BPO

BPO pode ajudar a sua empresa a decolar! Como? Veja aqui

O BPO (Business Process Outsourcing) diz respeito a uma estratégia de terceirização de alguns serviços e atividades internas de uma empresa, visando a valorização da qualidade das atividades que integram parte do seu core business.

A ideia é incluir uma maior performance operacional, com uma distribuição de funções, automatização dos processos, além de gerenciar as situações internas da melhor maneira possível.

A seguir, neste artigo, você vai conhecer mais aspectos sobre esse tema. Acompanhe!

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

Em linhas simples, o conceito de BPO, ou “Terceirização de Processos de Negócio”, é fazer a transferência de maneira inteligente a execução de atividades de apoio que todo negócio precisa desempenhar, mas que não necessariamente fazem parte de seu escopo principal. Dentre elas, estão:

  • Financeiro;
  • RH;
  • Contabilidade;
  • Departamento pessoal;
  • Logística.

Neste caso, quem passa a atender essas demandas são prestadoras de serviços especialistas nesses setores dentro das organizações.

O que são empresas BPO?

No mercado atual existe um movimento crescente de organizações que adotam estratégias de BPO. Essas empresas identificam a necessidade de alocar seus principais ativos para garantirem a excelência do negócio na hora de expandir, por exemplo.

É importante lembrar que estas empresas não atuam de forma pontual, como consultorias ou assessorias. Elas assumem as responsabilidades da área e executam todos os processos operacionais que o setor exige.

Um exemplo comum são as empresas de BPO financeiro, que realizam todas as atividades que um setor financeiro comum realizaria numa empresa.

Por que as empresas adotam o BPO como estratégia de melhorias?

Vivemos em uma era de vasta popularização dos negócios, e consequentemente, o mercado apresenta níveis cada vez mais altos de complexidade, concorrência e competição – em todos os nichos e setores possíveis e imagináveis.

Neste cenário, é de extrema importância que as corporações concentrem seus principais recursos de produção e entrega em seu produto ou serviço que é a sua especialidade, afinal.

Investindo no BPO de operações dos setores de apoio, a empresa consegue direcionar o seu foco e estratégias para a geração de resultados, acompanhada por empresas especialistas em suas áreas.

Quais os motivos para a terceirização de setores em uma empresa?

Uma das razões mais importantes pelas quais as empresas optam por terceirizar seus processos é devido à flexibilidade que isso lhes proporciona (em termos de custo e tempo).

Flexibilização de custos

Quando se trata de flexibilidade de custos, os processos terceirizados permitem que as empresas tenham prestadores de serviços contratados para efetuar tarefas específicas, em geral, mais operacionais.

Ao invés de manter todo um departamento interno responsável apenas por essas atividades. Isso é especialmente útil, quando se trata de processos sazonais, ou seja, aqueles que têm uma demanda variada ao longo do tempo.

Ao adotar o BPO e toda essa estrutura de custo variável, as corporações são capazes de agir rapidamente quando mudanças em sua capacidade de produção se tornam necessárias, além de reduzir a necessidade de investir em mais ativos.

Foco na geração de resultados

Outra razão muito importante pela qual as empresas optam por terceirizar certos setores é que, contratando alguém para cuidar desses processos paralelos, elas conseguem se concentrar em suas competências essenciais.

Isso acontece porque não é incomum ver colaboradores importantes perdendo seu tempo executando rotinas administrativas que poderiam ser facilmente terceirizados.

Por meio do investimento em terceirização, esses profissionais ficam livres para dedicarem o seu tempo e energia no desenvolvimento do negócio principal da empresa e de como tornar o seu produto ou serviço mais competitivo.

Aumentar a competitividade no mercado

Além disso, terceirizar também é muito útil para aumentar a velocidade dos processos de negócios. Já que haverão times dedicados a execução de atividades que antes não eram priorizadas.

E a empresa consegue ganhar agilidade nos processos, permitindo entregas mais rápidas, e soluções inovadores para problemas cotidianos.

Aumentando sua competitividade no mercado, e permitindo que novos investimentos apareçam, já que os processos estarão estruturados e em pleno funcionamento.

BPO x terceirização

O BPO é importante porque é uma ferramenta que conta com o auxílio profissional de uma empresa terceirizada, que irá auxiliar nas etapas dos seus processos e recursos.

Por mais que o método funcione como uma espécie de terceirização, ele não quer dizer exatamente a mesma coisa que terceirização.

Ambos são dois processos que são exatamente iguais em alguns pontos, mas divergem em sua estratégia.

BPO

Para exemplificar, o Business Process Outsourcing foca no uso da tecnologia aliado ao conhecimento e qualidade nos procedimentos, além de requerer uma avaliação completa da organização e dos seus processos.

A empresa contratada deve criar um novo modelo para os serviços organizacionais e não simplesmente terceirizar as áreas.

Terceirização tradicional

Por outro lado, na terceirização tradicional não existe a necessidade de criar novos modelos para os serviços organizacionais. 

Outro ponto interessante é citar as diferenças entre consultoria e assessoria, por exemplo, no BPO a consultoria da empresa contratada age como conselheira, mas não se envolve diretamente nas questões práticas. 

Já em relação a assessoria, esta oferece um auxílio técnico no desenvolvimento de um determinado projeto.

Quais os benefícios do BPO?

O primeiro e mais claro benefício do método é a possibilidade de concentrar todos os esforços no que a empresa sabe fazer de melhor, tornando-a mais competitiva.

As atividades terceirizadas, por exemplo, estarão nas mãos de quem realmente entende do assunto e possui know how para atuar de maneira eficiente para resolver os conflitos. 

A estratégia promove boa economia, pois deixa os processos essenciais mais eficientes e permite uma folha de pagamento mais enxuta.

Uma tendência verificada atualmente é a opção pela terceirização das atividades tecnológicas das organizações, como:

  • Estruturas de rede;
  • Sistemas;
  • Processos tecnológicos.

Além de outros elementos que são administrados por colaboradores terceiros, que atuam em parceria com a empresa, e conhecem os processos a fundo.

Para facilitar, listamos mais algumas vantagens do BPO, como:

  • A velocidade e a eficiência do processo de negócios são aprimoradas;
  • Os colaboradores podem investir mais tempo nas principais estratégias de negócios para aumentar a vantagem competitiva e aprimorar o envolvimento na cadeia de valor;
  • O crescimento organizacional aumenta quando os recursos de capital e as despesas com ativos não são mais necessários, o que evita retornos sobre o investimento problemáticos;
  • As organizações não precisam investir em ativos de estratégia de negócios primários não relacionados, facilitando uma mudança de foco para competências específicas.

Quais as desvantagens do BPO?

Do mesmo modo, existem desvantagens com a adoção do BPO nas empresas.

No entanto, é preciso manter a atenção ao ponto de que estas desvantagens podem ser gerenciadas com uma boa pesquisa e planejamento antes do início das atividades.

Baixa qualidade dos serviços

A contratação de operações BPO funciona do mesmo modo que outros serviços. Assim, algumas empresas BPO podem apresentar um serviço de baixa qualidade na prática.

Por isso, antes de decidir sobre qualquer contratação, é preciso realizar uma pesquisa sobre as referências e resultados da empresa, bem como definir de forma clara quais são os resultados a serem alcançados com o serviço.

Integração de processos

Em alguns casos, quando a sua empresa não tem os processos bem definidos, existe a possibilidade de que falhas na integração acabem surgindo. Além disso, ao contratar mais de uma empresa de BPO, mas para operações diferentes, este mesmo problema também pode acontecer.

Neste caso, é preciso manter um acompanhamento próximo e realizar os ajustes necessários para que os erros e gargalos do processo sejam tratados.

Alinhamento de objetivos

Outro ponto está na falta de alinhamento.

Se você contratar uma empresa BPO sem definir o quer com o serviço e quais os requisitos e objetivos, é bastante provável que os resultados sejam negativos. Por isso, é preciso deixar, desde o início da contratação, todos os pontos bem amarrados para evitar a falta de alinhamento.

Investir em BPO é uma das estratégias das empresas que buscam aumentar a captação de projetos sem gerar grandes impactos na equipe interna. Assim, é possível desenvolver várias atividades de forma paralela e garantir o foco na qualidade dos processos e entregas.

Mas para isso, é preciso alinhar essa estratégia com as diversas etapas e elementos na gestão financeira. E se você quiser saber mais sobre isso, confira o nosso ebook!

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