Backlog: o que é e como priorizar sua lista de tarefas?

Saiba como funciona a organização do backlog, como aplicar na sua empresa, fazer a escolha das melhores ferramentas e as principais vantagens

A equipe sempre lida com a necessidade diária de organizar as suas tarefas, para que não perca o prazo, para não ocorrer atrasos e muito menos acabar se esquecendo de alguma entrega, o backlog auxilia para que isto não aconteça.

Também pode determinar o tempo de trabalho da equipe, como horas dedicadas, tempo de entrega, definição de prazos é uma metodologia ágil auxilia no aumento da produtividade e organização do time.

Quanto melhor estiver otimizando o tempo dos colaboradores, mais resultados de qualidade serão obtidos, além de nenhum integrante se sentir sobrecarregado ou com faltas de tarefas.

O que é backlog?

Na tradução do inglês backlog significa atraso, ou seja, são as tarefas em atraso que também podem ser o acúmulo de tarefas, pilha de pedidos ou listas de tarefas, e isto consiste na organização para manter o fluxo correto das entregas.

Faz parte da estrutura da metodologia scrum, que otimiza e aumenta a performance da equipe, através de um passo a passo e tempo destinado totalmente padronizados para serem seguidos com objetividade.

O backlog evita excesso de tarefas a serem iniciadas, pois a organização se torna mais visual, intuitiva e com painel tático, capaz de mudar a ordem e posicionamento apenas ao arrastar a tarefa, e isso já depende do meio que for escolhido para a aplicação das tarefas.

Também cria facilidades para definir os níveis de prioridades das tarefas, para que as mais urgentes sejam feitas antes das atividades que possuem um prazo maior ou inexistente.

Como funciona o backlog?

 

Muito utilizado na gestão de projetos, serve para eliminar todas as tarefas em atraso e contribuir para um fluxo contínuo, que tenha como foco garantir o bom processo de desenvolvimento e estruturação de um projeto.

Para que os prazos sejam mantidos e as entregas sejam realizadas com qualidade, corrigindo rapidamente possíveis falhas e evitando riscos contínuos.

Existe uma maneira padrão para colocar o backlog em prática. Primeiro inicia pela organização das tarefas, definição dos responsáveis, dos prazos de entrega e também os níveis de urgência, separando neste modelo:

– Grande complexidade ou grande volume de trabalho: G;
– Média complexidade e médio volume de trabalho: M;
– Pequena complexidade e pequeno volume de trabalho: P.

De acordo com essa escala, a ordem ideal seria:

– Prioridade para as requisições pontuadas como PP, PM e PG;
– Posterior as requisições pontuadas como MM ou MG;
– E por último, aquelas pontuadas como GG.

As siglas facilitam o entendimento de quanto tempo pode demorar para realizar cada tarefa, sendo P o menor tempo e GG maior tempo, considerando que todas as tarefas possuem um nível de prioridade, no backlog todas possuem um certo grau de urgência.

Mas de acordo com o tempo é possível definir melhor as entregas, pois pode unir tarefas P com as PM para posterior realizar uma tarefa MM e por fim a G, porque iniciando com as de menos tempo, garante que estas tarefas não tenham atraso e que sobre mais tempo para realizar as de maior extensão.

Como o backlog ajuda a priorizar suas tarefas?   


É necessário organizar o backlog para que após a otimização de tempo, tamanhos de tarefas e níveis de urgência isso contribua na priorização e realização das tarefas, e para isso deve ser definida as requisições.

Para isso o Product Owner (PO) que é o responsável por definir quais serão as tarefas e qual deve ser priorizada primeiro, deve passar essa relação para equipe, que pode conter um checklist de ações por cada tarefa ou simplesmente separar por etapas a serem concluídas após a finalização de cada ação.

O PO deve fazer um acompanhamento, fazer descrições e manter clareza em todos os aspectos que possuem ligação com o desenvolvimento da tarefa. Precisa ser feito:

  • Um cronograma, que contenha a ordem cronológica do que precisa ser entregue primeiro, todas essas tarefas devem ser reunidas e definidas por ordem de urgência;
  • E sobre a definição de tamanhos das tarefas, deve ser levado em consideração tempo e estimativas de esforço para serem realizadas com qualidade. E pode ser feita uma escala mais detalhada que as siglas que já citamos, pela complexidade que levará mais tempo para compreender e realizar, e também pelo volume que venha a ter;
  • Analisar o impacto da entrega da tarefa e também do atraso dela, o quanto pode aguardar ou prejudicar o cliente em questão ou até mesmo o quanto pode prejudicar outros clientes. Porque outra tarefa só pode ser iniciada quando a prioridade anterior a ele estiver concluída;
  • É importante manter uma ordem e alinhamento para que as tarefas e o colaborador não fiquem perdidos.

    Um exemplo: é passado o checklist com as devidas complexidades e esforços, mas durante esse processo solicita que o colaborador faça uma outra tarefa que também pode ser considerada urgente ou já adianta informação de uma tarefa futura, estas ações fazem com que ele perca o foco.

    Pois assim começa a sair do principal aspecto do backlog, que é eliminar as tarefas em atraso e toda a organização que ele precisa ter, pois dessa maneira todo o fluxo é interrompido.

    Aumentar o número de solicitações que não poderão ser feitas de uma vez só e acaba aumentando atrasando a data de entrega. É importante manter a ordem.
Na imagem tem três homens e uma mulher, em ambiente de escritório
estão de frente a notebooks e utilizam uma mesa que colocam seus objetos pessoais.

Quais ferramentas auxiliam no backlog?

 

A utilização de softwares, ferramentas ou plataformas sem dúvidas contribuem positivamente na organização e acompanhamento do backlog, precisam ser intuitivos, de fácil acesso e com facilitações de visualização por usuário.

Também será necessário agendar reuniões com toda a equipe, para tirar dúvidas e fazer alinhamentos, assim o número de falhas e de falta de comunicação durante o projeto passam a ser resolvidas com mais facilidade e em tempo adequado, sem prejudicar o tempo de produção.

E nessas ferramentas são colocados em prática o Product Backlog, que irá observar se tem bugs, as características de cada tarefa, se possui boas funcionalidades, se supre todos os recursos de execução e busca de spikes, que se trata da busca de soluções no backlog.

Quais as principais vantagens de utilizar o backlog?

Proporcionar mais autonomia, tempo e organização para a equipe durante o desenvolvimento de um projeto e se manter disponível para evitar erros, facilita que o sucesso seja obtido sem muito esforço e as ações acabam se repetindo para projetos posteriores.

E para começar a aplicar o backlog hoje mesmo, separamos as principais vantagens de utilizar com a sua equipe:

  • Torna a equipe autogerenciável;
  • Aumenta a motivação e produtividade;
  • Proporciona acolhimento durante o período de execução;
  • Melhorias na distribuição de tempo;
  • A priorização facilita que o projeto não seja prejudicado;
  • Mantém uma organização contínua;
  • Os colaboradores passam a ter clareza do que precisam entregar;
  • Todos passam a ter ciência do impacto que a própria entrega causa;
  • Os colaboradores se sentem mais à vontade para opinar e fazer feedbacks.

Quando a equipe tem a clareza do que precisa ser feito, as atividades são datadas e com um sequência  a ser seguida, todo o processo se torna mais fácil e também ajuda o gestor a realizar os ajustes necessários e o acompanhamento com um olhar mais apurado aos detalhes, evitando erros e conquistando mais sucesso nas entregas dos processos.

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