Fiscalização

Órgão fiscalizador: o que é avaliado na empresa?

O órgão fiscalizador tem o objetivo de garantir que as obrigações trabalhistas e com o FISCO estão em dia na empresa.

A gestão contábil é fundamental não apenas no que diz respeito às obrigações fiscais da empresa, mas, sobretudo, no caso de visita de um órgão fiscalizador.

Veja, a seguir, o que é avaliado por um órgão fiscalizador.

Órgão fiscalizador: quais são? 

Uma fiscalização comum pode envolver diversos órgãos, que visitam as empresas de todos os portes e tamanho, a qualquer momento e sem aviso prévio. 

É preciso estar atento, pois existem tipos diferentes de fiscalizadores. São os mais famosos deles:

  • INSS;
  • Secretaria da Fazenda do Município e do Estado;
  • Ministério do Trabalho;
  • Receita Federal;
  • Vigilância Sanitária;
  • Corpo de bombeiros, entre outros.

Cada um desses órgãos fiscalizadores é responsável por certificar se uma série de obrigações estão sendo cumpridas pelas empresas, se os direitos dos colaboradores estão sendo respeitados.

Quais são os aspectos avaliados pelo órgão fiscalizador ?

Os aspectos que serão avaliados depende de qual é a finalidade da inspeção.

INSS

órgão fiscalizador

O INSS é responsável por fiscalizar tudo o que está relacionado às contribuições previdenciárias.

Ele também atua na fiscalização do preenchimento de todos os formulários obrigatórios e se certifica que a retenção de impostos tenha sido feita corretamente.

O controle das obrigações é fundamental para que a empresa não tenha problemas trabalhistas e com o fisco.

Manter os arquivos organizados e os comprovantes todos guardados é essencial para evitar problemas.

Caso os auditores fiscais de Contribuições Previdenciárias, notem a falta de recolhimento de uma ou mais contribuições, a empresa é autuada com um AI (auto de infração) ou NFLD (Notificação Fiscal de Lançamento de Débito).

No documento de infração estão discriminadas as contribuições que não foram recolhidas, bem como o período a que se referem.

A empresa terá o prazo de até 15 dias para efetuar o pagamento ou apresentar defesa. Caso isso não ocorra, a empresa é incluída na Dívida Ativa.

Com o passar do tempo, os juros vão sendo cobrados sobre juros e a empresa pode até perder o direito de emitir Notas Fiscais, até que o débito seja regularizado.

Imagine só a quantidade de problemas que a proibição pode gerar no dia a dia de uma empresa?

Receita Federal

órgão fiscalizador

Já a Receita Federal é responsável pela movimentação financeira nas empresas. Tudo o que estiver relacionado à entrada e à saída, ou seja, pagamentos e recebimentos.

Todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas, bem como comprovantes, declarações de IRPJ, entre outros, deverão ser arquivados corretamente e estar à mão no caso de um fiscalização.

Toda vez que há uma irregularidade com a emissão de notas fiscais, como cancelamentos ou erros, a Receita Federal tende a enviar seus fiscais para uma visita na empresa.

Por esse motivo, o contador precisa estar seguro de que todas as obrigações referentes ao IR estejam corretas.

Se o contador não estiver alocado na própria empresa, ele deverá ser chamado para ficar à disposição dos agentes.

A Sefaz do Município e do Estado exerce um papel bem semelhante ao da Receita Federal na hora de fiscalizar as organizações.

O órgão municipal verifica a assiduidade no pagamento de tributos como IPTU, ISS (prestação de serviços) e IPTU. A Sefaz Estadual é responsável por avaliar o pagamento de ICMS e outros impostos como o IPVA e o ITCMD.

Neste caso também é preciso estar com as obrigações municipais e estaduais em dia e à disposição para que sejam analisadas pela verificação.

O ideal é que os tributos e taxas sejam arquivadas de acordo com suas abrangências: nacional, estadual e municipal.

Outro dica importante é manter um arquivo digital dos arquivos físicos, mas não se esqueça de atualizá-lo constantemente.

Caso aconteça algum problema com os arquivos físicos, as cópias digitais poderão servir para comprovar pagamentos e resolver outras questões.

Ministério do Trabalho

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O Ministério do Trabalho costuma somente costuma a visitar as empresas no caso de denúncia.

Quando isso ocorre, os fiscais procuram verificar toda a documentação referente aos colaboradores, além de conferir se o pagamento do FGTS, horas extras, 13º salários, entre outros, estão sendo pagos corretamente.

Fiscalização

É fundamental manter um controle correto e adequado do controle de ponto dos colaboradores e se assegurar que as folhas de pagamento estão calculadas corretamente.

Cada colaborador precisa ter seu próprio arquivo em que serão arquivados todos os documentos pertinentes à sua carreira na empresa: desde cópias de documentos pessoais até os recibos de recolhimento de tributos relacionados ao seu registro.

Isso facilita a organização da empresa e o trabalho da fiscalização, além de manter uma comunicação transparente entre as partes e o colaborador.

O Ministério do Trabalho também é responsável por fiscalizar as normas regulamentadoras da Segurança do Trabalho.

Corpo de Bombeiros

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A averiguação realizada pelo Corpo de Bombeiro tem o objetivo de verificar as possibilidade de acidentes e incêndios no local e trabalho.

As visitas são feitos como prevenção e, geralmente, se há algo que precisa ser mudado, a empresa é notificada para que tome as providências necessárias.

Vigilância Sanitária

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Já a Vigilância Sanitária verifica o risco que sua atividade pode trazer à saúde dos colaboradores e da sociedade em geral.

Empresas do segmento alimentício, estética e higiene, entre outras, recebem as visitas desse órgão.

Assim como acontece com as visitas dos Bombeiros, a empresa é, primeiramente, notificada para que realize mudanças.

Depois de terminado o prazo, o fiscal retorna ao local para verificar as mudanças. Quando estas não acontecem, a empresa é multada.

Agora você já sabe como funciona um processo de fiscalização na empresa e a importância de poder contar com a ajuda do contador para garantir que as visitas dos órgãos não se tornem pesadelos.

Vale lembrar que alguns documentos precisam ficar arquivados durante, pelo menos, cinco anos e que poderão ser requisitados. Por isso, guarde tudo com segurança.

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