Integração de novos colaboradores: como fazer?

Organizar um processo de integração de novos colaboradores é tão importante quanto a etapa de recrutamento e seleção. Afinal, é nesse momento que os novos talentos conhecerão profundamente a visão de mundo e os objetivos da empresa, o que possibilita que eles tenham, assim, um entendimento maior do seu papel dentro da organização.

E, como acontece com todas as primeiras impressões, a empresa tem apenas uma chance de acertar. Ou seja, esse primeiro contato deve ser o mais completo possível. Isso porque cada novo processo de recrutamento e seleção é oneroso para a maioria das corporações, neste sentido, transmitir as informações adequadamente é o que vai determinar quanto tempo o novo colaborador levará para se adaptar ao cotidiano da equipe. Além disso, quando a empresa investe em uma boa recepção, os profissionais se sentem acolhidos tanto pelos gestores como pelos seus colegas e trabalho, o que diminui, consequentemente, o índice de turnover.

Tendo isso em mente, a seguir, neste artigo, vamos oferecer dicas valiosas de como deixar os novos colaboradores à vontade na sua empresa. Acompanhe!

Check-list rápido para a integração de novos colaboradores

Passo 1: após dar a notícia da contratação

Tenha em mente que o processo de integração se inicia no momento que o profissional de RH informa ao candidato de que gostaria de contratá-lo.

Nesta etapa, é necessário garantir que esse profissional tenha o prazer de dizer sim à  oferta de emprego, além de deixá-lo animado para o início da sua jornada de trabalho na empresa.  

Passo 2: antes do primeiro dia

Depois que o candidato for bem comunicado sobre a sua contratação, agora é preciso se concentrar na preparação para o primeiro dia de trabalho. 

Vamos listar abaixo alguns dos itens mais importantes da lista de onboarding para a  integração de novos colaboradores:

• Montagem e preparação de toda a documentação relevante, como o contrato de trabalho, lista de benefícios, termo de políticas da empresa, etc;
• Preparação da estação de trabalho – abuse da criatividade aqui, vale a pena pensar em decorações de boas-vindas, por exemplo;
• Crie uma lista com todas as ferramentas que o novo contratado precisará utilizar para desempenhar a sua função;
• Configure todas as contas necessárias como e-mail, aplicativos de comunicação interna, logins em sistemas da empresa, etc;
• Faça uma programação desse primeiro dia de trabalho.

É importante que o RH não deixe espaço para esse novo colaborador se sentir perdido. Mantenha uma comunicação aberta e notifique-o sobre o que pode ser esperado para o primeiro dia de trabalho.

Após preparar “o terreno” para a chegada do seu novo contratado, você estará pronto para passo 3.

Passo 3: é chegado o primeiro dia!

É hora de boas-vindas e integrar o novo colaborador à equipe. Inicie-o com o pé direito:  faça um tour pelo escritório e apresente-o para todos da empresa. Neste ponto, tente ser o mais natural possível — invista em ações que estejam alinhadas com a cultura organizacional.

Listamos algumas ações para o primeiro dia de trabalho.Vale ressaltar que, indicamos que um profissional do RH seja designado para receber o novo contratado da equipe e tirar todas as suas dúvidas. 

Ele pode seguir o seguinte roteiro:

• Mostrar as dependências da empresa – a estação de trabalho, cozinha, banheiros, etc;
• Ajudar a fazer login nos sistemas e e-mail;
• Garantir que ele assine todos os documentos referentes à contratação;
• Apresentar esse novo colaborador aos membros da sua equipe;
• Distribuir o crachá de acesso ou o controle específico necessário;
• Revisar a programação da primeira semana – reuniões, sessões de treinamento, dentre outros;
• Entregar materiais de treinamento e orientação  para integração de novos colaboradores;
• Levá-lo para almoçar com membros de sua equipe imediata;
• Indicar um mentor para ajudar na primeira semana.

Esse primeiro dia deve ser divertido e acolhedor, no entanto, foque em fornecer também todos os itens necessários para que o profissional se adapte ao trabalho o mais rápido possível. O ideal é não sobrecarregar seu novo contratado de informações, então promova apenas ferramentas essenciais para que ele se sinta informado e preparado para o novo cargo.

4 dicas para desenvolver um bom material de onboarding

1. Simplicidade e clareza na integração

A equipe de RH e os gestores de pessoas precisam fazer com que todo o processo de integração dos novos colaboradores seja simples e a comunicação clara.

Leve em consideração que o novo emprego é o início de uma nova etapa na vida do colaborador e, por isso, um passo muito importante para seu desenvolvimento pessoal. Porém, ele não sabe o que lhe espera no ambiente de trabalho e ser acolhido é fundamental para que sua ligação com a empresa seja duradoura.

Explique com muita clareza o que é esperado dele quanto à sua função e, se possível, passe um cronograma com as suas principais tarefas para que sirva de orientação durante a jornada de trabalho.

Outro ponto importante, é apresentar os demais colaboradores que trabalharão diretamente e indiretamente com ele, além dos gestores. Explique como o trabalho de cada um, inclusive o dele, é importante para que todos possam alcançar as metas estabelecidas.

2. Política de boas vindas

Não é apenas o novo colaborador que precisa integrar-se ao novo ambiente de trabalho. Os demais colaboradores também precisam estar preparados para receber os novos integrantes da equipe.

Dessa forma, a criação de uma política de boas vindas é importante para ambas as partes e elimina o desconforto que a sensação de ter “um estranho no ninho” pode causar.

3. Invista em treinamentos para integração de novos colaboradores

Treinamentos são importantes para que o novo colaborador compreenda a rotina da empresa e consiga atingir produtividade máxima

Workshops, seminários, intensivos de treinamento em cada área em que o novo colaborador trabalhará são essenciais para que ele assimile suas funções de forma clara e objetiva.

4. Apresente os objetivos coletivos

O novo colaborador deve estar ciente dos objetivos coletivos da empresa e quais metas são esperadas dele para que as metas em comum sejam alcançadas. Não se esqueça de que os objetivos a curto prazo são tão importantes quanto os a longo prazo.

Lembre-se de reconhecer as pequenas vitórias do dia a dia para que os colaboradores se sintam motivados e incentivados a continuar avançando. Essa atitude resulta em autonomia e autoconfiança em todos os colaboradores.