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Escrever uma política de presença não é uma missão fácil! Mesmo os colaboradores mais pontuais já passaram por momentos imprevisíveis e chegaram depois do horário de início de suas jornadas.
Isso acontece porque todos nós estamos sujeitos a contratempos. No entanto, há casos em que as faltas e atrasos constantes começam a se tornar um problema e afetam, inclusive, a produtividade das equipes e o sucesso da empresa.
Além disso, o absenteísmo é oneroso e impacta negativamente o orçamento corporativo.
Por esse motivo, escrever uma política de presença e desempenho justa e boa para todos, empresa e colaboradores, pode se tornar um recurso importante!
O que é política de presença?
A política de presença é um conjunto de regras que são criadas com o objetivo de melhorar a produtividade, reduzir o absenteísmo, e permitir que os colaboradores saibam, claramente, o que é esperado deles.
Uma política de presença para as pequenas empresas pode até parecer algo formal demais, afinal de contas, em um mundo ideal cada um sabe de suas responsabilidades. No entanto, quando a empresa começa a crescer, passa a contar que os colaboradores estarão presentes em suas jornadas.
Por isso, uma política de presença e desempenho que seja justa para ambas as partes é imprescindível para evitar conflitos! Veja como criar a sua.
Dicas para escrever uma política de presença e desempenho
Tudo começa com a cultura empresarial
Em muitas empresas, o hábito de chegar atrasado e faltar constantemente se inicia porque os colaboradores acreditam, por algum motivo, que esse comportamento é tolerado. Esse comportamento reflete a cultura empresarial que foi estabelecida.
Assim, se o absenteísmo é algo que começou a atrapalhar o desempenho das equipes e o sucesso da empresa como um todo é preciso, primeiramente, verificar se em algum momento foi passada a mensagem de que faltar não é problema.
- Ao criar uma política de presença e desempenho é preciso saber que o comportamento dos colaboradores não mudará da noite para o dia. Além disso, será necessário ajustar a cultura organizacional!
Ajuste a política de presença à realidade de seu colaborador
Quando falamos em uma política de presença de desempenho boa e justa, não queremos dizer que imprevistos não acontecem.
Se boa parte de seus colaboradores tem filhos pequenos, é bem provável que precisem lidar com emergências frequentemente. Nesses casos, criar uma política em que a falta de um colaborador pode resultar em punições, fará com que ele se sinta desmotivado e logo saia da empresa.
O ideal é ajustar a política de presença à realidade de seus colaboradores. Dessa forma, eles mesmos avaliarão seus imprevistos, pois saberão o que é esperado deles.
Seja prático e objetivo
A política de presença diz que não estar presente na jornada de trabalho é considerado falta e todos precisam estar presentes para que a empresa continue funcionando.
Mas chegar atrasado é falta? Chegar 15 minutos atrasado é tão prejudicial quanto chegar uma hora depois do início da jornada? Os dois casos resultam no mesmo?
Para deixar as tratativas da política de presença e desempenho claras e sem margem à ambiguidade, é preciso definir os tipos de faltas em uma linguagem que todos compreendam. Veja os exemplos abaixo:
- Falta planejada: o gestor é avisado pelo colaborador que não estará presente por (x) dias com antecedência.
- Falta sem planejamento: o gestor é aviso pelo colaborador com algumas horas de antecedência que terá de se retirar devido a emergências ou força maior.
- Atraso: o colaborador chega até (x) minutos depois do início da jornada de trabalho.
- Não comparecimento: o colaborador não aparece para a jornada e não avisa o gestor.
- Falta por doença: o colaborador não comparece ao trabalho por doença ou solicitação médica.
Vale ressaltar que as faltas por doenças ou solicitação médica devem ser comprovadas por atestado médico para que não sejam descontadas do salário do colaborador.
Rigidez é necessária, mas tem limites
A política de presença e desempenho, apesar de importante, também possui exceções. Portanto, existem situações que não irão se enquadrar nos moldes acima e que, mesmo assim, podem ser relevadas.
Dentre elas estão, por exemplo, o falecimento de familiar ou pessoa próxima, cuja previsão de dispensa de trabalho está, inclusive, na CLT.
Ainda, há outros tipos de situações de excepcionalidade que podem ser relevadas, principalmente diante de um bom histórico do trabalhador.
Outros aspectos importantes da elaboração de uma política de presença
Além disso, também há a necessidade de observação de outros aspectos importantes. Dentre eles, por exemplo, está o fato de que a elaboração de uma política de presença deve ser feita de acordo com a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) relativa à categoria na qual o trabalhador se enquadra.
Uma previsão comum em convenções, por exemplo, é o prévio estabelecimento de quantos dias são concedidos ao trabalhador para falta em razão de acompanhamento de filho ou dependente em consultas, por exemplo.
Portanto, deve haver o devido cuidado para que as regras internas não atropelem, ou seja, não sejam contrárias às negociações coletivas. Contudo, embora não possa limitar a CCT, é possível estendê-la.
Imagine, nesse caso, que a CCT prevê uma falta semestral para acompanhamento de filho ou dependente no médico, conforme situação acima exemplificada.
Nesse caso, a empresa deve manter esse mínimo, contudo nada a impede que ela estabeleça mais dias durante o semestre para essa falta excepcional, desde que acompanhada do atestado de acompanhamento médico.
Portanto, não deixe de levar em consideração as CCTs, assim como eventuais regras legais condizentes aos horários específicos conforme a categoria de trabalho.
Informe seus colaboradores de forma clara sobre as regras
Ainda, de nada adianta a estipulação de regras específicas internas sem que elas sejam levadas ao conhecimento dos colaboradores.
Nesse sentido, além de informá-los, uma prática interessante é fazer com que eles sejam parte da comissão que estabelece tais regras conforme o seu conhecimento da rotina diária da área em que atuam.
Isso, além de democrático, faz com que o trabalhador se sinta parte da empresa e, também, uma das peças que estabelecem o seu funcionamento.
Por fim, indicamos, também, que qualquer regulação interna nesse sentido, além de informada, deve ter a comprovação dessa informação.
Assim, faça o informativo em duas vias, uma para ficar em posse do trabalhador e outra, assinada pelo gestor e pelo empregado, para ficar em posse da própria empresa.
Isso pode ser utilizado em processos trabalhistas futuros, por exemplo, em que se discute algum tipo de penalidade ou mesmo a dispensa por justa causa em que o empregado atuou reiteradamente de forma contrária às políticas empresariais.
Nas contratações de novos empregados, aliás, use o informativo como termo adicional de contrato de trabalho, de forma que desde logo os trabalhadores tenham conhecimento sobre as regras internas da empresa em que estão se inserindo.
Controle de ponto eficiente
Parte de criar uma política de presença e desempenho que realmente funciona, é garantir que as marcações de ponto, ou seja, registros de entrada e saída dos colaboradores, sejam feitas corretamente.
Por mais que existam as regras e elas já tenham sido informadas aos colaboradores, é essencial saber se essas regras estão sendo seguidas ou não.
Aplicativos de controle de ponto como o Oitchau permitem acompanhar todos os pontos batidos em tempo real, receber notificações sobre irregulares (atrasos, faltas, tentativas de fraude), controle de ausências e férias, geração de relatórios em tempo real e mais!
A regra é clara
Independentemente do segmento de sua empresa, as regras da política de presença e desempenho devem ser as mesmas para todos os colaboradores, mas nunca se esquecendo de que exceções existem.
O gestor deve reconhecer o tipo de falta que o colaborador cometeu e, o colaborador, por sua vez, deverá compreender como a sua falta impactará seu desempenho e seu salário.
Veja também: Como praticar e aplicar a diversidade dentro das empresas?
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