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A legislação trabalhista brasileira está cada vez mais orientada à formalização, rastreabilidade e comprovação de acordos, especialmente em temas ligados à jornada de trabalho, escalas, domingos e feriados.
E contar apenas com controles informais, documentos dispersos ou acordos verbais deixou de ser uma opção segura. É justamente nesse contexto que o Gestão de Documentos da Oitchau ganha relevância!
A funcionalidade foi desenvolvida para apoiar RH e Departamento Pessoal na formalização de acordos trabalhistas de forma estruturada, com registro de aceite, histórico completo e fácil acesso às informações quando mais importa: em auditorias, fiscalizações e ações trabalhistas.
O que é o Gestão de Documentos da Oitchau?
O Gestão de Documentos da Oitchau é a funcionalidade que permite criar, enviar, formalizar e armazenar documentos trabalhistas diretamente na plataforma, com registro de aceite e rastreabilidade completa.
Ele foi desenvolvido para apoiar RH e DP na formalização de acordos relacionados à jornada de trabalho, garantindo organização, segurança jurídica e fácil acesso às informações sempre que necessário.
Assim, o recurso centraliza documentos que antes ficavam dispersos em e-mails, pastas ou planilhas, criando um histórico confiável e auditável da relação entre empresa e colaborador, alinhado às exigências da legislação trabalhista.
Para que serve o Gestão de Documentos dentro da operação de RH e DP?
O Gestão de Documentos serve para formalizar acordos trabalhistas de maneira padronizada, auditável e integrada à rotina de RH e Departamento Pessoal.
Na prática, ele apoia a empresa em situações que exigem comprovação legal e histórico de aceite, especialmente em temas ligados à jornada de trabalho.
Entre os principais usos, estão:
- Formalização de acordos individuais;
- Registro de termos relacionados à jornada e banco de horas;
- Organização documental para auditorias e fiscalizações.
Como o Gestão de Documentos se torna estratégico no cenário da legislação trabalhista em 2026?
Em 2026, o Gestão de Documentos passa a ter um papel ainda mais crítico porque o ambiente trabalhista estará mais regulado, fiscalizado e dependente de comprovação documental, especialmente em temas ligados à jornada, escalas, domingos e feriados.
A principal mudança estrutural vem da Portaria MTE nº 3.665/2023, que redefine as regras para o trabalho aos domingos e feriados, exigindo previsão em convenção ou acordo coletivo para diversos setores do comércio.
Com essa portaria plenamente vigente em 2026, a informalidade deixa de ser uma opção operacional.
Qual é o impacto direto das regras de domingos e feriados?
Com a Portaria nº 3.665/2023, o trabalho nesses dias:
- Depende de autorização via instrumento coletivo;
- Exige clareza sobre escalas, compensações e folgas;
- Amplia o foco da fiscalização sobre jornadas irregulares.
Isso torna essencial manter termos, acordos e registros facilmente acessíveis e rastreáveis, algo que o Gestão de Documentos viabiliza de forma estruturada.
Como o Gestão de Documentos funciona na prática?
O funcionamento do Gestão de Documentos é simples, digital e integrado à plataforma Oitchau.
O fluxo acontece do início ao fim sem uso de papel ou controles paralelos.
Criação de modelos de documentos trabalhistas
O RH cria modelos padronizados de documentos diretamente na plataforma.
Assim, esses modelos garantem consistência jurídica e podem ser reutilizados sempre que necessário, reduzindo erros e retrabalho.
Personalização automática com dados do colaborador
Os documentos são automaticamente preenchidos com dados cadastrais do colaborador.
Isso inclui, por exemplo:
- Nome do colaborador;
- Matrícula do colaborador;
- Nome da empresa;
- CNPJ da empresa.
A personalização automática reduz falhas manuais e aumenta a confiabilidade das informações.
Envio digital de documentos para colaboradores
Os documentos podem ser enviados individualmente ou em massa, direto pela plataforma.
O colaborador recebe o termo para ciência e aceite em ambiente digital, sem depender de e-mail, impressão ou assinatura física.
Assinatura, registro e histórico de aceite
Cada ação fica registrada automaticamente no sistema.
O histórico inclui:
- Data de envio;
- Confirmação de recebimento;
- Registro de aceite;
- Data e horário da assinatura.
Esse registro garante rastreabilidade completa, essencial em auditorias e fiscalizações.
Armazenamento centralizado e rastreável
Todos os documentos ficam armazenados em um único ambiente digital.
Isso facilita consultas futuras, organização do histórico trabalhista e apresentação de documentos em auditorias internas ou externas.
Quais documentos podem ser gerenciados com o Gestão de Documentos?
O Gestão de Documentos da Oitchau permite centralizar e formalizar os principais documentos trabalhistas relacionados à jornada de trabalho e à relação empregatícia, garantindo organização, rastreabilidade e segurança jurídica.
Assim, os principais documentos são:
- Termos de compensação de jornada;
- Termos de banco de horas;
- Acordos individuais de trabalho;
- Documentos para jornadas especiais;
- Documentos para escalas e turnos;
- Termos operacionais vinculados à jornada.
Como o Gestão de Documentos ajuda a reduzir riscos jurídicos?
O Gestão de Documentos da Oitchau reduz riscos jurídicos ao garantir que acordos trabalhistas sejam formalizados, rastreáveis e armazenados de forma adequada, conforme exigido pela legislação.
A seguir, veja como isso acontece.
Formalização correta de acordos exigidos por lei
Diversos ajustes na relação de trabalho só têm validade jurídica quando formalizados por escrito.
É o caso, por exemplo, do banco de horas e da compensação de jornada, previstos no artigo 59 da CLT.
O Gestão de Documentos permite criar e aplicar modelos padronizados para esses acordos, reduzindo o risco de nulidade por ausência ou falha na formalização.
Comprovação de ciência e aceite do colaborador
Em disputas trabalhistas, não basta apresentar o documento.
É necessário comprovar que o colaborador teve ciência e concordou com o conteúdo.
Com o Gestão de Documentos, cada aceite fica registrado com:
- Identificação do colaborador;
- Data e horário do aceite;
- Versão do documento assinado.
Esse histórico fortalece a defesa da empresa e reduz alegações de desconhecimento ou vício de consentimento.
Padronização que reduz interpretações ambíguas
Documentos redigidos de forma diferente para situações semelhantes aumentam o risco de interpretações divergentes.
Ao utilizar modelos únicos, o Gestão de Documentos reduz:
- Cláusulas contraditórias;
- Lacunas contratuais;
- Divergências entre áreas ou unidades.
Organização e acesso rápido em fiscalizações
Em fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego, a empresa pode ser solicitada a apresentar documentos de forma imediata.
Ter os documentos organizados, centralizados e rastreáveis reduz o risco de autuações por ausência ou apresentação incompleta de informações.
Redução de passivos trabalhistas relacionados à jornada
Dados do Tribunal Superior do Trabalho indicam que conflitos relacionados à jornada de trabalho estão entre os temas mais recorrentes nas ações trabalhistas.
Ao formalizar corretamente acordos de jornada, o Gestão de Documentos ajuda a prevenir:
- Questionamentos sobre banco de horas;
- Discussões sobre compensação de jornada;
- Alegações de jornada irregular.
Apoio ao compliance e à governança trabalhista
Além da defesa jurídica, o Gestão de Documentos fortalece práticas de compliance.
Ele cria um histórico confiável, auditável e alinhado a boas práticas de governança, facilitando auditorias internas e externas.
Agende uma demonstração!
Quer entender como o Gestão de Documentos da Oitchau funciona na prática e como ele pode apoiar a formalização de acordos trabalhistas com mais segurança e rastreabilidade?
Agende uma demonstração e veja como centralizar documentos, registrar aceites e fortalecer o compliance trabalhista, tudo integrado à gestão de jornada e escalas da sua operação.
