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KPIs em projetos

KPIs em projetos: o que são? Como identificá-los?

Os KPIs em projetos estão dentre as principais ferramentas que se oferecem à gestão deles e facilita em muito a vida do gestor. Isso ocorre porque eles são capazes de dar dados sólidos que podem ajudar na correção de pontos críticos.

E não é só isso. Essas chaves influenciam no resultado do projeto e na tomada de decisões ao longo dele que visem às soluções. Abaixo, aprenda o que são eles e como identificar os principais para os seus projetos.

O que são KPIs de projetos?

KPIs em projetos

KPI é a sigla para “Key Performance Indicators”. A tradução, para português, corresponde a “indicadores-chave de performance”. Como o nome já aponta, eles dão dados que auxiliam na análise da performance e no desenvolvimento do projeto.

Esses indicadores são um tipo de métrica. Enquanto as métricas normalmente medem um longo período que pode corresponder a cada fase ou ao projeto total. Já os KPIs se voltam à análise de desempenho em pontos mais específicos.

Ela se volta aos pontos críticos que podem influenciar no resultado final do projeto. Eles se referem, dentre outros, aos atrasos, à falha na comunicação ou à extrapolação do orçamento inicialmente planejado.

Note que todas essas questões influenciam no projeto e no seu sucesso e elas precisam ser vistas de perto. A gestão de projetos já se volta a isso e ela ganha reforço com os KPIs. Elas obtêm métricas importantes para o gerenciamento.

Como reconhecer KPIs em projetos?

É importante ter em mente que os KPIs são tipos de métricas e que nem todas as métricas são KPIs. O objetivo desses é bastante específico e se volta à obtenção de dados concretos sobe um ponto específico, sendo objetivo.

Os KPIs têm algumas características principais que ajudam na sua identificação, veja quais são:

  • Mensurável: todo KPI é mensurável, ele dará resultados se baseiam em dados e fatores concretos;
  • Atingível: os KPIs devem ser atingíveis, eles não devem pertencer apenas ao mundo ideal e das ideias;
  • Compreensível: o resultado da análise seja compreensível pelos envolvidos na atividade;
  • Temporal: sempre considerará um período específico e jamais fará referência a um projeto total ou tempo ilimitado;
  • Realista: levará em conta dados específicos e realista, indicações aplicações reais, com objetivos.

Tipos de indicadores de projetos

Existem diversos tipos de indicadores e cada um dele se volta uma análise específica e objetiva.

Eles se colocam em vários pontos ao longo do projeto e podem se voltar ao desempenho, ao desvio de esforço ou ao respeito ao orçamento e aos prazos.

Abaixo, veja alguns dos principais desses indicadores e confira como eles podem ajudar a sua empresa e os seus projetos.

  • IDC (Índice de Desempenho de Custo): Esse é o KPI que se volta especificamente para o valor do projeto e para o orçamento. Ele é essencial para evitar que uma fase extrapole a tal ponto o orçamento de modo a deixar o projeto inviável, por impossibilidade de sustentar o custo das próximas fases.
    Para calculá-lo é preciso dividir o Valor de Entregas pelo valor do Custo Planejado. Resultado igual a 1 demonstra respeito ao orçamento, menor significa extrapolação e maior ilustra que houve economia.
  • IDP (Índice de Desempenho de Prazo): Enquanto o IDC analisa o respeito ao orçamento, o IDP se volta ao respeito ao prazo. Isso é importante para que lançamento do produto, apresentação dele aos acionistas e ao público se mantenham conforme calendário. Isso também influencia no custo; quanto mais longo um projeto, mais caro.
    Para calculá-lo divida o Valor Agregado de entregas pelo Valor Planejado de entregas. O resultado igual a um demonstra cumprimento. Novamente, valor menor é o atraso e maior, o adiantamento.
  • Desvio de esforço: Essa é a métrica que busca entender se todos os recursos planejados foram utilizados e se fizeram suficientes. Considere o número de horas trabalhadas pelos colaboradores e eventual excesso de horas extras. Outro ponto que está aqui são as ferramentas, tecnologias e materiais. Isso ajuda a entender se o projeto e a realidade do desenvolvimento dele encontram correspondência.
  • VA (Valor Agregado): outro importante KPIs de projetos, ele se volta ao avanço do projeto. Não necessariamente em relação ao tempo e sim qual a proporção das atividades desse ponto que estão concluídas até o momento.
  • ROI (Retorno Sobre Investimento): para terminar nossa lista de KPIs mais importantes temos o ROI. Ele mede qual é o lucro que se tem considerando-se o custo de uma operação. Ele é o retorno sobre um investimento.
    O cálculo exige que se subtraia, do lucro, o custo.

Como reconhecer os KPIs para seus projetos?

KPIs em projetos

Como vimos acima existem diversos tipos de métricas-chave para seus projetos e isso pode causar confusão ao escolher quais irá aplicar. Separamos para você 03 passos essenciais pra escolher os melhores, confira:

  • Analise os objetivos: você precisa saber o que quer saber nesse momento. Os indicadores são específicos, como os que se voltam ao tempo, ao esforço e ao investimento. Isso significa que você sempre deverá saber quais são os dados que quer analisar e somente então escolher um e aplicá-lo;
  • Considere KPIs de diversas naturezas: use métricas de qualidade e de quantidade, não se concentrando apenas em uma delas. Você precisa entender se o projeto vai de acordo com o orçamento ao mesmo tempo em que deve saber se isso está ocorrendo com a devida qualidade. Isso é imprescindível em qualquer projeto;
  • Use métricas com dados passíveis de armazenamento: os KPIs analisam pontos específicos e objetivos dentro de um projeto, sendo que uma de suas características principais é justamente ser limitado e não ilimitado. Isso não significa que você não possa guardá-los ou usá-los no futuro. Os dados de cada uma das análises ajudam a entender a melhoria ou não do projeto, sua gestão e decisões, com a análise conjunta de diversas informações.

Com esses KPIs de projetos e essas dicas de identificação a sua gestão de projetos ganha um grande reforço. Não deixe de utilizá-los!


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