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Folha de pagamento

Folha de pagamento: 3 formas de simplificar ao final do mês

A folha de pagamento é parte essencial do trabalho do RH ao mesmo tempo em que é uma obrigação legal que se impõe à empresa. É por isso que ela merece atenção e cuidados para que cumpra com todos os requisitos.

Devido ao inúmero número de informações que esse documento carrega, que dependem de cálculos e dados, atualmente existem ferramentas para facilitar o desenvolvimento dele. Veja algumas das principais a seguir.

Como simplificar a sua folha de pagamento?

É possível simplificar a emissão e o desenvolvimento da folha de pagamento. Para isso existem alguns softwares modernos com capacidade de integração do sistema e concentração de informações.

Isso é muito importante frente ao grande número de fatores que altera uma folha. Aqui está o salário e muitas outras parcelas que podem ser fixas ou variar mensalmente. No primeiro grupo estão os adicionais de insalubridade, vale refeição e outros.

No segundo grupo, de variáveis, estão as horas extras e os descontos por faltas ou atrasos. Isso decorre do fato de que cada mês terá variações de prestação de labor extraordinário.

Folha de pagamento

Tudo isso demanda cálculos e a adição das parcelas na folha de pagamento, sejam elas para descontos ou transferência de valores aos colaboradores. Os cálculos podem ser complexos e estão sob o risco de erro humano.

A boa notícia é que os softwares disponíveis hoje permitem ao RH diminuir seu trabalho com a folha de pagamento. É dessa forma que eles podem calcular automaticamente os dados e migrar informações sem interferência humana.

Nós separamos os 03 principais deles para que você conheça e possa modernizar e automatizar parte das tarefas do RH. Continue lendo e confira em detalhes cada uma das formas disponíveis.

01. Controle de ponto automatizado

A primeira dica que trouxemos para você melhorar o seu processo de desenvolvimento e emissão de folha de pagamento diz respeito ao controle de ponto. Ele é o responsável por apontar descontos ou adições de horas extras ou faltas.

Isso faz com que ele possua uma série de informações cruciais ao pagamento dos colaboradores. Sua influência é direta sobre a folha e por isso ele deve ser escolhido de forma a facilitar o fechamento.

Para isso existem controles de ponto modernos, com Inteligência artificial e aprendizado de máquina como é o da Oitchau. E como ele ajuda na folha de pagamento? Isso ocorre de inúmeras maneiras.

A primeira delas é o fato de que ele reconhece em tempo real todas as marcações de horário e imediatamente as disponibiliza no sistema. Ao fazê-lo realiza o cálculo e atualização de jornada, número de horas extras, faltas, atrasos e uso de banco de horas.

Note que isso é bastante complexo e diferentemente do relógio de ponto eletrônico e comum, que só permite que haja a análise das horas ao final do mês, aqui é possível a qualquer hora analisar os registros e o número de horas extras até o momento.

Outro fator importante desse sistema é que ele possui a capacidade de se integrar aos sistemas de emissão de folha de pagamento. Você não precisa migrar manualmente as informações de um programa para outro, eis que isso ocorre automaticamente.

O sistema é capaz de reconhecer diferentes jornadas, escalas e salários, criando um perfil específico para cada um dos colaboradores. A partir disso ele consegue personalizar os cálculos e o direcionamento dos dados de jornada.

A soma de tudo isso faz com que o controle de ponto moderno e inteligente seja indispensável para qualquer empresa. É ele que permite o melhor aproveitamento do tempo e esforços da sua equipe de RH.

02. Controle de ponto com assinatura eletrônica

A nossa segunda dica para ajudar você a otimizar a emissão de folha de pagamento também diz respeito ao controle de jornada. Ele, conforme apontamos anteriormente, é indispensável para a quitação das remunerações ao final do mês.

O cartão necessita de validação, do reconhecimento do colaborador dos horários que anotou. Isso pode ser algo burocrático e cansativo, uma verdadeira perda de tempo, eis que seria necessário passar em todos os setores recolhendo assinaturas.

Isso não ocorre quando há adoção de um controle de ponto com assinatura eletrônica. Essa assinatura é dada dentro de um aplicativo ou programa que tem acesso de diversas maneiras, como pelo tablet, computador ou celular.

Ao dar a assinatura eletrônica o colaborador garante em poucos segundos a validação de dados e facilita o dia a dia do RH. É por isso que você deve considerar usar um controle de ponto que conte com esse tipo de tecnologia.

Novamente o controle de ponto eletrônico da Oitchau se mostra perfeito para esse caso. Ele conta com toda a tecnologia para calcular e registrar os horários imediatamente ao mesmo tempo em que tem assinatura eletrônica.

Isso permite que você tenha em mãos diversas possibilidades e serviços que estão em um só local.

03. Sistema de folha de pagamento

A terceira dica para simplificar a folha ao final do mês diz respeito ao sistema da própria folha. A sua empresa provavelmente usa algum tipo de software para auxiliar na emissão de documento, cabendo saber se ele é o melhor.

Um bom sistema de folha deve ter a capacidade de se integrar a outros sistemas e de colher os dados automaticamente. Um bom exemplo é a importação de dados de cartão de ponto e o número de horas extras, atrasos e faltas.

Outra questão interessante diz respeito à análise de necessidades fiscais e tributárias que a empresa tenha o dever de cumprir. Um bom sistema de pagamento é capaz de auxiliar no cumprimento legal e no cálculo de recolhimentos.

Dica extra: Tenha dados em nuvem

Nossa última dica para que você otimize a emissão dos documentos de pagamento da sua empresa é ter todas as informações em nuvem. Isso mesmo, é preciso ter uma cópia de segurança dos dados em locais de fácil acesso para todos.

controle de ponto oitchau

Manter os dados e folhas antigas em nuvem é uma ótima maneira de se resguardar em ações trabalhistas e manter as informações pelo prazo que a lei estipula. Não deixe de manter essas informações sempre seguras e em um sistema moderno.

Com essas dicas você simplifica o seu processo de emissão e controle das folhas de pagamento, mantendo a sua empresa em dia com as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.


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