PMO

PMO: o que é? E por que você deve implementar?

PMO é algo essencial em pleno século XXI para quem quer conquistar sucesso em seus projetos. Ele se apresenta para ajudar na gestão de projeto e garantir que ele se desenvolva de acordo com o esperado.

Essa sigla se refere a uma organização, dentro da própria empresa, que se volta especificamente ao cuidado com os projetos que ocorrem simultaneamente. Abaixo, conheça mais sobre ele e veja a sua importância!

O que é PMO?

PMO

O PMO corresponde à expressão, em inglês, “Project Management Office”. Em português significa escritório de projetos, que corresponde a um setor específico criado dentro da empresa.

Nesse caso, há a escolha de colaboradores que irão compor uma equipe que se volta especialmente para a análise dos projetos e para prestar auxílio no gerenciamento de projetos.

Isso é importante pelo fato de que uma empresa geralmente não desenvolve um projeto por vez. São inúmeros projetos que podem estar em desenvolvimento ao mesmo tempo. Caso não haja cuidado, eles podem criar obstáculos uns aos outros.  

Segundo Sérgio Kolachinski, especialista em gestão de projetos,

“O PMO (Project Management Office) não é um conceito novo, embora sua aplicação prática venha acontecendo com força apenas de dez anos para cá. No Brasil, chamamos de Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos. Na prática, é a área responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam realizados com sucesso”.

Por corresponder a um setor que se volta a todos os projetos, ele consegue integrar os setores. Ele tem uma visão geral de todos os projetos que estão em desenvolvimento, sejam eles externos ou internos.

PMO x Gerente de projetos

Muitos confundem o escritório de projetos com o gerente de projetos. O primeiro está acima do segundo.

Explica-se: o gerente de projetos se volta a um ou a poucos projetos de cada vez. Já o PMO visualiza todos os projetos de uma forma geral e ajuda o gestor. Nesse caso, ele vê o que cada projeto precisa e quando podem se chocar.

Por que implementar o PMO (Project Management Office) na sua empresa?

PMO

Veja, abaixo, os motivos pelos quais você deve adotar na sua empresa, o quando antes, o conceito de escritório de projetos.

Melhor organização

Ao implementar o PMO na sua empresa ela conseguirá atingir maior organização no desenvolvimento dos projetos. Considere que todos os produtos cujos projetos estão em curso precisarão em algum momento da equipe de marketing.

Ao ter o PMO na sua empresa, ele será capaz de ajudar na organização desses projetos de forma que eles não se acumulem perante a equipe de marketing, ou qualquer outra equipe.

O trabalho do escritório de projetos também pode perceber falhas de escopo do projeto que passaram em branco anteriormente. Tudo isso é essencial para a organização empresarial, das equipes e dos próprios projetos.

Evite choques de projetos

No exemplo que citamos acima já dá para ter noção de como um projeto pode se chocar em outro. E isso não se dá apenas em relação ao uso das equipes. Se apresenta também quando estamos nos referindo ao uso de recursos.

Considere que mais de um projeto necessite de uma máquina que possui unidades limitadas na sua empresa. Isso já demonstra como os projetos podem se chocar de inúmeras formas.

Ao utilizar o escritório de projetos dentro da sua corporação, esse tipo de situação é evitada. A maior organização, por si só, já atua em favor da determinação das fases de cada um de forma que não se choquem.

Maior controle financeiro

O uso do conceito de Project Management Office ajuda a sua empresa a ter maior controle financeiro quanto aos gastos necessários em cada projeto. Muitas vezes um projeto necessita comprar um software que também teria aplicação em outros projetos.

Isso ajuda a destinar de melhor forma os recursos financeiros da empresa, evitar repetição de gastos, dentre outras coisas.

Evite sobrecarregar os gerentes de projetos

O escritório de projetos é ideal para que o seu gerente de projetos não fique sobrecarregado. Note que cada projeto possui inúmeros pontos importantes. Eles incluem os orçamentos, cronogramas, várias fases e dentro delas atividades diversas.

O gerente de projetos pode ficar sobrecarregado ao ter que dar atenção a todos esses pontos de forma independente. Isso piora quando ele tem em mãos a responsabilidade por mais de um projeto.

O escritório de projetos evita que isso ocorra. E esse fator já auxilia a evitar erros e falhas nos projetos, que ganham reforço na atenção que recebem.

Aprimore seus projetos

Ao usar esse escritório na gestão dos projetos, é possível aprimorá-los. O PMO fica de olho nas atividades que são recorrentes e em como padronizá-las. Ele também é capaz de reconhecer erros comuns e como evitá-los.

Conquiste produtos de maior qualidade

Tudo isso que vimos até agora aponta para o resultado que corresponde ao aumento de qualidade do resultado do projeto e dos produtos que você cria, sejam eles para uso interno ou externo.

Aumente a eficiência dos projetos e dos colaboradores

A melhoria na gestão reflete no aumento da eficiência dos projetos, eis que os colaboradores encontram outras bases de apoio.

Do que o PMO necessita para ser efetivo e melhorar os projetos?

De acordo com Sérgio Kolachinski, o escritório de projetos auxilia a empresa na melhoria das entregas finais, na qualidade delas e no gerenciamento. Isso exige cuidado com o desenvolvimento e a gestão do projeto.

Dentre os cuidados essenciais estão o cronograma, as atividades e responsabilidades, veja:

“O PMO vai garantir o funcionamento mais efetivo dessa entrega, para isso, vai gerenciar os projetos com grande foco no estabelecimento de controles. É preciso uma metodologia que defina escopo e responsabilidades, além de um cronograma assertivo, com revisões e controle de mudanças, auditoria e suporte em geral. Estes são os elementos para um controle e uma entrega eficaz”.

Outra questão que o especialista destaca se refere à necessidade de comunicação, que está completamente atrelada ao sucesso da gestão do projeto, já que o sucesso de projeto pode ter como chave a comunicação entre a equipe e os envolvidos.

Por isso, que é importante ter um PMO na sua empresa, realizando a gestão adequada dos projetos e dos prazos!


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