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E se você conseguisse calcular o custo interno de um projeto a partir do conhecimento do tempo que cada colaborador levou para executar suas tarefas?
Isso é possível através do uso de um Timesheets. Saiba como esse cálculo é feito e qual é a sua melhor opção ao utilizar a metodologia para não deixar nenhuma informação passar. Boa leitura!
Primeira etapa: calculando o tempo gasto
Para que você entenda realmente como calcular o custo interno é necessário saber como calcular o tempo de uma tarefa da maneira correta.
Essa é a principal serventia do uso de uma plataforma ou planilha de Timesheets, sendo extremamente fácil e intuitiva de utilizar.
Basta marcar o horário em que você começou a realizar uma tarefa, e posteriormente que terminou ela, lembrando também de descontar intervalos.
Confira um exemplo:
Pedro trabalha para uma agência como Designer e precisa criar uma logo para um projeto de um cliente que contratou a empresa para fazer esse e outros serviços ligados à marca.
Às 14:00 ele começou a trabalhar nessa tarefa, terminando às 15:30.
Logo o cálculo do Timesheets apontará que Pedro levou uma hora e meia para executar a tarefa.
Se ele fizer uma pausa de 15 minutos, esse tempo deve ser descontado, pausando o relógio em um sistema de Timesheets ou iniciando uma nova contagem na planilha.
Como usar essa informação para calcular o custo interno de um projeto?
Um projeto tem várias pessoas envolvidas, que realizam diversas tarefas até a sua conclusão, quando o mesmo for entregue e finalizado você terá em mãos o tempo total despendido para o projeto.
O gasto mais fácil de mensurar para chegar à base do custo interno do projeto é o do material humano, principalmente quando a empresa paga os seus colaboradores por hora trabalhada.
Voltando para o exemplo de Pedro, se no projeto citado ele trabalhou por 10 horas, ficando acordado que o seu preço é de R$100,00 a hora, ele custará R$1000,00 para o projeto.
Fazendo esse cálculo com todos os profissionais que atuaram no projeto, você terá o total gasto com os profissionais, o valor médio que o projeto custou por hora, chamado valor hora/homem.
A principal vantagem desse cálculo é o conhecimento correto de quanto o projeto custou, facilitando a organização da empresa para projetos futuros e garantindo uma prestação de contas e precificação detalhada para o cliente.
Porém, você pode estar imaginando que fazer todo esse cálculo vai demandar mais tempo e esforços, não é mesmo?
Não se você utilizar um software de gestão de projetos e cálculo de Timesheets. Através dele os profissionais que atuam em um projeto poderão calcular o tempo gasto em suas tarefas através de um aplicativo em qualquer lugar que estejam.
Além dessa facilidade, o gestor também poderá calcular o custo interno de um projeto sem esforços, basta adicionar ao perfil de cada colaborador o valor de sua hora, assim ao final de cada tarefa e projeto o próprio programa já apontará os custos.
Ao custo do material humano você também poderá agregar outros custos que devem ser contabilizados para o cálculo final do projeto, como:
- Custos de deslocamentos, quando o projeto envolve trabalhos externos à empresa;
- Aluguel e compras de materiais exclusivamente para o projeto;
- Uso de insumos produtivos além do normal para o projeto (água, luz, etc)
No caso dos insumos produtivos, utilizar os valores descobertos ao calcular o custo interno de um projeto também pode ajudar.
Por exemplo, se o aluguel de uma máquina foi feito apenas para o projeto, e essa máquina possui um consumo maior de energia, faz sentido incluir nos custos do projeto o valor desse gasto a mais, sendo que esse cálculo também pode ser feito através dos Timesheets.
Basta localizar na planilha o tempo que o colaborador gastou em tarefas que envolviam o uso do maquinário, e adequar essas horas ao custo da luz por hora.
Amplie seu conhecimento sobre o uso de um Timesheets
Como você viu, utilizar um Timesheets não serve apenas para checar ao tempo gasto em tarefas, mas também calcular o custo interno de um projeto a partir do valor hora/homem e outras variáveis.
Se você deseja ampliar o seu conhecimento sobre essa metodologia, não deixe de conferir outros conteúdos no blog da OiTchau e amplie a sua visão sobre a gestão de projetos.
