Gestão de frotas: o que é, como gerenciar e medir eficácia?

A gestão de frotas é uma atividade essencial dentro de empresas que possuem veículos, sejam eles utilizados para o transporte dos colaboradores ou para a entrega de mercadorias.

Ela visa garantir que os veículos estão sendo utilizados da melhor forma, otimizar o seu uso e, ainda, mantê-los em boas condições de uso.

Por isso, impacta tanto na logística quanto na realização de atividades externas, viagens a trabalho.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas corresponde ao processo de administração e controle da frota de veículos pertencentes a uma empresa e que são utilizados para a realização de operações comerciais ou propósitos institucionais.

A gestão é bastante abrangente, pois é necessária desde a aquisição dos veículos, até sua manutenção e o monitoramento do uso deles e dos seus desempenhos. Portanto, trata-se de algo complexo.

Embora muitos acreditem que a frota de uma empresa se resume aos caminhões utilizados no transporte de mercadorias, ela abarca outros tipos de veículos. Faz parte dela qualquer tipo de meio de transporte que pertença à empresa.

Por isso, veículos da empresa disponibilizados para representantes comerciais, bem como aqueles de abastecimento interno de filiais, também compõem a frota da empresa.

De modo geral, a gestão de frota engloba:

• Controle de rotas;
• Localização dos veículos;
• Disponibilização dos veículos;
• Necessidade de manutenção;
• Abastecimento;
• Seguros;
• Outros gastos relativos aos automóveis.

Qual a importância da gestão de frotas?

Ela é importante, pois cuida para que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira eficiente. Essa gestão busca minimizar custos operacionais e maximizar a produtividade no que diz respeito ao uso dos veículos.

Confira, nos itens abaixo, os principais benefícios em ter uma gestão de frotas organizada.

Redução de custos operacionais

Um dos principais benefícios em promover a gestão dos veículos da empresa corresponde à redução dos custos operacionais referentes a eles. Por exemplo, é possível otimizar o uso de combustível, de modo que um só veículo seja utilizado para transportar produtos para a mesma região.

Outro exemplo corresponde à manutenção preventiva. Ela é uma das tarefas da gestão de frotas e deve ser aplicada corretamente para aumentar a vida-útil dos veículos e garantir sua segurança.

Aumento da produtividade

Com uma gestão de frotas eficaz é possível aumentar a produtividade da frota. Por exemplo, ao realizar entregas mais rápidas ou utilizar rotas menos congestionadas.

Melhoria na segurança

A gestão de frotas também é crucial para promover a segurança dos motoristas e dos veículos.

São várias as formas que ela alcança esse objetivo. Dentre elas estão o monitoramento do comportamento do motorista, treinamentos de segurança e a manutenção recorrente e adequada dos veículos.

Maior controle e visibilidade

Por meio da gestão de frotas eficaz a empresa passa a ter maior controle e visibilidade sobre seus veículos, o que é importante para a tomada de decisão, a identificação de problemas, oportunidades de melhoria, otimização de frotas e da logística, em geral.

Como fazer a gestão de frotas?

Existem várias ferramentas no mercado que facilitam a gestão de frotas, como as ferramentas voltadas para gestão de tempo e produtividade, que fornecem informações importantes sobre a frota.

Nesta gestão estão englobadas diferentes necessidades e tarefas. Por isso, conheça as principais delas e os passos para a implementação.

Manutenção preventiva

Uma das necessidades das frotas diz respeito à manutenção delas. Por isso, é importante colocar em prática programas de manutenção preventiva.

Ela pode ocorrer com revisões mecânicas, bem como verificações regulares de óleo, pneus, freios e outras peças.

Ainda, a empresa deve ter uma política que incentive os motoristas ou colaboradores que têm acesso aos veículos a relatar qualquer tipo de anomalia no funcionamento deles.

Monitoramento e rastreamento

A gestão de frotas encontra nos sistemas de rastreamento grandes aliados. Eles são úteis para monitorar a localização dos veículos em tempo real e até mesmo o comportamento do motorista, como a velocidade em que dirige, eventuais ações de infração de trânsito etc.

Com isso, o gestor pode melhorar a segurança, otimizar rotas e reduzir o tempo de inatividade dos veículos.

Gerenciamento de combustível

O consumo de combustível faz parte das tarefas de gestão de frotas. Isso inclui a escolha do combustível ideal, às políticas que combatam as práticas que levam ao consumo mais rápido dele, os locais de abastecimento etc.

Análise de dados e relatórios

Utilize os dados em favor da gestão de frotas. Dados sobre quilometragem, consumo de combustível e manutenção, bem como sobre as rotas e tempo de circulação dos veículos podem trazer importantes informações ao gestor.

Por exemplo, tendências e fatores de risco. Igualmente, quais são as áreas com problemas e quais as melhorias possíveis.

Gestão de motoristas

A gestão deve também se voltar aos motoristas, especialmente para a promoção de políticas e procedimentos de segurança. Treinamento, testes de direção, bem como exames toxicológicos podem fazer parte deles.

O controle de ponto online é uma ferramenta que permite acompanhar a jornada dos motoristas, de acordo com o percurso e seu modelo de contrato de trabalho.

Otimização de rotas

Usar um software de roteirização e planejamento de rotas é crucial para o sucesso da gestão de frotas. Com ele é possível otimizar o uso dos veículos, minimizar distâncias percorridas e o tempo de viagem.

Como medir a eficácia da gestão de frotas?

Existem vários indicadores que podem auxiliar na análise da eficácia das frotas e de sua gestão. Eles são importantes porque dão indícios sobre problemas ou ações que não oferecem o resultado esperado e pontos de mudanças e melhorias.

KPIs de desempenho

Indicadores de desempenho (KPIs) são ótimos para medir o desempenho da frota. Eles podem ser aplicados para analisar o tempo de entrega, a eficiência de combustível e a segurança.

E dentre os principais indicadores, podemos destacar:

• Custo Total de Operação (TCO): este KPI mede o custo total associado à operação de cada veículo, incluindo aquisição, manutenção, combustível, seguro e outros custos variáveis;
• Consumo de combustível: avalia a quantidade de combustível usada por distância percorrida, ajudando a identificar oportunidades para melhorar a eficiência do combustível através de melhores práticas de condução ou manutenção aprimorada;
• Índice de manutenção preventiva: mede a proporção de manutenções preventivas em relação às manutenções corretivas;
• Taxa de acidentes: monitora a frequência de acidentes envolvendo a frota. Este KPI é importante para avaliar a segurança dos motoristas e a eficácia dos programas de treinamento e manutenção de veículos;
• Índice de multas e infrações: mede a frequência de multas e infrações de trânsito cometidas pelos motoristas. Este KPI ajuda a avaliar a eficácia das políticas de segurança e treinamento de motoristas;
• Eficiência de roteirização: avalia a eficácia das rotas planejadas em comparação com as rotas efetivamente percorridas. Um bom planejamento de rotas reduz distâncias percorridas e tempo de entrega, além de economizar combustível.

A partir deles também é possível desenvolver metas para que haja uma melhoria constante dos indicadores.

Comparação de dados

Comparar os dados de desempenho da frota ao longo do tempo é uma prática fundamental para aprimorar a gestão de frotas, pois permite identificar tendências, padrões e áreas que necessitam de intervenção ou melhorias.

Para isso, é preciso garantir que você esteja coletando dados consistentes e precisos sobre variáveis críticas, como consumo de combustível, quilometragem, manutenção, custos operacionais, tempo de inatividade, acidentes e infrações de trânsito.

Esses dados devem ser coletados de forma sistemática e regular.

Assim, defina os períodos de tempo para a comparação. Isso pode ser mensal, trimestral ou anual, dependendo da disponibilidade de dados e da dinâmica operacional da frota.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente na gestão de frotas é um indicador vital que reflete a qualidade e eficiência do serviço prestado pela frota, especialmente em operações que envolvem a entrega de produtos ou serviços diretamente aos clientes.

Assim, ele pode influenciar diretamente a lealdade do cliente, a repetição de negócios e a reputação da marca.

Para isso, pesquisas pós-interação para coletar feedback direto dos clientes. Inclua perguntas sobre a pontualidade da entrega, a condição dos produtos ao chegar, a cortesia e profissionalismo dos motoristas, e a facilidade de interação com a empresa.