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e-Social: quais são os riscos de não se adequar?

Dentre as várias obrigações que recaem sobre os empregadores está a concessão de informações sobre questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas, elas devem ser prestadas perante o e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Esse sistema foi desenvolvido para facilitar a concessão de documentos e dados e torná-los menos burocráticos e demorados, de forma que é acessado pela internet. O desrespeito aos deveres de prestar informações nele gera multas e outros tipos de penalidades às empresas.

É essencial que os gestores e principalmente os responsáveis pela gestão de documentos sobre os empregados (departamento de RH) tenha conhecimento sobre as obrigações e observe as datas dos prazos e outros detalhes importantes.

Continue lendo para conferir quais são as obrigações sobre o Sistema de Escrituração Digital e quais são os riscos que se assumem quando a empresa não se adéqua a ele.

e-Social: Decreto 8373/2014

Esse sistema foi criado por meio da publicação de um Decreto Legal que indica a finalidade da ferramenta e quais as informações que devem ser concedidas a ela pelos empregadores.

Confira as previsões:

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, alínea “a”, da Constituição, DECRETA:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.

Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:

I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;

II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e

III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.

§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos: I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;

II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;

III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e

IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.

§ 3º As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.

§ 4º As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e armazenadas no repositório nacional.

§ 5º A escrituração digital de que trata o inciso I do caput é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.

Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;

III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;

IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e

V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte

Quais são as obrigações dos empregadores em relação ao e-Social?

Confira quais são cada uma das obrigações de informações que o empregador e a empresa devem conceder ao Sistema de Escrituração e qual é a penalidade aplicada para o descumprimento delas.

Alterações de dados cadastrais e contratuais

Ocorridos durante o contrato de trabalho do empregado devem ser comunicados ao sistema sob a pena de pagamento de multa de valor entre R$ 201.27 e R$ 402.54. Dentre essas informações estão alteração de cargo, de salário, turno e até mesmo de endereço do empregado.

Contratação de empregados deve ser informada para o e-Social

É preciso cuidado com o prazo de informação desse dado que deve ocorrer até um dia antes do início das atividades do novo funcionário. A multa para descumprimento corresponde a R$ 3 mil;

Atestado de saúde ocupacional

Os exames obrigatórios periódicos ou de admissão e demissão devem ser realizados e apresentados no Sistema de Escrituração. Quando essa regra for ignorada o empregador se arrisca à condenação em multa de R$ 402 a R$ 4.025;

Afastamento temporário

sempre que o trabalhador for afastado de forma temporária, independentemente do motivo, isso deve ser informado ao portal de informações empregatícias.

Aqui estão inclusos os afastamentos por atestado médico, auxílio-doença, auxílio por acidente, aposentadoria por invalidez e outros. A multa para descumprimento é de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;

Folha de pagamento

é preciso que a empresa se adéque ao e-Social para que se torne capaz de emitir a folha de pagamento ou holerite nos moldes exigidos pelo site. Caso eles não sejam observados o empregador se submete à multa pecuniária a partir de R$ 1.812,17;

Acidente de trabalho

outra informação que não pode deixar de ser concedida ao Sistema de Escrituração é a relacionada à ocorrência de acidentes de trabalho. O prazo dado às empresas é de 01 dia contado a partir da ocorrência.

Caso o episódio tenha causado a morte de trabalhador esse prazo inexiste e a comunicação deve ser imediata. A multa para o descumprimento dessa obrigação varia de acordo com o salário de contribuição do funcionário envolvido no acidente;

Depósito do FGTS

o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é uma parcela que deve ser recolhida mensalmente em favor do empregado na proporção de 8% do seu salário.

Seu recolhimento deve ser feito pelo portal de escrituração e sua multa pode chegar a R$ 106,41 por empregado para empregadores que não fizeram ou informaram o depósito no e-Social;

Pagamento de férias

quando feito após o limite de até 02 dias antes do início do período o empregador se sujeitará à mesma multa referente ao FGTS.

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