arquivo AFD

Arquivo AFD do ponto eletrônico: tudo que você precisa saber

O relógio eletrônico de ponto é uma ferramenta que se destina à promoção do controle de jornada dos empregados de uma empresa, o arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados) faz parte deste sistema e é crucial para o seu funcionamento.

É ele quem garante a gravação das informações que serão utilizadas pelos fiscais do trabalho para conferir a qualidade do registro de ponto e a sua compatibilidade com a legislação trabalhista.

Esse relatório decorre de uma obrigação estabelecida pelo Ministério do Trabalho (hoje reduzido à condição de Secretaria) que complementa a legislação ao trazer normas sobre o controle digital de ponto. A CLT se limitava à obrigação do registro e não à forma como deveria ser feito.

Sendo o registro de ponto uma das mais importantes obrigações das empresas em relação aos seus trabalhadores continue lendo para conferir como funciona o AFD, sua importância e como ele registra dados para fins fiscais.

Portaria 1510 do MTE estabeleceu necessidade do arquivo AFD no registro eletrônico de ponto

Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.

Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:

I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:

I – marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:

a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;

b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;

c) registrar a marcação de ponto na MRP; e

d) imprimir o comprovante do trabalhador.

II – geração do Arquivo-Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP;

III – gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;

IV – emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:

a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;

b) NSR;

c) número do PIS e nome do empregado; e

d) horário da marcação.

(…)

Art. 9º O Arquivo-Fonte de Dados será gerado pelo REP e conterá todos os dados armazenados na MRP, segundo formato descrito no Anexo I.

(…)

Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF, de acordo com o Anexo I.

Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.;

Como é o arquivo AFD?

Esse chamado arquivo corresponde a um pendrive que fica conectado na porta USB que o relógio eletrônico de ponto deve ter, conforme previsão da Portaria acima exposta.

planilha Controle de Horas e Folha de Ponto

 No caso de ocorrência de fiscalização pelo Ministério Público do Trabalho ou outro órgão competente é esse pendrive contendo as informações de registro que será utilizado pelo fiscal.

Como são gravadas as informações do arquivo AFD?

As informações que são apresentadas no arquivo AFD são gravadas ao mesmo tempo em que o trabalhador realiza a marcação da sua jornada.

Esse tipo de arquivo não é igual ou semelhante ao cartão ponto. Este possui informações do nome do trabalhador, horários e a que cada marcação se referia (entrada, saída, início ou final de intervalo), enquanto aquele só possui informações dos horários.

A ausência da distinção ao evento que se referem às marcações do arquivo é acompanhada da impossibilidade de promoção de alterações dos dados registrados no AFD do relógio de ponto.

Outro ponto é que não é possível se analisar ou ver as regras que regem as jornadas dos contratos pelo arquivo AFD, que se vale apenas de dados brutos e não processados.

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