e-mail corporativo

E-mail corporativo: Como incentivar seus colaboradores a abrir?

Aumentar a taxa de abertura do e-mail corporativo é (e sempre será) um dos maiores desafios para os profissionais de marketing e RH. 

Em algumas empresas investir em ações de endomarketing torna-se inviável, muito por conta da frustração em gastar tempo escrevendo e-mails sobre temas relevantes e ter uma recepção muito baixa.

Mas por que isso acontece? Bom, depende de muitos fatores: satisfação dos colaboradores, cultura da empresa, rotina de trabalho… De maneira geral, o volume diário de e-mails que os profissionais recebem pode prejudicar sua capacidade de discriminar o que é ou não interessante. 

O assunto da mensagem, por exemplo, é fundamental para chamar a atenção de todos, portanto, você deve criar um único, diferencial e atraente. Quer saber como?

Preparamos algumas dicas a seguir neste artigo. Acompanhe!

Aumentando a taxa de abertura do e-mail corporativo

Existem várias práticas a serem adotadas que podem melhorar o engajamento dos colaboradores em relação ao e-mail corporativo.

No entanto, vale a pena entender de maneira detalhada por qual motivo os profissionais simplesmente não se sentem motivados a fazer a leitura. 

Muitas vezes, ao investigar a fundo, cabe ao departamento responsável pela comunicação interna rever os canais de distribuição da mensagem.

Sabemos que hoje, com a tecnologia à disposição, as opções são infinitas. Porém tenha em mente que tudo se trata de pessoas, cada grupo possui um perfil, que pode gostar de ser abordado de maneira mais pessoal. 

Alerta devidamente feito, hora das dicas sobre e-mails.

1. Desperte curiosidade

Logo no assunto do e-mail corporativo, opte por usar expressões que gerem mistério ou curiosidade, atraindo seu destinatário.

O uso de frases interrogativas ajuda a aumentar o interesse.

Exemplos:

Se você deseja comunicar algo sobre a cultura corporativa, pode usar assuntos, como:

“Você conhece os três valores-chave para crescer na empresa?”;

“Você conhece as tendências na empresa que serão cruciais em 2020?”.

Outra maneira de despertar a curiosidade é desafiar o colaborador a fazer algo que os outros já fizeram, como:

“Seus colegas já responderam a pesquisa de satisfação, o que você está esperando?”;

“Você é o único que falta na turma, deseja se inscrever?”.

2. Fortaleça o vínculo com o colaborador através da personalização

O uso de ferramentas que permitem a personalização do e-mail com o nome do profissional ou da sua equipe, adiciona um senso de relacionamento íntimo com a empresa.

Todo mundo adora o som de seu próprio nome, certo? É por isso que você verá um aumento na abertura se incluir algum elemento personalizado.

De fato, uma pesquisa realizada pelo Mailchimp mostra que os e-mails que incluíam o nome do destinatário em sua linha de assunto tinham uma taxa de abertura mais alta do que os que não investiam nisso. 

Indo mais além, se houver informações ainda mais específicas, como tempo de empresa, isso pode ajudar muito na personalização.

Exemplo:

“Marina, você está no “nome da empresa” há 6 meses e queremos lhe contar mais sobre…”.

3.Use mensagens simples, concisas e diretas no e-mail corporativo 

Os profissionais conferem a caixa de entrada rapidamente, por isso é essencial que, se a linha de assunto não puder ser misteriosa ou surpreendente, pelo menos seja curta, simples e direta, evitando o uso de uma linguagem complexa e floreada.

Também é importante não criar expectativas falsas: o assunto deve estar alinhado com o corpo do e-mail corporativo. Não atender às expectativas geradas pode causar um efeito negativo! Mesmo se a taxa de abertura aumentar.

Exemplos:

  1. Para um treinamento sobre produto: “Quais são os 3 produtos mais vendidos? Vem conhecer!”;
  2. Sobre uma nova ferramenta de comunicação: “Conheça o bate-papo nome da empresa“;
  3. Convite para um evento: “Save the date – xx de xx. Espero você lá!”.

4. Instigue o colaborador a ler gerando “urgência”

Usar o imperativo pode ajudar a ter uma recepção mais bem-sucedida do e-mail. Isso funciona muito bem quando é necessário comunicar mensagens de grande importância ou exigir atenção imediata.

Outra dica é utilizar verbos de ação ou palavras como “urgente” ou “importante” – elas podem melhorar significativamente a eficácia das suas comunicações internas.

Exemplo:

Último aviso! Faça o download do código de conduta e fique por dentro!

Por outro lado, é necessário agir com parcimônia nesse caso, pois deve-se estabelecer o que é importante ou urgente e o que não é, sob o risco de que tudo se torne importante e, ao mesmo tempo, tudo não seja importante.

Ou seja, quando não se estabelecem prioridades e importância e tudo é taxado como urgente, conclui-se que nada é urgente, pois todos os elementos se encontram no mesmo patamar.

Isso também deve ser observado em relação a eventuais destaques realizados no próprio texto. Negritos e sublinhados devem ser utilizados com equilíbrio, sob o risco, também, de que tudo seja destacado e o que realmente importa não ficar mais evidente.

No caso do destaque do e-mail com caracterização de sua urgência ou importância para engajamento do colaborador, é possível destacar no título pequenos trechos sobre vantagens ou cuidados.

Por exemplo, ao invés de utilizar “Urgente, cuidados em relação ao compartilhamento de dados”, pode-se usar “Você está correndo perigo? Os erros nos compartilhamentos de dados”.

5. Números ajudam a estabelecer confiança no e-mail corporativo

A inclusão de números ou porcentagens na linha de assunto gera uma grande sensação de confiança no receptor. Esse tipo de título é usado ​​para destacar o benefício das mensagens de maneira quantitativa.

Se houver dados e números relevantes sobre como o conteúdo da mensagem do e-mail corporativo pode ajudar no dia a dia das pessoas, há uma probabilidade maior de que ela seja aberta.

Exemplo

“86% não acertaram nesta questão. Você vai acertar?”.

Sempre que possível, porém, adicione a fonte desses números, nem que seja em nota de rodapé.

Isso é importante para demonstrar a confiabilidade dos dados e para que os e-mails não se baseiem em “achismos”, o que pode prejudicar a cultura da empresa de forma a indicar, erroneamente, a desnecessidade de embasamento de informações.

6. Faça o receptor se sentir especial 

Este ponto é semelhante ao de despertar a curiosidade, mencionado anteriormente –  trata-se de fazer uma pergunta importante na linha de assunto, relacionada ao cargo ocupado pelo colaborador.

Além disso, escrever um tópico especial e personalizado para cada profissional, dá a eles uma sensação de pertencimento.

Exemplo:

“Ana, você é o talento que precisamos. Participe do treinamento!”.

Nesse sentido, também é possível direcionar os e-mails para os setores de maneiras diferentes.

Embora, muitas vezes, as informações sejam gerais e digam respeito à empresa como um todo, é possível que pequenos trechos sejam alterados conforme o grupo que irá receber a mensagem.

Assim, por exemplo, caso o e-mail diga respeito às práticas de higiene em razão da pandemia de Coronavírus, coloque trechos especiais para cada setor.

Ao RH é possível indicar a melhor forma de higienizar documentos ou de receber informações remotamente; ao financeiro, a melhor forma de utilizar os métodos de pagamento sem que haja perigo de infecções etc.

7. Antes de enviar o e-mail corporativo, aguarde a hora certa

Escrever uma linha de assunto adequada é tão importante quanto escolher a melhor hora para enviar o e-mail corporativo.

  • Quais são os melhores dias e horários para enviar?

Geralmente de terça a quinta-feira, por volta das 10h. Os dias mais odiados para receber essas comunicações são segundas e sextas-feiras.

8. Use e-mails corporativos para divulgar ações divertidas e diversas

Além disso, evite, também, utilizar os e-mails corporativos apenas para a informação sobre normas e regras, metas, objetivos da empresa e outros tantos motivos relacionados estritamente às operações empresariais.

Nesse sentido, busque o uso desses e-mails, também para a divulgação de outras ações, como sociais e culturais. Por exemplo, divulgue uma confraternização ou happy hour ou, ainda, a ocorrência de algum tipo de evento cultural na sua cidade.

Nesse sentido, é possível a realização de sorteios de ingressos ou até mesmo de firmação de parceria da empresa que custeia, de forma integral ou parcial, os ingressos.

É possível dedicar um informativo inteiro para esse tipo de comunicação cultural e social ou, ainda, misturar os assuntos em meio a outros.

A segunda opção é interessante na medida em que os eventos chamam a atenção do colaborador que, ao abrir o e-mail, também se deparará com outras informações importantes enquanto busca aquela que mais lhe interessa.

Portanto, utilize esse tipo de estratégia que atrai os colaboradores e, ao mesmo tempo, cultiva sua curiosidade e interesse pelos informativos internos.

Veja também: Desenvolvimento sustentável: dados atualizados sobre o tema

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