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A folha de pagamento em nuvem conta com uma tecnologia que se mostrou muito importante durante a pandemia, mesmo com sua aplicação não sendo exclusiva dessa época e sequer originada por ela!
É por isso que é importante que as empresas conheçam esse tipo de tecnologia que auxiliou tantas organizações durante a pandemia e que continuará sendo aplicado após o controle dela.
O que é a folha de pagamento nuvem?
Esse tipo de folha é aplicado por empresas para centralizar informações sobre o empregado em locais seguros e que não dependem de sistemas físicos da empresa para seu funcionamento.
Como outros sistemas de nuvem, as informações ficam salvas na internet sem necessidade de acesso específico por uma máquina ou computador determinados e individualizados.
Basta que exista uma senha e login e que o empregado seja registrado pela empresa dentro desse sistema.
A sua aplicação se dá pela possibilidade de concessão de dados sobre o contrato de trabalho a partir de qualquer lugar.
Basta que haja conexão com a internet. No caso do desenvolvimento do holerite referente à jornada de trabalho do colaborador, a via física é substituída pelas informações que existem ali no sistema e que são resguardadas de manipulação.
Esse ponto é crucial para os tempos de pandemia em que empregados prestam serviços de suas casas, uma tendência que deve ter continuidade no pós-pandemia.
Ele apresenta várias vantagens que vão desde a diminuição de gastos até a possibilidade de negociação, esclarecimentos e concessão de documentos entre empregado e gestor dentro d uma área do colaborador criada dentro da nuvem.
Continue lendo e veja quais são as vantagens desse tipo de sistema de folha de pagamento.
Disponibilidade de dados e concentração de informações
Quando se trabalha com dados que são gravados em sistemas diversos as atividades podem se tornar muito mais complicadas. Isso se deve à necessidade de busca de informações em mais de um lugar, o que resulta em perda de tempo e burocracia desnecessária.
Com o uso de uma folha de pagamento virtual em nuvem esses problemas são afastados e os profissionais do RH realizam suas atividades com maior facilidade, eis que possuem os dados gravados em um só lugar.
A nuvem se destaca perante outros sistemas por poder ser acessada de qualquer lugar com prévia autorização.
Isso permite que haja o desenvolvimento dos documentos mesmo na pandemia sem necessidade de que os empregados do RH e demais colaboradores de se deslocar até a sede empresarial.
Praticidade na atualização e instalação
Não há custos de instalação na contratação de documento de pagamento por nuvem. O sistema é acessado online, sem programa específico e quem se responsabiliza pela manutenção dele de forma correta é a empresa que o concede.
Isso diminui gastos da empresa com pessoal e sistemas de TI e terceiriza a responsabilidade em manutenção correta dos sistemas.
Segurança
A segurança de um sistema de nuvem é latente. Os acessos somente podem ser feitos com prévia autorização e senha cadastrada que se utiliza de tecnologia de criptografia para evitar fraudes.
Outro ponto importante é que mesmo em casos de queda de luz ou outros problemas comuns esse sistema não é afetado, muito menos as informações nele resguardadas.
Cabe destaque o fato de que há a atualização constante desses sistemas, o que novamente ressalta a importância deles.
Sistema de folha de pagamento nuvem é compatível com a lei?
Sim. Ele é plenamente compatível com a legislação trabalhista brasileira e por isso pode ser utilizado pelas empresas sem qualquer tipo de preocupação.
O Decreto 3048/1999 prevê a obrigatoriedade da folha de pagamento:
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Outro ponto interessante é que o próprio eSocial não deixa de ser um documento de pagamento virtual. Isso ressalta novamente a possibilidade de aplicação do sistema de nuvem para holerite. Veja o Decreto 3048/2014:
Art. 1º Fica instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.
Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:
I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.
§ 3º As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
§ 4º As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e armazenadas no repositório nacional.
§ 5º A escrituração digital de que trata o inciso I do caput é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:
I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.
