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A gestão de projetos pode se beneficiar em muito da adoção de estratégias como a Matriz RACI. Ela é uma ferramenta que se aplica aos projetos de diferentes naturezas e trabalha em favor da organização deles e do correto desenvolvimento.
Dessa maneira, é muito importante que o gestor – caso não a aplique – ao menos conheça essa estratégia que auxilia inúmeras empresas na gestão de seus projetos. Caso você ainda seja novo no assunto, não se preocupe!
Abaixo, veja tudo sobre essa ferramenta de gerenciamento de projetos, como ela funciona, suas regras e conceitos. Ainda, confira como é possível implementá-la na sua empresa e obter, com isso, bons resultados.
Sumário
- O que é Matriz RACI?
- Para que serve a Matriz RACI?
- Qual a importância dessa ferramenta para sua empresa?
- Quais as regras da Matriz RACI?
- Como colocar a Matriz RACI em prática?
O que é Matriz RACI?
A Matriz RACI ou Matriz de responsabilidade é uma ferramenta que atua em favor da gestão de projetos, como vimos acima. RACI é a sigla que representa os termos Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
Ou seja, Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. E esses são justamente os indivíduos que estão envoltos nessa estratégia. Ela trabalha, em si, na distribuição de tarefas e na definição clara disso.
Em outras palavras, quando falamos de Matriz RACI falamos de uma ferramenta que claramente esclarece quem é o responsável por cada atividade dentro do desenvolvimento de um projeto.
Não só pela realização da ação, mas também da aprovação, aconselhamento e destinatário das informações, como veremos com mais detalhes na sequência.
Entenda componentes RACI
O termo RACI, como brevemente vimos acima, corresponde a uma sigla em que cada letra é um termo importante dentro da prática desta estratégia. Ou melhor, não um termo, mas sim uma pessoa.
Assim, temos a figura do Responsável, bem como a do Aprovador, do Consultado e do Informado. E sempre um processo que envolva a Matriz RACI terá que ter esses elementos bem definidos, pois eles são essenciais ao desenvolvimento do projeto.
Veja, então, como essas figuras se ilustram no projeto:
- Responsável: é quem realmente fará a atividade que faz parte do projeto, o responsável por uma atribuição específica;
- Aprovador: corresponde à autoridade final que dará aprovação ao projeto, como o gestor de projetos ou coordenador de setor;
- Consultado: autoridade que presta auxílio e aconselhamento para a prestação da atividade;
- Informado: são os clientes ou pessoas que devem ser atualizadas sobre o projeto ao longo do seu desenvolvimento. Por exemplo, se ele foi encomendado por um cliente em específico, este deve estar a par da evolução. Por outro lado, caso seja de uso interno e de encomenda da diretoria, esta deve ser atualizada.
Note que cada projeto possui várias fases e cada uma delas possui, por sua vez, diversas atividades. Com isso, tem-se que a Matric RACI se aplica ao longo de todo projeto, de cada passo que ele dá.
Quando uma fase é superada e se passa à próxima necessária no caminho que chegará ao objetivo final do projeto, uma nova RACI se apresenta. E isso é natural na medida em que são vários os envolvidos em um desenvolvimento de projeto.
Para que serve a Matriz RACI?
Essa Matriz se volta à organização e determinação de quem são os responsáveis pelas atividades que compõem um projeto. Por isso, ela serve para que haja clareza nesse reconhecimento dos papéis e na distribuição deles.
De um lado, essa estratégia auxilia as equipes que passam a ter conhecimento de quais são as suas atribuições e quando elas se tornam necessárias (em qual fase do projeto), Afinal, não é possível atuar sem um roteiro e sem se saber que se é responsável por um papel, não é mesmo?!
Por outro lado, estão os gestores, que passam a ter maior conhecimento de quem realmente está envolvido, dentre todos os colaboradores de uma empresa, no projeto em si. Com isso, sabem exatamente com quem buscar informações, quem está realizando cada ação e os envolvidos nessa fase.
Ela serve, portanto, para informar e para organizar os projetos, bem como para dar maior poder de gerenciamento ao gestor. Afinal, é impossível dirigir com segurança no escuro. Por isso, saber exatamente quem está envolvido e como se envolve com o projeto é muito importante e sem esses conhecimentos a gestão se torna impossível.
Qual a importância dessa ferramenta para sua empresa?
Veja como a sua empresa pode se beneficiar com a adoção da estratégia de Matriz RACI na gestão de seus projetos:
- Melhoria no resultado final, uma vez que cada colaborador sabe exatamente quando e como ele se envolve e o que é de sua responsabilidade dentro do desenvolvimento do projeto;
- Aumento da satisfação das equipes, que se sentem incluídas nos processos;
- Estreitamento da relação com clientela;
- Melhor gestão de tempo e de recursos durante o projeto.
- Evite confusões que podem surgir ante ao não desenvolvimento de uma atividade essencial ao projeto simplesmente pela ausência de determinação expressa de um responsável por ela;
- Engajamento das equipes;
- Diminuição da rotatividade na empresa;
- Clima organizacional positivo.
Quais as regras da Matriz RACI?
A estratégia que envolve a matriz de responsabilidade possui algumas regras. E elas são imprescindíveis para o uso da matriz. Em caso contrário, você poderá fazer tudo, menos a RACI.
Assim, veja quais são as normas que envolvem essa estratégia:
- Toda atividade deve ter um responsável, ou seja, não existem ações sem determinação de autoria;
- Há apenas um aprovador para cada tarefa de processo, sendo vedado o uso de grupos para fins de aprovação, por exemplo;
- Quando o projeto for interno é possível que ele não tenha consultados e informados, da mesma forma que projetos externos podem ter pluralidade de consultados e informados;
- O responsável pode (mas não é obrigado) ser o aprovador de sua própria atividade.
Como colocar a Matriz RACI em prática?
Como vimos acima, a RACI é de extrema importância para as empresas, especialmente pelo fato de que podem ajudar na organização do projeto, na melhoria do resultado final e na distribuição de tarefas.
Para colocá-la em prática, então, siga esses passos:
- Defina quais são as atividades que um projeto demanda, desde o início até o final;
- Identifique quais são as funções necessárias para o desenvolvimento de tais atividades;
- Atribua e utilize RACI em cada função, tarefa ou fase, com estipulação clara sobre o que é necessário em cada passo do projeto e quem se responsabiliza por isso.
Por fim, não deixe de contar com um software de gestão de projetos que conte com templates e plataformas baseadas em matriz RACI. Com isso, melhore o gerenciamento dos projetos e obtenha várias outras melhorias para a empresa.
