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Controle de ponto: Dicas valiosas que o gestor precisa saber

Controle de ponto é uma obrigação de todas as empresas que tenham 20 ou mais funcionários registrados como seus empregados formais. A tarefa que parece fácil muitas vezes traz algumas nuances e detalhes que se não observados podem causar muitos prejuízos à organização.

Pensando nisso separamos especialmente para você algumas dicas essenciais que todo gestor deve saber sobre o controle da jornada de seus empregados para torná-la efetiva e melhorar mais a produtividade da empresa e o engajamento dos empregados. Continue lendo e confira quais são elas.

Cuidados indispensáveis com o controle de ponto da jornada dos empregados

As falhas relacionadas à gestão da jornada dos colaboradores de uma empresa geralmente estão escondidas em alguns detalhes que podem parecer triviais e que em verdade são cruciais para o bom funcionamento do controle de ponto e da própria organização empresarial.

Confira agora mesmo algumas dicas que podem tornar essa gestão efetiva e produtiva.

Atenção à legislação

É indispensável que o gestor tenha conhecimento da legislação sobre o controle de jornada de trabalho dos seus empregados. Essas regras estão contidas na CLT e se referem à jornada contratual, à forma de extrapolação e como deve ser feito o pagamento das horas extras e a eventual compensação delas.

Outros pontos que não podem passar batidos se referem aos minutos que não são considerados como jornada (até 10 por dia). Veja abaixo as principais regras:

Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.

§ 1o Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.

§ 2º  O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador.

(…)

Art. 59.  A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

§ 1o  A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.     

§ 2o  Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias.

(…)

§ 5º  O banco de horas de que trata o § 2o deste artigo poderá ser pactuado por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra no período máximo de seis meses.                   

§ 6o  É lícito o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês.

Outras regras se referem à dispensa de controle de jornada. É indicado que o empregador sempre opte pelo registro e acompanhamento, o que lhe dá maior segurança jurídica e evita prejuízos futuros.

É indicado que a empresa busque um sistema de controle de ponto que seja atualizado conforme as alterações legislativas de jornada. O oferecido pela Oitchau está sempre atento às mudanças de leis e garante que a empresa ou empregador sempre estejam de acordo com essas normas.

Utilize a tecnologia a seu favor e adote um sistema digital de ponto

Existem diversos tipos de controles de jornada que podem ser adotados. O mais efetivo, sem sombra de dúvida, corresponde ao digital. Isso decorre do fato de que o relógio eletrônico de ponto (REP) tradicional não permite o acompanhamento em tempo real da jornada, o uso das informações.

Ele exige que os empregados do RH desenvolvam documentos ao final do mês, o que pode ser evitado pelo sistema digital que pode automaticamente criar a folha de pagamento e o holerite.

Esses sistemas são muito mais seguros e permitem o controle real da jornada e dispensam problemas comuns ao REP. Dentre as principais vantagens desse tipo de sistema estão:

  • Uso do sistema por empregados que estejam viajando a trabalho ou prestem serviços me home Office pelo uso de sistemas como aplicativos que podem ser instalados no tablet, computador ou celular do colaborador. O registro na própria empresa, na entrada, continua ocorrendo sem percalços;
  • Acompanhamento das jornadas em tempo real com contabilização dia a dia das horas extras, horas de compensação, atrasos e outras informações que influenciam em diversos setores da empresa, especialmente no financeiro e de recursos humanos;
  • Agilidade de desburocratização com o desenvolvimento automático de documentos e o uso inteligente da tecnologia para destinar os empregados do RH para atividades que realmente demandem sua atenção;
  • Identificação de comportamentos de dissídio e falta de assiduidade com a possibilidade de rápida orientação para conserto da postura dos empregados.

Todas essas facilidades e muitas outras são oferecidas pelo sistema digital de controle de ponto oferecido pela Oitchau.

Acompanhe o banco de horas e as regras sobre ele

O banco de horas ou acordo de compensação deve ser acompanhado junto às normas que o estabeleceram. Elas podem decorrer de acordo individual ou coletivo (com participação do sindicato).

A forma de determinação do acordo de compensação influencia no seu prazo. Quando feito de forma individual entre as partes o banco de horas pode ser de até 06 meses; quando o acordo for tácito (não escrito) e individual pode ser de até um mês; quando por convenção coletiva o prazo de compensação corresponde a 01 ano.

É crucial que essas diferenças e nuances sejam devidamente observados sob o risco de determinação judicial de pagamento do adicional das horas que já foram compensadas. É necessário se observar da mesma forma outras regras que podem ter sido estabelecidas como destinar parte das horas ao pagamento como extras e parte à compensação, mensalmente.

Todas essas customizações e alterações de acordo com as regras estabelecidas no acordo de compensação podem ser aplicadas no sistema digital Oitchau que ao mesmo tempo controla a jornada e o banco de horas.

Monitore com periodicidade o controle de ponto e estabeleça uma política interna de horas extras

Com o sistema de ponto digital OiTchau, não deixe de aproveitar a possibilidade de acompanhar em tempo real as jornadas. Isso não precisa ser uma atividade diária, sendo interessante que ocorra semanalmente ou quinzenalmente.

Paralelamente, considere desenvolver junto aos colaboradores e demais gestores um plano interno de horas extras e jornada que possam orientar os empregados sobre quando o labor extraordinário é realmente necessário e evitar gastos desnecessários com o pagamento de horas com adicional.

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