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A estrutura analítica do projeto, ou EAP, é um dos principais documentos para a gestão de projetos. Isso porque ela vai guiar a realização das atividades de acordo com as necessidades de entrega.
Apesar de já ser um termo bastante conhecido e aplicado no gerenciamento de projetos, nem sempre os profissionais conseguem entender com clareza o que é a EAP, explicar a sua aplicação de forma prática ou mesmo desenvolver a sua estrutura com segurança.
E para que você consiga tirar todas as suas dúvidas sobre o tema, nós preparamos este artigo completo que vai te explicar os principais pontos dessa estrutura.
Confira o que você vai descobrir:
- O que é EAP?
- Qual a diferença entre EAP e cronograma?
- Como fazer uma EAP?
- Qual a relação da EAP com os custos do projeto?
O que é EAP?
A Estrutura Analítica do Projeto, que vem do termo em inglês Breakdown Structure (WBS), realiza a organização do projeto por meio da divisão em macro e micro entregas. O seu principal objetivo é facilitar a visibilidade das tarefas e otimizar a estrutura do fluxo de entregas.
A explicação pode parecer complicada, mas existe um jeito bem simples de entender a EAP.
Imagine uma cebola. Aqui, a cebola seria todo o projeto que a sua equipe precisa executar. Para ser utilizada, uma cebola precisa ser cortada em pequenos pedaços. E depois as suas camadas precisam ser separadas para que possa existir o melhor aproveitamento do seu potencial.
Uma EAP funciona da mesma forma. Ela reúne todas as etapas, tarefas e entregas que precisam ser realizadas para que o sucesso do projeto seja atingido.
Assim, ela surge como uma estrutura que faz a decomposição das atividades em processos menores. Veja um modelo de EAP simplificado:
| ETAPA | ATIVIDADE | ENTREGAS/PRODUTO |
| Etapa 1 | Atividade 1 | Produto 1 |
| Atividade 2 | Produto 2 | |
| Atividade 3 | Produto 3 | |
| Etapa 2 | Atividade 4 | Produto 4 |
| Atividade 5 | Produto 5 | |
| Atividade 6 | Produto 6 | |
| Atividade 7 | Produto 7 | |
| Etapa 3 | Atividade 8 | Produto 8 |
| Atividade 9 | Produto 9 | |
| Etapa 4 | Atividade 10 | Produto 10 |
| Atividade 11 | Produto 11 |
No ciclo de vida de um projeto, a construção da EAP de projetos está na fase inicial de planejamento. Isso significa que o projeto não deve ser iniciado sem que a estrutura tenha sido construída e aprovada pelas partes interessadas.
Qual a diferença entre EAP e cronograma?
A EAP e o cronograma de projetos estão fortemente alinhados, mas eles não são sinônimos. Enquanto a EAP faz a divisão e determina a sequência das atividades, o cronograma especifica quando elas devem acontecer.
O cronograma mostra tudo que é referente aos prazos do projeto como:
- Data de início;
- Processos em andamento;
- Toda a listagem de atividades;
- Os responsáveis por cada ação;
- Tarefas em atraso;
- Fluxo de atividade.
Assim, para que o cronograma seja elaborado, a EAP já deve ter sido desenvolvida. Afinal, antes de saber quando fazer, é preciso planejar o que deve ser feito.
Como fazer uma EAP?
A construção da EAP, segundo o PMBOK, pode ser feita a partir de diversas abordagens. Assim, a sua estrutura pode seguir o padrão de uma lista resumida, um esquema de núcleos de entregas ou a definição de uma hierarquia de entregas.
De maneira geral, a EAP precisa responder a 3 questionamentos:
- Quais são as etapas do projeto?
- O que deve ser feito em cada uma delas?
- Quais resultados devem ser gerados a partir destas etapas?
Isso significa que alguns objetivos precisam ser atendidos:
- Alinhamento com o objetivo do projeto;
- Descrição dos entregáveis;
- Facilidade de compreensão do fluxo de trabalho;
- Clareza na realização do que deve ser feito.
Desse modo, algumas fases precisam ser realizadas. Veja a seguir.
Definir o modelo
Nesta etapa, deve ser feita a seleção do modelo de EAP com base nos critérios e informações do projeto.
Além disso, é aqui que deve ser realizado o recolhimento de informações, requisitos, direcionamentos, objetivo do projeto e demais documentos que possam guiar a construção da estrutura.
O termo de abertura do projeto (TAP) é um dos registros que devem ser alocados para a construção da EAP.
Divisão das fases do projeto
Após definir o que deve ser feito e quais os objetivos do projeto, a construção da EAP poderá ser iniciada.
Aqui, é importante que o responsável por sua elaboração compreenda que, mesmo que a empresa já trabalhe com metodologias padronizadas para a realização dos projetos, cada demanda apresenta necessidades únicas.
Isso significa que não existe um modelo infalível de EAP. O gestor de projetos deverá analisar as necessidades do cliente e fazer a construção do modelo com base nos seus objetivos.
Dessa forma, é possível utilizar modelos e analisar o histórico de projetos com sucesso, mas o ideal é que cada EAP seja personalizada para o seu objetivo final.
Desenvolver o dicionário da EAP
O dicionário da EAP é um guia que fornece todas as principais informações e detalhes sobre as etapas, tarefas e entregas a serem feitas durante o projeto.
Ele é um documento de apoio para que as pessoas possam “ler” e entender o que cada descrição da EAP significa.
Nele, podem ser descritas informações como:
- Descrição da atividade;
- Conceitos;
- Responsáveis;
- Restrições e requisitos;
- Referenciais técnicos.
Validação da EAP
Por fim, a EAP só poderá ser finalizada após a validação, que normalmente ocorre com a própria equipe do projeto ou líderes de projetos.
É neste momento que o gerente do projeto deve identificar e aplicar os ajustes necessários para que o modelo seja aprovado, seguindo para a próxima etapa.
Qual a relação da EAP com os custos do projeto?
Como a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) consegue dividir as atividades e entregas em pequenas tarefas, isso torna o processo mais fácil de ser gerenciado.
Este é um grande benefício não só para acompanhar o desempenho das entregas, mas também realizar o gerenciamento de custos de projetos.
Isso acontece porque a estrutura analítica do projeto fornece as informações daquilo que será realizado no projeto.
O planejamento financeiro pode ser desenvolvido com base nos recursos necessários para a sua execução, permitindo uma análise individual das necessidades de cada etapa.
Como você viu, o sucesso da EAP está relacionado com a capacidade de planejamento da equipe. Assim, é preciso levar esta competência para as demais áreas da gestão do projeto, como o controle de custos.
Para isso, a equipe de projetos deve conhecer e saber como aplicar de forma prática os conceitos de gerenciamento financeiro de projetos. E nós temos o material ideal para te ajudar.
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