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O Home Office é um formato de trabalho que cresce a cada dia. Isso se deve à pandemia e não só a ela. A prestação de serviços nessa condição tende a ser mais barata e até mais produtiva para as corporações.
Para colocá-lo em prática devem ser consideradas questões importantes. Dentre elas estão os custos desse formato de trabalho, seu cálculo e melhor forma de ressarci-las aos colaboradores.
Para saber mais sobre o assunto, continue lendo e confira tudo!
- O home Office tem custos?
- Há obrigação legal em relação aos custos do home office?
- Quais são as principais despesas e custos de home office?
- E como a empresa pode mensurar esses valores?
O home Office tem custos?
Da mesma maneira que outros tipos de prestação de serviços, o trabalho remoto também possui seus próprios custos. Eles se referem aos materiais e conexões que o colaborador deve ter para manter suas atividades em andamento.
Muitas corporações consideram que a estipulação da prestação de serviços à distância se basta no acordo com o colaborador e no deslocamento do local de realização de atividades.
Isso levaria à extinção de despesas empresariais com:
- Manutenção de espaço,
- Energia elétrica,
- Limpeza local,
- Pacotes de internet,
- Outros tipos de consumo materiais ao dia a dia.
A realidade não é bem assim. É claro que ao adotar o home office a empresa tende a economizar muito mais. O seu espaço pode ser limitado (principalmente em caso de aluguel) e os gastos com energia, internet e equipamentos tendem a diminuir.
O que ocorre é que a prestação de atividades pelos colaboradores, mesmo que em trabalho remoto, depende do acesso a uma série de ferramentas, informações e conexão para compartilhamento de dados.
Nesse sentido, note que o colaborador terá essas despesas em casa. Elas costumam ser muito menores do que aquela que a empresa tinha na manutenção do seu espaço físico.
A corporação deve tê-las em mente para não deixá-las passar em branco.
Há obrigação legal em relação aos custos do home office?
A lei trabalhista estipula que o risco pela atividade cabe à empresa e não aos colaboradores. Isso inclui as despesas para realização das atividades laborais e elas também estão presentes no home office.
Veja o que diz a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):
Art. 2º – Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.
Ao prever o trabalho remoto a CLT também traz uma série de previsões que se prestam à definição sobre a prestação de atividades à distância e a regularização, sem deixar de lado a observação quanto às despesas que elas geram.
Quanto à definição do trabalho à distância:
Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.
Parágrafo único. O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.
Quanto à regularização e formalização da prestação de trabalho no estilo home office:
Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.
§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.
§ 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.
A CLT não deixa de esclarecer que as partes são responsáveis pela negociação quanto à manutenção, fornecimento e aquisição de ferramentas que sejam indispensáveis à prestação de trabalho remoto:
Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
Parágrafo único. As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.
Como é possível extrair de todas essas previsões legais da CLT, ela estipula que a empresa é responsável pelos riscos e gastos do negócio. Ao determinar o trabalho à distância, a norma indica que as partes devem negociar o custeio de despesas.
Diante disso, conclui-se que há obrigatoriedade. Caso a empresa se recuse no auxílio de custeamento das despesas e o colaborador conseguir provar isso em juízo, em ação trabalhista, a corporação pode vir a ser condenada e isso é bastante prejudicial.
Quais são as principais despesas e custos de home office?
O trabalho remoto normalmente depende de alguns requisitos para a sua execução. Dentre eles estão o acesso às informações, a possibilidade de comunicação e de compartilhamento de dados, resultados e atividades.
Isso depende dos seguintes aparelhos e ferramentas:
- Telefone fixo e/ou celular;
- Conexão com a internet;
- Energia elétrica;
- Computador e/ou tablet;
- Ferramentas de escritório como as ergonômicas (cadeira, mesa, etc.) quanto aos materiais de papelaria, como canetas, papel, blocos, impressora e outros que forem necessários à atividade.
E como a empresa pode mensurar esses valores?
Ao estipular o home office é imprescindível que a corporação converse individualmente com cada um dos colaboradores que irá prestar serviços em trabalho remoto.
Esse diálogo deve visar reconhecer quais são as necessidades do colaborador e o que ele precisa para suas atividades. Muitos terão computadores e afins em casa, enquanto outros não o terão.
Estações de trabalho que já estavam em uso pelos colaboradores
Uma boa oportunidade, ao invés de comprar computadores para esses colaboradores, é conceder os que eles já usavam na sede empresarial. Eles o levam para casa sob um termo de responsabilidade e evitam gastos.
Kit escritório
Pense, junto ao RH e aos gestores de cada equipe, o que os colaboradores precisam, e monte um kit escritório robusto com materiais de papelaria e semelhantes que eles irão utilizar.
Principalmente, se for imprescindível a impressão de documentos ou outro tipo de necessidade básica, em que a empresa precise arcar, para que o colaborador possa dar andamento às atividades.
Custos fixos (Internet, Luz, água)
Quanto à internet, é possível mensurar o consumo de dados em cada uma das atividades. Multiplica-se o consumo de cada atividade pelo número de dias e pelo valor dos dados conforme preço divulgado pela empresa de internet.
A luz segue esse mesmo conceito. Deve-se levar em consideração a potência de cada aparelho que se usa, o número de horas diárias de consumo e isso dentro do mês.
Ao final se transforma esse valor em kW e há multiplicação dele pelo valor do kW da empresa de energia elétrica.
Sistema de gestão de ponto
Para as empresas que tiveram que adotar o home office, devido à necessidade de isolamento social ou para que aquelas que já estavam na transição para esse modelo de jornada de trabalho.
É necessário levar em consideração um sistema de ponto digital, para realizar a gestão adequada dos pontos dos colaboradores, tornando o dia-a-dia muito mais prático e dinâmico.
Muitas empresas ainda utilizam sistemas que necessitam da presença física do colaborador para marcação, e no modelo home office, isso acaba sendo inviável.
Sem contar em um custo mais elevado com manutenção, licenciamento de software, entre outros. Com o sistema digital, os custos são menores, sendo muito mais prático.
Já que o colaborador precisa apenas fazer o download do app na loja de aplicativos do seu telefone, e inserir seus dados empresariais. Para a empresa, são tantas facilidades:
- Melhor custo x benefício;
- Gestão em tempo real dos colaboradores;
- Geração automática do cartão de ponto e folha de pagamento;
- Adequação dos modelos de jornada de trabalho praticados na empresa;
- Conformidade com a Lei e muito mais!
E ao realizar a alteração do modelo de gestão de ponto, é possível perceber uma diferença significativa nas finanças, permitindo investimento em outras áreas, e principalmente no conforto dos colaboradores.
Caso não se tenha tais dados em mãos ou não seja possível mensurá-los, a empresa pode estipular um valor fixo que reflita o aumento de consumo dos colaboradores ou que reflita um valor já utilizado no mercado.
