O controle de despesas das equipes externas demanda muito mais foco e atenção aos detalhes.
Se fazer o controle dos gastos dos colaboradores que estão alocados na própria empresa representa um desafio para o gestor ou profissional de RH, com os times externos a complexidade aumenta vertiginosamente.
Ter controle sobre os gastos e manter a saúde financeira da empresa é vital para alcançar as metas estabelecidas e ter sucesso. Por esse motivo, controlar as despesas das equipes é algo que precisa ser feito de maneira assertiva.
Toda empresa precisa se preocupar com as equipes externas
Eventualmente, mesmo as empresas que não possuem colaboradores tfluvipalocados fora do escritório precisam realizar algum trabalho externo: seja uma visita a um cliente, um almoço de negócios ou uma eventual viagem para apresentar um projeto, entre outras situações.
Transporte, alimentação, gastos com estacionamento, etc., acabam tomando uma proporção maior quando não estão previstas no orçamento da empresa.
Dessa forma, mesmo estas saídas ocasionais são capazes de desequilibrar o orçamento da empresa, pois em alguns casos são situações que aparecem de última hora sem que haja tempo hábil para o planejamento financeiro correto.
Sob este aspecto, mesmo que a sua empresa não possua equipes externas, é importante planejar-se para enviar equipes ou colaboradores a outros locais periodicamente.
A tecnologia no controle de despesas
Graças ao advento da tecnologia, hoje já é possível encontrar soluções altamente eficientes, robustas e de baixo custo para fazer o controle de despesas de forma eficiente.
Estas soluções vêm em forma de plataforma, aplicativos, entre outros, para facilitar o trabalho do gestor. Além de permitirem que o controle de gastos aconteça em tempo real, tais soluções garantem total transparência nas relações entre empresa e colaboradores, aumentando o grau de confiança mútua e um canal de comunicação eficiente entre as partes.
Essas ferramentas digitais, que podem ser baixadas e instaladas no próprio smartphone do colaborador, são completas.
O colaborador registra seus gastos no mesmo momento em que acontece, podendo escanear ou tirar uma foto do cupom fiscal e de todos os recibos durante a realização do trabalho externo.
O envio destes documentos e informações ao gestor é feito via aplicativo e uma notificação é enviada.
Benefícios do controle de despesas
O controle realizado por meio de soluções tecnológicas apresenta diversas vantagens para o gestor e para o colaborador.
Veja abaixo:
Benefícios para as equipes
Ao registrar todos os seus gastos no momento em que acontecem e tirando uma foto dos cupons fiscais e outros recibos, o colaborador trabalha tranquilamente sabendo que todos os documentos para o ressarcimento dos gastos já foram enviados à empresa.
A praticidade que a tecnologia oferece é inigualável. Chega de guardar uma infinidade de cupons e notas fiscais, correndo o risco de perdê-los antes de entregá-los ao RH. Tudo é feito de forma prática e simples.
Benefícios para as empresas
Para o gestor e o profissional de RH, podem controlar os gastos das equipes em tempo real é uma vantagem essencial para o bom andamento dos negócios.
Todo o registro dos gastos é feito pelo aplicativo, ficando registrado cada envio de documento de comprovação de gastos.
Cada vez que o colaborador insere novas informações, o gestor é notificado via aplicativo e pode acompanhar o registro. Além disso, consegue acompanhar a jornada de trabalho de seu colaborador alocado externamente.
O uso de soluções tecnológicas para acompanhamento e controle de gastos das equipes externas representa um verdadeiro avanço na otimização dos processos burocráticos internos das empresas.
Gestores e colaboradores trabalham tranquilamente, sabendo que os registros estão seguros e sendo acompanhados mutuamente. Dessa forma, toda justificativa de gasto já é revisada e enviada ao financeiro para as devidas providências.
Otimize o dia a dia de sua empresa. Invista em soluções tecnológicas que garantem a transparência nas relações e que possibilite simplificar o dia a dia dos gestores e colaboradores para que sejam capazes de focar no que realmente importa: o crescimento da empresa.
