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Aprenda a otimizar o controle de visitas externas

As visitas externas fazem parte da rotina das empresas prestadoras de serviços e representam um desafio ao gestor e ao profissional de RH.

Como saber se o colaborador chegou no horário marcado ao local de visita e se o trabalho está sendo realizado conforme o planejado? 

As crescentes necessidades do segmento foram fundamentais para que a tecnologia trouxesse avanços importantes ao setor. Hoje, o gestor ou profissional de RH é capaz de controlar a jornada real das visitas externas, otimizando o controle e facilitando a rotina do dia a dia dos prestadores de serviços.

Neste artigo, trataremos sobre a importância de controlar as visitas e como fazê-lo de forma eficiente. Confira!

Vantagens no controle de visitas externas em tempo real

Nas dicas que compartilhamos com nossos leitores, sempre enfatizamos que a chave para o sucesso empresarial é o planejamento. 

No entanto, sabemos que imprevistos acontecem, pois algumas coisas fogem ao controle do gestor. Por esse motivo, o gestor antenado faz um planejamento flexibilizado para acomodar os imprevistos que ocorrem no dia a dia.

Os recursos tecnológicos disponíveis no mercado que fazem o controle das visitas externas em tempo real representam uma maneira de garantir que o planejamento seja cumprido à risca.

Como isso acontece?

O sistema de controle de visita externa em tempo real previne falhas no atendimento ao cliente

Ao acompanhar a jornada do colaborador externo em tempo real, o gestor consegue compreender o andamento das atividades a serem desenvolvidas e a se antecipar, caso perceba que alguma etapa não poderá ser cumprida (ou não será feita de forma satisfatória) por motivos externos (como o trânsito, condições climáticas, etc).

Com essa previsão em mãos, o gestor é capaz de se antecipar e garantir que o cliente seja atendido eficientemente.

Da mesma forma, o controle de visitas em tempo real permite que o gestor ou o próprio líder da equipe externa entre em contato com o cliente que os aguarda para posicioná-los quanto ao andamento da prestação de serviço, garantindo uma comunicação mais eficiente.

Esta são apenas algumas formas de evitar a perda de tempo de ambas as partes e otimizar o serviço prestado.

Controle de Ponto

Como otimizar o controle de visitas

A melhor maneira de otimizar o controle de visitas externas é centralizar o controle é um único sistema. Porém, para que isso ocorra e entregue os resultados esperados, o sistema escolhido deve ser robusto e comportar todas as informações importantes e pertinentes ao trabalho que as equipes externas realizam.

O exemplo perfeito de sistema simples, robusto e que oferece a melhor relação custo e benefício para a empresa é o Oitchau. Entenda o porquê.

O Oitchau é um sistema em forma de aplicativo muito simples de ser instalado e utilizado. Basta que o gestor e os colaboradores baixem o aplicativo em seus smartphones e pronto! Os colaboradores externos estão prontos para realizar seus registros de ponto e a se comunicar com o gestor ou RH por um canal eficiente.

Veja como funciona:

O Oitchau trabalha por meio de rastreamento por GPS. Assim, o gestor consegue identificar onde seus colaboradores se encontram durante a jornada de trabalho. 

Além disso, para os colaboradores que prestam serviços em locais fixos, o gestor pode cadastrar e administrar estes endereços e consultar os relatórios de pontos individuais ou das equipes que atendem ao local.

Para aquelas equipes que fazem visitas em locais diferentes e não possuem uma localização fixa, o Oitchau possui a opção Localização Customizada, em que o colaborador valida seu ponto por meio do rastreamento por GPS no mapa.

No mapa, o gestor é capaz de acompanhar o deslocamento do colaborador até o local onde fará o seu trabalho por meio dos pinos no mapa e verificar os relatórios de marcação de ponto do período com apenas alguns toques.

Com o Oitchau o gestor pode, ainda, acompanhar o status de bateria do smartphone do colaborador.

Outro vantagem fundamental do Oitchau, é que ele possui mecanismos contra fraude de ponto que garantem a veracidade das informações inseridas no sistema quando o colaborador registra o seu ponto.

Com essas características, é possível ao gestor que saiba exatamente em que cada um dos colaboradores externos estão trabalhando durante a jornada, possibilitando ajustes e evitando falhas no atendimento.

Gestor e colaborador conseguem acessar todos os registros de ponto realizados no período e sabem exatamente o quanto será pago no período, contribuindo para o fortalecimento da confiança mútua.

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