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O órgão fiscalizador tem o objetivo de garantir que as obrigações trabalhistas e com o FISCO estão em dia na empresa.
A gestão contábil é fundamental não apenas no que diz respeito às obrigações fiscais da empresa, mas, sobretudo, no caso de visita de um órgão fiscalizador.
Veja, a seguir, o que é avaliado por um órgão fiscalizador.
Órgãos fiscalizadores: quais são?
Uma fiscalização comum pode envolver diversos órgãos, que visitam as empresas de todos os portes e tamanho, a qualquer momento e sem aviso prévio.
É preciso estar atento, pois existem tipos diferentes de fiscalizadores. São os mais famosos deles:
- INSS;
- Secretaria da Fazenda do Município e do Estado;
- Ministério do Trabalho;
- Receita Federal;
- Vigilância Sanitária;
- Corpo de bombeiros, entre outros.
Cada um desses órgãos fiscalizadores é responsável por certificar se uma série de obrigações estão sendo cumpridas pelas empresas, se os direitos dos colaboradores estão sendo respeitados.
Quais são os aspectos avaliados pelos órgãos fiscalizadores?
Os aspectos que serão avaliados depende de qual é a finalidade da inspeção.
INSS
O INSS é responsável é o órgão fiscalizador responsável por fiscalizar tudo o que está relacionado às contribuições previdenciárias.
Ele também atua na fiscalização do preenchimento de todos os formulários obrigatórios e se certifica que a retenção de impostos tenha sido feita corretamente.
O controle das obrigações é fundamental para que a empresa não tenha problemas trabalhistas e com o fisco.
Manter os arquivos organizados e os comprovantes todos guardados é essencial para evitar problemas.
Caso os auditores fiscais de Contribuições Previdenciárias, notem a falta de recolhimento de uma ou mais contribuições, a empresa é autuada com um AI (auto de infração) ou NFLD (Notificação Fiscal de Lançamento de Débito).
No documento de infração estão discriminadas as contribuições que não foram recolhidas, bem como o período a que se referem.
A empresa terá o prazo de até 15 dias para efetuar o pagamento ou apresentar defesa. Caso isso não ocorra, a empresa é incluída na Dívida Ativa.
Com o passar do tempo, os juros vão sendo cobrados sobre juros e a empresa pode até perder o direito de emitir Notas Fiscais, até que o débito seja regularizado.
Imagine só a quantidade de problemas que a proibição pode gerar no dia a dia de uma empresa?
Receita Federal
Já a Receita Federal é o órgão responsável pela movimentação financeira nas empresas. Tudo o que estiver relacionado à entrada e à saída, ou seja, pagamentos e recebimentos.
Todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas, bem como comprovantes, declarações de IRPJ, entre outros, deverão ser arquivados corretamente e estar à mão no caso de um fiscalização.
Toda vez que há uma irregularidade com a emissão de notas fiscais, como cancelamentos ou erros, a Receita Federal tende a enviar seus fiscais para uma visita na empresa.
Por esse motivo, o contador precisa estar seguro de que todas as obrigações referentes ao IR estejam corretas.
Se o contador não estiver alocado na própria empresa, ele deverá ser chamado para ficar à disposição dos agentes.
A Sefaz do Município e do Estado exerce um papel bem semelhante ao da Receita Federal como órgãos fiscalizadores.
O órgão municipal verifica a assiduidade no pagamento de tributos como IPTU, ISS (prestação de serviços) e IPTU. A Sefaz Estadual é responsável por avaliar o pagamento de ICMS e outros impostos como o IPVA e o ITCMD.
Neste caso também é preciso estar com as obrigações municipais e estaduais em dia e à disposição para que sejam analisadas pela verificação.
O ideal é que os tributos e taxas sejam arquivadas de acordo com suas abrangências: nacional, estadual e municipal.
Outro dica importante é manter um arquivo digital dos arquivos físicos, mas não se esqueça de atualizá-lo constantemente.
Caso aconteça algum problema com os arquivos físicos, as cópias digitais poderão servir para comprovar pagamentos e resolver outras questões.
Ministério do Trabalho
O Ministério do Trabalho é o órgão fiscalizador que você não quer receber. Isso porque ele costuma somente costuma a visitar as empresas no caso de denúncia.
Quando isso ocorre, os fiscais procuram verificar toda a documentação referente aos colaboradores, além de conferir se o pagamento do FGTS, horas extras, 13º salários, entre outros, estão sendo pagos corretamente.
É fundamental manter um controle correto e adequado do controle de ponto dos colaboradores e se assegurar que as folhas de pagamento estão calculadas corretamente.
Cada colaborador precisa ter seu próprio arquivo em que serão arquivados todos os documentos pertinentes à sua carreira na empresa: desde cópias de documentos pessoais até os recibos de recolhimento de tributos relacionados ao seu registro.
Isso facilita a organização da empresa e o trabalho da fiscalização, além de manter uma comunicação transparente entre as partes e o colaborador.
O Ministério do Trabalho também é responsável por fiscalizar as normas regulamentadoras da Segurança do Trabalho.
Corpo de Bombeiros
A averiguação realizada pelo Corpo de Bombeiro tem o objetivo de verificar as possibilidade de acidentes e incêndios no local e trabalho.
As visitas são feitos como prevenção e, geralmente, se há algo que precisa ser mudado, a empresa é notificada para que tome as providências necessárias.
Vigilância Sanitária
Já a Vigilância Sanitária é o órgão fiscalizador que verifica o risco que sua atividade pode trazer à saúde dos colaboradores e da sociedade em geral.
Empresas do segmento alimentício, estética e higiene, entre outras, recebem as visitas desse órgão.
Assim como acontece com as visitas dos Bombeiros, a empresa é, primeiramente, notificada para que realize mudanças.
Depois de terminado o prazo, o fiscal retorna ao local para verificar as mudanças. Quando estas não acontecem, a empresa é multada.
Agora você já sabe como funciona um processo de fiscalização na empresa e a importância de poder contar com a ajuda do contador para garantir que as visitas dos órgãos não se tornem pesadelos.
Vale lembrar que alguns documentos precisam ficar arquivados durante, pelo menos, cinco anos e que poderão ser requisitados. Por isso, guarde tudo com segurança.
