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Ordem de serviço digital e seus benefícios para equipes externas

A tecnologia há algumas décadas tem impulsionado a forma como as empresas atuam. Cada vez mais o papel cede lugar aos dispositivos móveis com tecnologia na nuvem. É o caso ordem de serviço digital, que reduz tempo e despesas com documentação em papel, e torna possível verificar ou acessar informações em tempo real.

Transformação digital e sustentabilidade

A sua empresa é uma empresa verde? Este termo se torna cada vez mais popular entre as empresas brasileiras e se refere às novas maneiras de tornar os processos mais sustentáveis e adequadas a um mundo que precisa ser mais econômico quanto aos seus recursos naturais. E isso inclui a redução do uso de papéis, por exemplo.

Os requisitos de sustentabilidade estão pareados também com os de competitividade: uma empresa mais enxuta e alinhada com as novas tecnologias é também uma empresa mais competitiva e preparada. Assim, o uso da ordem de serviço digital proporciona muitos benefícios à empresa, que vão desde a redução de tempo em emissão de documentos impressos, redução de custos, segurança de dados e muito mais.

Muitos gestores ainda esbarram na falta de conhecimento sobre estas possibilidades tecnológicas e desconhecem as boas práticas de sustentabilidade. E assim, não atingem metas de restrição de desperdício e de custos para a empresa, bem como não conseguem concorrer com os processos automatizados dos concorrentes.

Sistemas integrados e ordem de serviço digital

A ordem de serviços é apenas um dos documentos comuns à rotina das empresas. Tem a função de emitir comunicações internas sobre um trabalho que precisa ser efetuado. É identificada por uma numeração e uma data, a qual é colocada antes do nome de quem assina, com indicação do cargo.

No caso da ordem de serviço digital, trata-se de um documento digitalizado ou emitido digitalmente por um sistema integrador, constando as mesmas informações que uma ordem de serviço comum, inclusive informações obrigatórias, sem que seja preciso imprimi-la. A assinatura pé coletada inclusive digitalmente através de dispositivos móveis – equipamentos específicos, tablete ou celulares.

As informações são transmitidas em tempo real, sendo possível de os gestores e outros profissionais acompanharem o trajeto do funcionário externo. Como estas informações integram processos maiores, todas podem ser acessadas para a melhor tomada de decisão, com segurança de dados.

Ao colaborador externo, a ordem de serviço digital continua com a mesma função: comunicar qual tarefa ele deverá realizar, os procedimentos e recursos necessários e as condições para sua realização. Outra vantagem é a emissão e resguardo de dados e documentos para fins de conferência e comprovação exterior, tudo de forma mais facilitada.

Ordem de serviço digital e recursos tecnológicos

Um dica para começar a usar a ordem de serviço digital é digitalizar toda a sua gestão de equipe externa e os processos. É uma necessidade da empresa frente às transformações digitais. A aquisição de dispositivos móveis ou adaptação dos mesmos é essencial para que se opere desta forma. Em tempos de Internet das Coisas, há uma grande variedade de dispositivos possíveis.

Além disso, será preciso escolher a ferramenta adequada para a emissão, disposição, coleta de assinatura e armazenamento da ordem. Trata-se de um sistema que tenha esta opção e esteja integrado com outras funcionalidades do setor. Há no mercado uma grande variedade de softwares e aplicativos destinados a este fim, para todas as necessidade e orçamentos.

Equipe externa digitalizada

A equipe externa, além de ter os recursos necessários, precisa conhecer o sistema para garantir a agilidade no atendimento em relação à ordem de serviço digital. Se necessário, uma capacitação rápida sobre o sistema adotado pode ser importante.

Envio de cópias ao cliente e transparência

Outra etapa é o envio da OSD – Ordem de Serviço Digitalizada para o cliente e para os responsáveis pelo processo de emissão e controle. Isso contribui para a transparência do atendimento e de toda a documentação, permitindo reparar erros com mais facilidade no caso de um documento inadequado. Desta forma, o cliente também passa por um atendimento limpo e sustentável, sem a emissão e papéis e sem a falta de informações das quais necessita.

Além de economia e sustentabilidade, este tipo de ação gera uma repercussão positiva em relação à marca, tornando-a mais moderna e adaptada, bem como referência em atitudes sustentáveis.

Mudanças e custos

Adotar a ordem de serviço digital não oferece grandes custos às empresa, mas em curto, médio e longo prazos, as vantagens são diversas. Assim como ocorre com a solução de Controle de Ponto Oitchau, não há a emissão de documentos impressos e todo o processo é integrado e dinâmico.

Esta abordagem também prioriza o controle de documentos pelo uso de dispositivos, facilitando a disposição de dados e informações. Outra vantagem é a coordenação de equipes externas, seja de vendedores, prestadores de serviços, representantes, etc., otimizando assim a mobilidade dos profissionais, o fluxo de trabalho e o monitoramento de indicadores.

Segurança das informações

Outro aspecto da ordem de serviço digital é que ela é mais segura. Imagine quando as equipes externas de trabalho emitiam ordens de serviço em papel. Não era incomum a perda de documentos, rasuras, erros difíceis de serem controlado e toda a burocracia que existia.  

Além disso, era frequente a demora no atendimento, no acesso aos dados para a consulta. Os envios de pedidos errados eram comuns e a perda de recursos e divisas também. Com a adoção de uma tecnologia que proporcione o envio de ordens de serviço digitais, todas as informação estão seguras por certificados e criptografias, tendo o seu acesso restrito.

Veja também: Workshop: aprenda passo a passo como organizar um!

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