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Recentemente entrou em contato a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, que impõem regras sobre cuidados com informações que são compartilhadas na internet e utilizadas por empresas.
Os dados atingidos são diversos, como aqueles sobre os clientes de uma empresa e seus empregados.
Com sua entrada em vigor os cuidados com os dados devem ser redobrados. Isso deve ser aplicado sobre a permissão para uso dos dados e a segurança deles.
Isso levanta algumas dúvidas aos gestores sobre como respeitar a Lei de Proteção de Dados ao mesmo tempo em que se faz preciso cumprir com a obrigação de prestar informações ao e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Nesse sistema devem ser apresentadas informações sobre questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas referentes aos empregados da empresa e aos deveres da organização em relação a eles.
A concessão de documentos e pela internet ao Governo Federal foi alterada pela vigência da nova LGPD? Continue lendo e entenda a influência da nova lei na concessão de dados do e-Social.
O que prevê o Decreto 8373/2014, que criou o e-Social?
Para entender como é o cumprimento das regras de informações a partir da promulgação da LGPD é preciso conhecer as previsões legais que estabelecem como a concessão de dado deve ser feita.
Conheça o Decreto do E-Social:
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, alínea “a”, da Constituição, DECRETA:
Art. 1º Fica instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.
Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:
I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas
§ 3º As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
§ 4º As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e armazenadas no repositório nacional.
§ 5º A escrituração digital de que trata o inciso I do caput é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:
I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte
E as regras da LGPD?
As regras da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados preveem o seguinte:
Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:
I – mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
III – pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, observadas as disposições do Capítulo IV desta Lei;
IV – para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
V – quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
VI – para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem) ;
VII – para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
VIII – para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
IX – quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais; ou
X – para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.
A LGPD mudou algo em relação às declarações de informação ao e-Social?
Não. A princípio o fornecimento de dados ao Governo Federal não sofre qualquer alteração, continua sendo exigido e é essencial para que a empresa se mantenha de acordo com a lei.
O que é indicado é que a empresa sempre comunique ao empregado o uso dos dados. Isso pode ser feito das seguintes maneiras:
- Ao contratar o empregado, como cláusula contratual, principalmente relacionado à jornada de trabalho, deixando claro que os dados serão compartilhados com o Governo Federal para cumprimento de lei;
- Para os empregados já contratados é possível fazer um adicional contratual informando o uso de dados anualmente para o e-Social;
- Em todas as ocasiões que precedem a entrega de dados, ressaltando sua necessidade.
Em cada uma dessas oportunidades é necessário que o empregado conceda sua assinatura e que o documento seja arquivado para a empresa para resguardar sua defesa em eventual necessidade de esclarecimentos.
