despesas não são essenciais ou necessárias para que o trabalhador tenha condições de realizar a atividade em prol da corporação.
Por exemplo, note que a viagem de um colaborador deve ser bancada pela empresa, quando feita para fins profissionais. Assim, a alimentação dele entra nas despesas. Contudo, o consumo de bebida alcoólica não entra nesse ressarcimento.
Dessa forma, determine de forma clara o que tem ressarcimento e o que não. Use a lógica dos gastos necessários e feitos para que o trabalho fosse possível. Ainda, para alguns casos, determine a necessidade de aprovação prévia da despesa.
Após pensar em tudo isso, formalize essas informações e tenha um manual com a política de prestação de contas dos funcionários. Certifique-se de que todos receberam o material e que têm acesso a ele.
Defina prazos de prestação de contas
Continuando os processos que podem otimizar a prestação de contas e o ressarcimento de despesas na empresa, temos os prazos. O ideal é que a prestação ocorra no mesmo mês em que a despesa se deu.
Contudo, também é preciso ser razoável. Por exemplo, uma viagem que gera despesas nos 2 últimos dias do mês não concede tempo para uma prestação dentro do mesmo período mensal em que o gasto ocorreu.
Por isso, o ideal é que a determinação do prazo de prestação de contas se dê com a imposição de um número específico de dias ou semanas após a ocorrência delas. Ainda, lembre-se de considerar exceções, como situações que se acumulam e que por sua natureza impedem o colaborador de realizar as prestações dentro de um prazo x.
Tenha um modelo de prestação de contas
Por fim, nossa última dica para melhorar a prestação de contas dos funcionários é ter um modelo desse documento. Para isso, você deve considerar:
- Formato;
- Informações;
- Documentos comprobatórios (recibos e notas fiscais).
Para isso, também, é possível usar um software específico que dê ao colaborador a chance de gravar informações e de ter acesso a elas. Isso faz parte da segurança do processo e afeta tanto o colaborador quanto a empresa.
Determine a forma de envio dos comprovantes e da prestação, em si. Por exemplo, se devem se referir a um cliente ou pasta de clientes cujas demandas causaram a despesa. Igualmente, tenha determinação da forma de arquivamento dos documentos e da avaliação dos relatórios.
Com essas dicas, então, a prestação de contas dos funcionários da empresa melhora e garante à corporação o controle das despesas, evitar desperdícios e o correto cumprimento das normas internas.
