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Custos do home office: quais são? Entenda!

O Home Office é um formato de trabalho que cresce a cada dia. Isso se deve à pandemia e não só a ela. A prestação de serviços nessa condição tende a ser mais barata e até mais produtiva para as corporações.

Para colocá-lo em prática devem ser consideradas questões importantes. Dentre elas estão os custos desse formato de trabalho, seu cálculo e melhor forma de ressarci-las aos colaboradores.

Para saber mais sobre o assunto, continue lendo e confira tudo!

O home Office tem custos?

Da mesma maneira que outros tipos de prestação de serviços, o trabalho remoto também possui seus próprios custos. Eles se referem aos materiais e conexões que o colaborador deve ter para manter suas atividades em andamento.

Muitas corporações consideram que a estipulação da prestação de serviços à distância se basta no acordo com o colaborador e no deslocamento do local de realização de atividades.

Isso levaria à extinção de despesas empresariais com:

  • Manutenção de espaço,
  • Energia elétrica,
  • Limpeza local,
  • Pacotes de internet,
  • Outros tipos de consumo materiais ao dia a dia.

A realidade não é bem assim. É claro que ao adotar o home office a empresa tende a economizar muito mais. O seu espaço pode ser limitado (principalmente em caso de aluguel) e os gastos com energia, internet e equipamentos tendem a diminuir.

Calcule os custos de cada colaborador

O que ocorre é que a prestação de atividades pelos colaboradores, mesmo que em trabalho remoto, depende do acesso a uma série de ferramentas, informações e conexão para compartilhamento de dados.

home office

Nesse sentido, note que o colaborador terá essas despesas em casa. Elas costumam ser muito menores do que aquela que a empresa tinha na manutenção do seu espaço físico.

A corporação deve tê-las em mente para não deixá-las passar em branco.

Há obrigação legal em relação aos custos do home office?

A lei trabalhista estipula que o risco pela atividade cabe à empresa e não aos colaboradores. Isso inclui as despesas para realização das atividades laborais e elas também estão presentes no home office.

Veja o que diz a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):

Art. 2º – Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.

Ao prever o trabalho remoto a CLT também traz uma série de previsões que se prestam à definição sobre a prestação de atividades à distância e a regularização, sem deixar de lado a observação quanto às despesas que elas geram.

Quanto à definição do trabalho à distância:

Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Parágrafo único.  O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.

Quanto à regularização e formalização da prestação de trabalho no estilo home office:

Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

§ 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.     

A CLT não deixa de esclarecer que as partes são responsáveis pela negociação quanto à manutenção, fornecimento e aquisição de ferramentas que sejam indispensáveis à prestação de trabalho remoto:

Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Parágrafo único.  As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.               

Como é possível extrair de todas essas previsões legais da CLT, ela estipula que a empresa é responsável pelos riscos e gastos do negócio. Ao determinar o trabalho à distância, a norma indica que as partes devem negociar o custeio de despesas.

Diante disso, conclui-se que há obrigatoriedade. Caso a empresa se recuse no auxílio de custeamento das despesas e o colaborador conseguir provar isso em juízo, em ação trabalhista, a corporação pode vir a ser condenada e isso é bastante prejudicial.

Quais são as principais despesas e custos de home office?

O trabalho remoto normalmente depende de alguns requisitos para a sua execução. Dentre eles estão o acesso às informações, a possibilidade de comunicação e de compartilhamento de dados, resultados e atividades.

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Isso depende dos seguintes aparelhos e ferramentas:

  • Telefone fixo e/ou celular;
  • Conexão com a internet;
  • Energia elétrica;
  • Computador e/ou tablet;
  • Ferramentas de escritório como as ergonômicas (cadeira, mesa, etc.) quanto aos materiais de papelaria, como canetas, papel, blocos, impressora e outros que forem necessários à atividade.

E como a empresa pode mensurar esses valores?

Ao estipular o home office é imprescindível que a corporação converse individualmente com cada um dos colaboradores que irá prestar serviços em trabalho remoto.

Esse diálogo deve visar reconhecer quais são as necessidades do colaborador e o que ele precisa para suas atividades. Muitos terão computadores e afins em casa, enquanto outros não o terão.

Estações de trabalho que já estavam em uso pelos colaboradores

Uma boa oportunidade, ao invés de comprar computadores para esses colaboradores, é conceder os que eles já usavam na sede empresarial. Eles o levam para casa sob um termo de responsabilidade e evitam gastos.

Kit escritório

Pense, junto ao RH e aos gestores de cada equipe, o que os colaboradores precisam, e monte um kit escritório robusto com materiais de papelaria e semelhantes que eles irão utilizar.

Principalmente, se for imprescindível a impressão de documentos ou outro tipo de necessidade básica, em que a empresa precise arcar, para que o colaborador possa dar andamento às atividades.

Custos fixos (Internet, Luz, água)

Quanto à internet, é possível mensurar o consumo de dados em cada uma das atividades. Multiplica-se o consumo de cada atividade pelo número de dias e pelo valor dos dados conforme preço divulgado pela empresa de internet.

A luz segue esse mesmo conceito. Deve-se levar em consideração a potência de cada aparelho que se usa, o número de horas diárias de consumo e isso dentro do mês.

Ao final se transforma esse valor em kW e há multiplicação dele pelo valor do kW da empresa de energia elétrica.

Sistema de gestão de ponto

Para as empresas que tiveram que adotar o home office, devido à necessidade de isolamento social ou para que aquelas que já estavam na transição para esse modelo de jornada de trabalho.

É necessário levar em consideração um sistema de ponto digital, para realizar a gestão adequada dos pontos dos colaboradores, tornando o dia-a-dia muito mais prático e dinâmico.

Muitas empresas ainda utilizam sistemas que necessitam da presença física do colaborador para marcação, e no modelo home office, isso acaba sendo inviável.

controle de ponto oitchau

Sem contar em um custo mais elevado com manutenção, licenciamento de software, entre outros. Com o sistema digital, os custos são menores, sendo muito mais prático.

Já que o colaborador precisa apenas fazer o download do app na loja de aplicativos do seu telefone, e inserir seus dados empresariais. Para a empresa, são tantas facilidades:

  • Melhor custo x benefício;
  • Gestão em tempo real dos colaboradores;
  • Geração automática do cartão de ponto e folha de pagamento;
  • Adequação dos modelos de jornada de trabalho praticados na empresa;
  • Conformidade com a Lei e muito mais!

E ao realizar a alteração do modelo de gestão de ponto, é possível perceber uma diferença significativa nas finanças, permitindo investimento em outras áreas, e principalmente no conforto dos colaboradores.

Caso não se tenha tais dados em mãos ou não seja possível mensurá-los, a empresa pode estipular um valor fixo que reflita o aumento de consumo dos colaboradores ou que reflita um valor já utilizado no mercado.


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