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Explicação sobre o que é EAP e como utilizar na gestão de projetos

Saiba do que se trata a EAP, para que serve, como pode ser utilizada na gestão de projetos e como contribui no monitoramento

Na gestão de projetos existem várias técnicas para ajudar a organizar, e desenvolver os processos, uma delas é a EAP. Que cuida da divisão hierárquica do projeto, separando as responsabilidades em várias partes com subdivisões para facilitar no gerenciamento. 

O controle de gastos em relação a recursos, possibilidade de adaptação de ações, além de otimização de tempo adequado para cada projeto. Através disso o gerenciador cria um cronograma que passará a realizar um acompanhamento de progresso.

 

É uma ferramenta bastante utilizada, e que desperta questões em sua montagem, por parecer ser mais complexa que outros métodos que se tornam mais conhecidos pela utilização em maior frequência.

Para não ficar mais dúvidas, separamos tudo o que você precisa saber o que é EAP neste artigo. Confira!

 

O que é EAP?


A Estrutura Analítica do Projeto, vem do termo em inglês Breakdown Structure (WBS), realizar uma organização através das subdivisões para o projeto ficar mais visível nas etapas do projeto já foram concluídos ou constam em atraso.

De acordo com a hierarquia, é montado um diagrama, que é bem semelhante com a árvore, por conter uma ligação entre todas as tarefas, que são ligados entre todos os blocos em comum.

A EAP também é conhecida como cronograma de projetos, pois a nomenclatura usada em cada bloco costuma ser em códigos, intuitiva para ser necessária de um dicionário por não explicar cada código para tornar o entendimento mais facilitado.

 

EAP X Cronograma

 

Apesar de ser apelidada como cronograma de projetos, o EAP não funciona da mesma maneira que um cronograma comum, por isso trouxemos como diferenças de cada um dos projetos.

O Cronograma mostra tudo que é referente aos prazos do projeto como:

 

  • Data de início;
  • Processos em andamento;
  • Toda a listagem de atividades;
  • Os responsáveis ​​por cada ação;
  • Tarefas em atraso;
  • Fluxo de atividade.

 

Desta maneira, o cronograma se torna um documento que registra todos os passos realizados, e que haja uma correção do planejamento inicial com a entrega, podendo encontrar as mudanças realizadas e que precisam ser executadas.

A diferença é que o cronograma o que está sendo feito, exatamente no momento de sua realização. Já a EAP pode ser considerada como um pré-cronograma.


Como fazer um EAP?


Pode ser criada e definida de várias maneiras, cabe ao gestor se reunir com sua equipe e definir qual a melhor para trabalharem, será por ciclos, entregas, os subprojetos ou com uma mistura de metodologias ágeis com as tradicionais.

Independente da escolha, todos passarão pela aplicação de hierarquias e subdivisões. Mas algumas fases precisam ser até criar um EAP, que são feitas:

 

Definido como requisitos

 

É normal que sejam feitas algumas exigências como requisito, antes do início do projeto, para ter regras de antemão antes de iniciar as organizações. O andamento da EAP para iniciar e é preciso que as exigências tenham clareza.

É como se pudesse realizar um escopo, de tudo o que não pode ficar de fora, o que não pode ser realizado de maneira alguma e o que está liberado, para evitar conflitos durante os processos.

 

Crie o termo de abertura de projeto

 

Deve estar documentado em termo de projeto, todos os combinados, exigências, riscos, metas alcançadas, objetivos, as partes interessadas, prazos e estimativas, para o registro de custos de tudo o que foi acordado para a condução do projeto.

A partir deste, que será criado o escopo que dará forma ao projeto EAP, o termo conterá as informações básicas e de abertura disponíveis para iniciar o projeto.

 

Crie um dicionário de EAP

 

E para não ficar algo longo no diagrama, pode criar códigos de sua preferência para cada etapa ou cada tarefa do projeto, criar uma tabela com o código e o significado muito significativo, e na EAP colocar apenas o código.

E o dicionários deve ser entregue junto a um EAP, para que ninguém se perca durante o processo, e para evitar falhas no momento de realizar as ações.

 

Monte um EAP


É o momento de unir as primeiras informações sobre a execução do projeto e iniciar como subdivisões, onde cada grupo de prioridade e importância são mais importantes, junto com suas subtarefas e assim por diante com os demais projetos.

Ao invés de grupo, também denominados de pacotes de trabalho como no Guia POK , cada etapa do projeto pode ser necessária para subdivisões, como uma hierarquia, tarefa e prazo.


Validação do EAP

 

Deve ter reunido as partes interessadas no projeto, para realizar a validação do EAP e posterior iniciar o. Após a decisão de decisão e o EAP aprovado, é o momento de iniciar o processo.

 

Regras não utilizaram EAP

No momento que é escolhido como será utilizado a divisão das tarefas, são utilizadas algumas regras do 100% e também, uma regra que se tornou uma expressão popular, a regra 8 ou 80.

 

Regra de 100%

 

Como não citamos nenhum artigo, o diagrama da EAP lembra exatamente uma árvore genealógica, onde as principais tarefas têm subtarefas e acabam se conectando em algum momento. 

E vamos levar em consideração que o elemento de todas as tarefas só pode ser 1%, se não cumprirá a preservação do tempo e da entrega.

Lembrando que o elemento mãe não pode conter apenas o elemento filha, o elemento filha não pode conter uma pena só o elemento mãe, ambos devem dar 100% de resultado.

Pode parecer exatamente um problema de matemática, mas perfeitamente, todo o escopo não pode ter o risco de sofrer um acúmulo de tarefas, precisa ser exatamente um valor aproximado 100% em toda a EAP, para o cumprimento, não pode ser exatamente um valor aproximado e nem superior.

 

Regra do 8 ou 80

 

É um pacote de trabalho de elemento mãe e filho, não precisa ter no mínimo 8 horas de duração e no máximo 80 horas de duração, sendo 8 ou 80 para a realização das tarefas de todo o projeto.

É feito dessa maneira para ajudar o gerenciador, na hora de realizar o acompanhamento, porque quanto mais forte e definido fica a EAP, melhor será o gerenciamento.

Alguns modelos até os processos pela metade podem ser executados e podem reduzir o andamento das atividades como principais a definição de andamento das atividades.

 

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Veja também: O que é psicologia organizacional e para que serve?

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