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Sistemas de folha de pagamento: por que eles são importantes?

Os sistemas de folha de pagamento são fundamentais na rotina das empresas hoje, principalmente quando se trata de uma gestão eficiente de pessoas.

Isto se dá porque, nos dias atuais, é inimaginável correr o risco em uma situação na qual uma empresa séria faça sua folha de pagamento — isto é, um dos seus controles mais importantes, que retrata todos seus registros financeiros sobre os trabalhadores como salários, descontos e bonificações —  de maneira completamente manual. E, neste contexto, se o fizer, com todos os detalhes a serem levados em consideração, a chance de erros e, consequentemente, prejuízos financeiros, é enorme. 

Tendo isso em mente, elaboramos este artigo, que vai mostrar quais são os melhores sistemas para que você possa elaborar a sua folha de forma eficaz. Acompanhe!

Ponto Eletrônico

O que é folha de pagamento?

A folha é um documento que faz a discriminação dos registros feitos todos os meses referentes a atividade exercida por cada profissional em uma empresa. Em linhas mais simples, ele retrata todas as informações relacionadas ao colaborador, como faltas e dias trabalhados, os descontos que são realizados no salário, horas extras, entre outros dados.

Por exemplo, é por meio da folha de pagamento que o trabalhador pode controlar o valor bruto de seu salário e quanto receberá após os descontos. No documento constam informações básicas como nome do colaborador, cargo exercido, valores da remuneração e valores que eventualmente podem (ou não) fazer parte dela, como ajudas de custos e descontos legais.

De acordo com o decreto de lei 3.048/99, toda empresa tem a obrigação mensal de elaborar a folha de pagamento para os seus empregados. Além disso, esse controle também tem o poder de auxiliar o planejamento financeiro e a gestão de RH na empresa, afinal ele tem validade contábil e fiscal.

Outro ponto importante é que a folha de pagamento representa, para o governo, uma comprovação de que a corporação está em dia com as suas obrigações trabalhistas, por meio do pagamento regular dos encargos aos trabalhadores. 

Ainda em relação ao documento, é comum que a sua emissão seja de responsabilidade da área de departamento pessoal ou administrativo da empresa. No entanto, existe a obrigação de lançar esses dados no relatório contábil da organização para prestação de contas das movimentações financeiras realizadas.

E é pelos motivos apresentados acima que qualquer erro na elaboração da folha pode causar uma série de problemas para o negócio. Daí a importância dos sistemas de folha de pagamento. Vejamos a seguir.

Por que aderir a sistemas de folha de pagamento?

Ao adotar um sistema para elaborar a sua folha mensal, a empresa consegue integrar todos os setores que precisam ter acesso à informações diversas —  úteis ao financeiro, à contabilidade e ao RH, por exemplo. Dessa forma, as áreas conseguem realizar suas tarefas sem dificuldades, de maneira completamente automatizada. Além disso, com esse processo, os cálculos de pagamento de descontos são feitos corretamente.

Confira abaixo outros benefícios:

Segurança para a empresa e para os trabalhadores

Erros na folha ou perda de dados podem gerar processos trabalhistas para o empregador. Aliás, essa é a situação que mais costuma causar prejuízos, tanto financeiros quanto para a reputação da empresa.

Implementar um bom sistema de folha vai simplificar as atividades do dia a dia e proteger os colaboradores (e a corporação) de possíveis falhas.

Menos burocracia nos processos internos

Os sistemas de folha de pagamento garantem a integração de processos internos, como citamos mais acima. Isso ajuda principalmente se a empresa tem áreas que são interdependentes entre si. Neste contexto, ter o acesso agilizado aos dados dos colaboradores é essencial para otimizar o trabalho dos setores financeiro, contábil e de gestão de pessoas ao mesmo tempo.

Outra vantagem é o aumento natural da colaboração dentro da empresa, o que gera uma série de benefícios para o negócio como um todo.

Facilidade no cumprimento de obrigações fiscais

Os contadores do empregador precisam ter acesso às folhas de pagamento para elaborar relatórios para o Fisco. Entretanto, muitas vezes, eles podem ter dificuldades para cumprir os prazos dos órgãos do governo devido à demora no envio desses documentos pelos outros setores da empresa.

A integração desse documento com o setor financeiro (ou a contabilidade) facilita todo o processo, uma vez que o time pode atuar junto com a equipe de departamento pessoal na hora de elaborar as documentações referentes aos colaboradores. Dessa forma, a empresa evita a perda de prazos, gerando outros problemas futuros.

sistemas de folha de pagamento

Como melhorar a gestão de folha de pagamento na minha empresa?

1. Estar a par de  recursos tecnológicos seguros

A tecnologia oferece ferramentas para otimizar o processo de gestão, facilitando as rotinas dos profissionais responsáveis pelo fechamento das folhas e diminuindo a incidência de erros. 

Dentre os recursos disponíveis no mercado, é possível ter funcionalidades como o envio automático de informações ao contador. Na prática, o colaborador faz a marcação do ponto e os dados sobem para uma plataforma, que se comunica com outros sistemas, otimizando muitas horas de trabalho do RH.

Esses mecanismos evitam que o departamento pessoal perca prazos, além de reduzir as chances de erro nos cálculos. Ou seja, tudo funciona de forma sincronizada, o que possibilita que o profissional tenha mais tempo disponível para focar em projetos estratégicos para a empresa. A parte mais burocrática fica por conta da tecnologia.

2. Escolha a ferramenta correta para o controle de ponto

É fundamental ressaltar que a folha de pagamento é baseada quase que exclusivamente no registro de jornada do colaborador. Sem que o contrato seja cumprido por meio das suas horas de trabalho, não há como ele ser remunerado por isso. 

Em adição a isso, o uso de um sistema de controle de ponto também é determinado por lei: empregadores com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, manter essas informações documentadas. Portanto, certifique-se de que está utilizando uma ferramenta eficiente para essa função.

Para tanto, o mercado já disponibiliza aplicativos modernos como o Oitchau: por meio da plataforma, os gestores podem acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real. Os riscos de fraudes no pontos e eventuais erros são eliminados, o que garante informações altamente precisas para a composição da folha de pagamento.

3. Mapeie onde a empresa está com problemas 

Se o recebimento de holerites costuma representar uma época conturbada na área de RH da empresa, pode ser que a gestão da folha esteja sendo feita de forma inadequada.  Está na hora de pensar em aderir a sistemas de folha de pagamento. O volume um tanto quanto inaceitável de dúvidas ou até mesmo excesso de notificações jurídicas sinalizam que há problemas na realização dessa tarefa.

Antes de tudo, é necessário identificar o que está acontecendo:

– Os responsáveis pela função têm  as habilidades adequadas para realizar tal procedimento? 

– O sistema utilizado para este fim está agindo dentro do que se espera ou é ultrapassado? 

Realize uma análise de todos os processos, identifique o que deve ser melhorado e invista nas mudanças necessárias.

4. Conte com o Oitchau!

O aplicativo do Oitchau é a solução para todos os problemas relacionados a folha de pagamento e controle de ponto na sua empresa!

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