contabilizar as horas trabalhadas

Como contabilizar as horas trabalhadas para clientes numa consultoria?

Existem trabalhos onde o tempo de atuação não precisa ser contado, principalmente aqueles que se enquadram na CLT, onde o ponto é batido no início e no final dos dias. Por outro lado, existem funções onde é necessário contabilizar as horas trabalhadas para clientes.

Um advogado, por exemplo, a sua forma de cobrança é feita através dos honorários, assim como quem presta consultorias a empresas, onde um vínculo empregatício não é formalizado.

É justamente o segundo caso que vamos abordar hoje, ajudando você consultor, independente da sua área de atuação, a contabilizar horas trabalhadas.

Qual a importância de contabilizar as horas trabalhadas?

Contabilizar as horas trabalhadas é importante por diversos motivos. Os principais, podemos citar:

Eficiência e produtividade

Ao registrar as horas trabalhadas, é possível identificar padrões de produtividade e eficiência.

Isso permite que o tempo seja otimize, ao passo que as empresas podem concentrando melhor os colaboradores nas tarefas mais importantes e eliminando atividades que consomem tempo sem contribuir significativamente para os resultados.

Planejamento e organização

Além disso, saber quanto tempo é gasto em cada tarefa ou projeto ajuda no planejamento futuro.

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Dessa forma, a empresa pode estimar com mais precisão quanto tempo será necessário para concluir projetos semelhantes no futuro e distribuir seus recursos de forma mais eficaz.

Controle de custos

Para empresas que cobram por hora ou que precisam estimar o custo de um projeto, o registro preciso das horas trabalhadas é essencial.

Isso permite uma faturação precisa aos clientes e ajuda a controlar os custos internos do projeto.

Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Ao acompanhar as horas de trabalho, é possível garantir que a equipe está mantendo um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.

Isso é importante para evitar o esgotamento e promover o bem-estar geral dos colaboradores.

Assim, contabilizar as horas trabalhadas não apenas ajuda na gestão eficiente do tempo e dos recursos, mas também é essencial para controlar custos e manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.

Como contabilizar as horas trabalhadas?

Agora que você já sabe qual a importância de contabilizar horas trabalhadas para clientes, vamos apresentar as principais formas de realizar esse controle.

Registro manual

Os colaboradores podem registrar suas próprias horas trabalhadas em planilhas ou sistemas específicos.

Dessa forma, eles simplesmente anotam o horário de início e término de cada dia de trabalho, bem como qualquer período de pausa.

Software de gestão do tempo

Existem muitos softwares disponíveis que facilitam o registro e o acompanhamento das horas trabalhadas.

Esses programas oferecem recursos adicionais, como rastreamento de projetos, geração de relatórios e integração com folhas de pagamento.

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Aplicativos para dispositivos móveis

Há uma variedade de aplicativos móveis projetados para ajudar os trabalhadores a acompanhar suas horas de trabalho.

Nesses casos, muitos desses aplicativos têm recursos adicionais, como lembretes para pausas e relatórios de atividades.

Independentemente do método escolhido, é importante garantir que o processo de contabilização das horas seja preciso e confiável.

Isso não só ajuda na gestão eficaz do tempo e dos recursos, mas também garante conformidade com regulamentos trabalhistas e evita conflitos futuros.

Por que não usar o registro de ponto neste caso?

O registro de ponto tradicional, embora útil para rastrear o horário de entrada e saída dos colaboradores, pode não ser suficiente como um relatório completo de horas trabalhadas por várias razões, especialmente quando consideramos as necessidades de gestão detalhada de projetos ou trabalho consultivo. 

O registro de ponto típico fornece apenas informações básicas sobre quando os colaboradores começam e terminam seus turnos. 

Ele não detalha como o tempo foi gasto, quais tarefas foram realizadas, ou o progresso de projetos específicos. Para gestores e clientes que precisam de uma análise detalhada da alocação de tempo e eficiência, essa falta de especificidade pode ser um problema significativo.

Além disso, em ambientes onde os colaboradores trabalham em múltiplos projetos ou têm tarefas variadas ao longo do dia, o simples registro de entrada e saída não captura a divisão do tempo entre essas atividades. 

Assim, para consultores, advogados, ou qualquer profissional que cobra por horas dedicadas a projetos específicos, é crucial ter um sistema que permita alocar e reportar tempo por tarefa ou projeto.

Como fazer relatório de horas trabalhadas?

A verdade é que se você utilizar um aplicativo para contabilizar horas trabalhadas, não será necessário fazer o relatório, o próprio programa já fará isso por você.

Nesses relatórios, você encontrará as seguintes informações:

  • O tempo total trabalho no projeto;
  • O tempo trabalhado durante um período, seja o dia, semana ou ano;
  • A comparação da sua produtividade com outros períodos e projetos.

Mas, se você preferir, você pode fazer o seu relatório manualmente, formulando uma planilha ou utilizando a calculadora. Porém, como você vai ver logo abaixo, existe uma razão lógica para a escolha de aplicativo para contabilizar horas de trabalho.

O que deve ter em um relatório de horas trabalhadas para um cliente?

De forma geral, um relatório de horas trabalhadas para um cliente deve ser claro, detalhado e transparente, fornecendo informações essenciais sobre o tempo dedicado a um projeto ou atividade.

Pensando nisso, trouxemos alguns elementos importantes que devem estar presentes em um relatório de horas trabalhadas para um cliente:

  • Identificação do cliente: o relatório deve incluir o nome ou identificação do cliente para o qual o trabalho foi realizado. Isso ajuda a garantir que o cliente saiba que o relatório se refere a eles e ao projeto específico em questão;
  • Detalhes do projeto: é importante fornecer informações sobre o projeto ou atividade para o qual as horas foram registradas, incluindo o nome do projeto e uma breve descrição do trabalho realizado;
  • Data e período de tempo: o relatório deve listar as datas em que o trabalho foi realizado e o período de tempo durante o qual as horas foram registradas. Isso ajuda a manter um registro claro do tempo dedicado a cada fase do projeto;
  • Descrição das tarefas: cada entrada de hora deve ser acompanhada por uma descrição das tarefas realizadas durante esse período de tempo, facilitando para que o cliente entenda como o tempo foi gasto e quais atividades foram concluídas;
  • Horas trabalhadas: é essencial incluir o número de horas trabalhadas em cada entrada, permitindo que o cliente calcule facilmente o custo do trabalho com base no tempo registrado.
  • Total de horas: o relatório deve incluir um total acumulado das horas trabalhadas em cada período de tempo específico, bem como um total geral de horas para o projeto inteiro, se aplicável.
  • Assinatura ou aprovação: para garantir a precisão e a legitimidade do relatório, é útil incluir uma seção para que o cliente assine ou aprove o relatório. Isso confirma que o cliente revisou e concorda com as informações apresentadas.

Dessa forma, um relatório de horas trabalhadas bem elaborado não apenas fornece transparência ao cliente, mas também ajuda a estabelecer uma comunicação clara e profissional entre ambas as partes.

Como fazer o cálculo do valor da hora trabalhada?

Para calcular o valor da hora trabalhada, você precisa considerar diversos fatores, incluindo seus custos fixos e variáveis, impostos, benefícios e margem de lucro desejada.

Pensando nisso, trouxemos também uma fórmula básica para te ajudar a calcular o valor da hora trabalhada. A fórmula básica para calcular o valor da hora trabalhada é:

Valor da hora trabalhada = ((Custos fixos anuais + Custos variáveis anuais + Salário desejado) / Horas trabalhadas por ano) + Impostos e Contribuições

Para isso:

  • Custos fixos anuais: some todos os seus custos fixos anuais, como aluguel, serviços públicos, seguro, equipamentos, software;
  • Custos variáveis anuais: some todos os seus custos variáveis anuais, como materiais, suprimentos de escritório, viagens;
  • Salário desejado: decida quanto você deseja ganhar em um ano, levando em consideração suas necessidades financeiras e o mercado em que atua;
  • Horas trabalhadas por ano: estime quantas horas você planeja trabalhar em um ano, levando em consideração férias, feriados e outros dias de folga;
  • Impostos e contribuições: calcule quanto você precisa reservar para impostos e contribuições sociais. Isso pode variar de acordo com sua localização e situação financeira.

Após calcular o valor da hora trabalhada usando esta fórmula, é sempre bom compará-lo com os preços de mercado em sua área e ajustá-lo conforme necessário para garantir que seja competitivo e sustentável para o seu negócio.

Exemplo prático

Vamos supor que você seja um consultor autônomo e queira calcular o valor da sua hora de trabalho. Vamos a um exemplo simples de como fazer isso:

  • Custos fixos anuais: aluguel do escritório – R$ 12.000,00 / internet e telefone – R$ 2.400,00 / seguro de equipamentos – R$ 800,00 (total dos custos fixos anuais – R$ 15.200,00)
  • Custos variáveis anuais: materiais de escritório – R$ 1.200,00 / despesas de viagem – R$ 2.000,00 (Total dos custos variáveis anuais – R$ 3.200,00)
  • Salário desejado: vamos supor que você deseje ganhar R$ 50.000,00 por ano.
  • Horas trabalhadas por ano: digamos que você planeje trabalhar 40 horas por semana, durante 48 semanas por ano (levando em consideração férias, feriados, etc.). Isso totaliza 1.920 horas por ano.
  • Impostos e contribuições: vamos supor que você precise reservar 20% do seu rendimento bruto para impostos e contribuições sociais.

Agora, podemos usar a fórmula para calcular o valor da hora trabalhada:

Valor da hora trabalhada = ((Custos fixos anuais + Custos variáveis anuais + Salário desejado) / Horas trabalhadas por ano) + Impostos e Contribuições

Substituindo os valores conhecidos na fórmula, temos:

  • Valor da hora trabalhada = ((15.200 + 3.200 + 50.000) / 1.920) + 20%
  • Valor da hora trabalhada = (68.400 / 1.920) + 20%
  • Valor da hora trabalhada = 35,63 + 20% (corresponde a 7,13 do valor)
  • Valor da hora trabalhada = 35,63 + 7,13
  • Valor da hora trabalhada = 42,76

Portanto, neste exemplo, o valor da hora trabalhada é aproximadamente R$ 42,76. Porém, é importante revisar e ajustar esses números segundo a sua situação específica e com o mercado em que você atua.

Conheça o Timesheets da Oitchau

O Timesheets da Oitchau é uma solução avançada que vai além dos métodos tradicionais de controle de ponto, oferecendo uma plataforma robusta e detalhada para o gerenciamento de horas trabalhadas. 

Esta ferramenta é projetada para facilitar a vida de gestores e colaboradores, proporcionando uma forma precisa e eficiente de registrar, monitorar e analisar o tempo dedicado a cada tarefa ou projeto.

Isso porque a ferramenta permite:

  • Registro detalhado de horas: permite aos colaboradores registrar o tempo gasto em diferentes tarefas e projetos, garantindo uma rastreabilidade completa das atividades e um melhor entendimento da distribuição do tempo de trabalho;
  • Integração com outras ferramentas: facilita a sincronização com sistemas de RH, ERP e CRM, otimizando a gestão de dados e a eficiência operacional em toda a organização;
  • Acompanhamento em tempo real: oferece aos gestores a capacidade de monitorar as horas trabalhadas em tempo real, possibilitando ajustes imediatos para maximizar a eficiência e responder rapidamente a desvios;
  • Análises e relatórios avançados: fornece relatórios detalhados que ajudam a identificar padrões de trabalho, avaliar a rentabilidade de projetos e otimizar a alocação de recursos, suportando decisões baseadas em dados;
  • Melhoria na comunicação: melhora a comunicação interna e com clientes ao proporcionar transparência nos registros de tempo, o que aumenta a confiança e fortalece as relações de trabalho.

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