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Os relatórios de Timesheet são um excelente material para que gestores de um projeto ou setor planejem seus próximos passos rumo a produtividade por meio de dados consolidados.
Com isso em mente, elaboramos esse conteúdo para que você saiba qual é a relação da ferramenta de gestão de tempo com a produtividade, quais relatórios você pode obter a partir dela e como utilizar esses relatórios. Boa leitura!
O que é Timesheet?
Timesheet significa planilha de gestão de horas ou tempo, nela os colaboradores de um projeto ou setor registram o horário de início e término de cada uma das atividades que executam.
A partir dessa contagem de tempo é possível mensurar o tempo gasto por cada profissional no projeto, o tempo que cada parte do projeto levou para ser entregue, e o seu tempo total. Além disso, as horas trabalhadas também podem ser faturadas por meio de um Timesheet.
A gestão de tempo possibilitada pela ferramenta está intimamente ligada com a produtividade, já que é possível identificar as atividades que levam mais tempo, sobrecargas de trabalho e até mesmo profissionais que estão obsoletos.
Qual a importância da gestão de tempo para a produtividade?
A produtividade é a relação da capacidade de produção de uma equipe com o tempo que essa produção demanda, logo o gerenciamento das horas trabalhadas por meio de um Timesheet é essencial para quem deseja possuir um time mais produtivo.
Porém, para conseguir utilizar uma ferramenta de controle de horas como gerenciador de produtividade é necessário observar e interpretar informações corretamente, nesse caso os relatórios de Timesheet.
Quais relatórios obter com um Timesheet?
A partir do cálculo de horas trabalhadas por meio de um Timesheet, é possível obter os seguintes relatórios que se conectam à produtividade:
- Relatório de horas trabalhadas: permite acompanhar as horas trabalhadas por cada membro da equipe, ajudando a identificar o tempo gasto em cada atividade;
- Relatório de atividades realizadas: possibilita a verificação das atividades realizadas por cada profissional durante um determinado período, ajudando a identificar padrões e a entender como o tempo está sendo gasto;
- Relatório de tempo gasto em cada projeto: verifica quanto tempo foi gasto em cada projeto, identificando se a equipe está dedicando tempo suficiente para cada projeto;
- Relatório de desempenho da equipe: analisa o desempenho da equipe em relação a metas e objetivos estabelecidos, identificando áreas de melhoria e oportunidades de desenvolvimento;
- Relatório de tarefas atrasadas: acompanha as tarefas que estão atrasadas e ajuda a entender o motivo, além de auxiliar na definição de ações para evitar atrasos futuros.
Utilizando relatórios de Timesheet para melhorar a produtividade da equipe
Agora que você já sabe o que é quais são os relatórios de Timesheet ligados a produtividade, confira um passo a passo de como extrair esses relatórios a partir da sua planilha de gestão de tempo.
1 – Colete dados precisos com Timesheet
O primeiro passo para contar com relatórios de Timesheet é realizar a coleta de dados, para isso, é necessário que todos os profissionais colaborem anotando os seus horários.
É fundamental que os dados sejam coletados com precisão e constância.
2 – Analise os dados do Timesheet para identificar padrões e gerar relatórios
Com os dados coletados é hora de analisar os dados e identificar padrões em cada período determinado.
Por exemplo, após uma semana de trabalho, a planilha de Timesheet pode ser analisada e todas as tarefas que passaram de 2 horas de duração agrupadas, formando um relatório semanal das atividades que mais levaram tempo para serem entregues.
3 – Identifique gargalos de produtividade
Para surtir efeito, os relatórios de Timesheet precisam ser utilizados, por tanto, a partir dos dados constatados é necessário investigar os motivos que levaram aos resultados.
Voltando ao exemplo acima, o relatório indicou as atividades que levaram mais tempo que o esperado, e a partir da investigação foi constatado sobrecarga de trabalho em alguns profissionais. Logo, o gargalo que precisa ser resolvido para que as atividades ganhem em produtividade é a sobrecarga.
4 – Defina metas de produtividade
Depois de identificar os gargalos e implementar melhorias práticas, novas metas devem ser traçadas, para que os próximos relatórios possuam parâmetros de avaliação.
5 – Compartilhe os resultados
Os resultados dos relatórios de Timesheet, assim como os gargalos encontrados e os dados que indicam melhoria da produtividade devem ser compartilhados com a equipe, principalmente para que os profissionais entendam a importância do registro de hora.
Como gerar relatórios automáticos?
Acima apresentamos o caminho para gerar relatórios de Timesheet de maneira manual, porém, existe uma maneira mais fácil e rápida de se fazer isso, através de um sistema de Timesheet.
Um sistema de Timesheet é um programa automatizado que gera relatórios de produtividade em tempo real conforme os profissionais de uma equipe registram os seus horários.
Esse sistema pode ser integrado a plataformas de gestão de tarefas, permitindo que os colaboradores façam o controle de tempo no mesmo ambiente em que o projeto é organizado.
Respostas para outras dúvidas sobre relatórios de Timesheet e gerenciador de produtividade
Confira as respostas para outras perguntas relacionadas ao uso de um Timesheet como gerenciador de produtividade.
Como melhorar a gestão do tempo e a produtividade no trabalho?
Para melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho você deve utilizar uma ferramenta de Timesheet, gerando relatórios a partir dela, encontrando gargalos e propondo melhorias.
Como gerenciar o tempo de forma produtiva?
Para gerenciar o tempo de forma produtiva você deve utilizar um sistema Timesheet, onde os profissionais da equipe registrarão o tempo de início e término de suas atividades em poucos cliques.
Como lidar com a resistência dos membros da equipe em registrar suas atividades diariamente no Timesheet?
Apesar de ser uma ferramenta simples, o uso de Timesheet pode encontrar resistência por parte de equipe, por tanto, é fundamental lembrar que a gestão de tempo também é benéfica para os colaboradores.
A partir dela, eles podem colher dados sobre a própria produtividade e implantar melhorias em seus processos de trabalho.
Quais são os dados mais importantes que devo coletar com um Timesheet para aprimorar a produtividade da minha equipe?
- Horas trabalhadas;
- Atividades realizadas;
- Projetos trabalhados;
- Tarefas concluídas;
- Tempo gasto em cada tarefa;
- Tarefas em atraso;
- Tempo de atividade além das tarefas, como reuniões e deslocamento.
Continue aprimorando a sua gestão de projetos
Como você viu, os relatórios de Timesheet são uma excelente forma de colher dados para otimizar a produtividade de uma equipe, fazendo do simples registro de tempo de atividades uma grande oportunidade para melhorar a gestão de tempo.
Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando os seus processos de gestão de projetos, não deixe de conferir outros artigos como esse no blog da Oitchau.
