Como fazer um planejamento de projetos que funcione?

O planejamento de projetos é um item que pode representar o fracasso ou o sucesso de uma iniciativa, mas, seguindo alguns passos, ele pode se tornar menos desafiador.

Dentro dos processos de gestão de projetos, principalmente para líderes que gostam de “colocar a mão na massa”, realizar o planejamento pode ser uma tarefa burocrática.

Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo para que você entenda de maneira rápida e fácil quais são as etapas necessárias para dar início e realizar um plano de ação de um projeto. Boa leitura!

O que é planejamento de projetos?

Segundo o dicionário, o planejamento significa o ato de preparar um trabalho através do estabelecimento de métodos convenientes, os planificando.

Trazendo isso para a realidade dos projetos, temos a construção de um documento que vai apresentar todos os dados necessários para que ele ocorra da melhor forma, seguindo um caminho pré-definido.

Vamos imaginar que o projeto seja um carro que precisa atravessar um campo, e o planejamento a estrada a ser construída para que o veículo chegue ao seu destino. 

Sem a construção da via, o carro até poderia alcançar o outro lado, mas passaria por várias dificuldades e, quem sabe, até quebraria no meio do caminho.

Qual a importância do planejamento de projetos na gestão de projetos?

O planejamento e gestão de projetos andam juntos, afinal eles são etapas complementares, com a elaboração do plano de ação, a gestão só tem a ganhar, se mostrando importante quando o gestor e a equipe sabem a partir dela:

• O que faz parte e o que não faz parte do projeto;
• O cronograma do projeto que será seguido;
• Quais são os riscos e potencialidades do projeto;
• Como o projeto vai funcionar na totalidade, do seu começo até o final.

Como fazer um planejamento de um projeto?

Agora que você já sabe a importância da realização do planejamento de projetos, confira 7 etapas para traçar um plano de ação que funcione.

Defina o objeto e o escopo do projeto

A primeira etapa de estruturação do escopo de um projeto é definir quais são os seus objetivos, aquilo que se deseja alcançar através dele. Para se chegar a esse objetivo é fundamental saber quais são as pretensões da empresa ou do cliente que está sendo atendido. 

A partir do objetivo, as demais tarefas que farão parte do projeto começam a ser desmembradas. Nessa etapa toda a equipe deve participar, expondo as suas opiniões sobre os processos necessários.

Use o EAP

Para montar o escopo do projeto você pode recorrer a uma ferramenta chamada EAP, que é a sigla para “Estrutura Analítica de Projeto”. 

Essa técnica consiste na estratégia de dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis, criando uma estrutura hierárquica do mesmo.

O objetivo aqui é permitir que os membros da equipe entendam claramente suas responsabilidades e como suas tarefas se relacionam com o projeto como um todo.

Identifique os Stakeholders

Com o escopo feito, é hora definir quais são os Stakeholders do projeto, isso é, as partes interessadas em seu andamento, que podem ser:

• Clientes;
• Patrocinadores;
• Equipe;
• e C-Levels da empresa.

Essa etapa ajuda na definição de quem pode impactar a tomada de decisões quando o projeto estiver em andamento.

Analise os requisitos

As expectativas dos Stakeholders devem ser levantadas na fase do planejamento e transformadas em requisitos que deverão ser defendidos durante todo o projeto.

Crie um cronograma

Agora que o planejamento já está um pouco mais avançado, é hora de determinar um prazo para as etapas que foram definidas.

É importante lembrar que o projeto deve ter uma data de validade, projetos infinitos tendem a perder o seu propósito e aumentar sumariamente os custos, que não estavam antes previstos no orçamento.

Defina o orçamento

O planejamento e gerenciamento de custos de um projeto será feito depois que as etapas anteriores já estiverem finalizadas.

É fundamental que o orçamento seja levantado e aprovado ainda no planejamento, evitando problemas futuros.

Todos os Stakeholders devem concordar qual a quantia destinada para cada etapa.

Escolha as ferramentas

Após cuidar do planejamento, o orçamento de projetos, é hora de determinar as ferramentas que serão utilizadas para a comunicação e a gestão durante ele. Confira um pouco mais sobre essas ferramentas abaixo.

Aplicativo de gestão de projetos

Para a gestão de projetos, utilizar um programa ou aplicativo onde a equipe possa se comunicar e as etapas fiquem dispostas de maneira organizada e de fácil entendimento é crucial.

São diversas as opções nesse ponto, com ferramentas que variam das gratuitas para pagas e as com mais ou menos possibilidades de personalização.

Entre elas estão:

• Trello;
• Asana;
• Notion;
• Jira;
• ClickUp;
• Todoist.

Gerenciamento do tempo através de planilhas de Timesheets

Se você deseja mesmo ter sucesso no projeto que está planejando, determinar a realização do controle do tempo gasto em cada tarefa pode te ajudar nessa missão.

Para gerenciar o tempo, você pode contar com a ferramenta de Timesheets da Oitchau. Integrável com os principais aplicativos de gestão de tarefas, como os apresentados acima, ela permite o cálculo de maneira rápida e facilitada do tempo gasto nas atividades.

Através dos Timesheets da Oitchau, você terá acesso a dados sobre produtividades e como o orçamento do projeto está sendo gasto, apresentando informações também aos clientes.

Gerencie o projeto

Por fim, o gerenciamento do projeto deve acontecer de maneira a preservar aquilo que foi definido no planejamento.

Acompanhe o seu progresso e gerencie as mudanças necessárias, tomando medidas para garantir que ele está dentro do escopo, do cronograma e do orçamento que foi estabelecido.

Continue aprimorando sua gestão de projetos

Como você viu, o planejamento de projetos é fundamental para garantir o sucesso da iniciativa, tanto aquelas produzidas para clientes ou que serão implementadas na empresa.

Através dele é possível identificar os objetivos, gerenciar os recursos e estabelecer como o tempo será controlado.

Realizar esse gerenciamento pode parecer desafiador, mas, através das técnicas certas, como o uso da EAP, e a participação de todos os Stakeholders, o projeto tem tudo para dar certo.

Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando os seus processos de gestão de projetos, não deixe de conferir outros artigos no blog da Oitchau.