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Workflow: 5 razões sobre a importância do tema para o seu negócio

Como anda o workflow da sua empresa? Tire suas dúvidas em relação a melhoria e agilidade dos seus processos internos. Aprenda a configurar e colocar medidas eficazes para garantir mais produtividade.

O termo workflow tornou-se uma espécie de “palavra de ordem” na comunidade empresarial. E, embora a maioria dos profissionais consiga entender na teoria a importância de se definir um fluxo de trabalho organizado, na prática pode ser bastante complexo para algumas pessoas criar uma rotina e colocá-la de fato em ação.

O que é workflow, afinal?

A expressão serve para denominar a criação de fluxos de trabalho que podem ajudar a agilizar e automatizar tarefas de negócios repetitivas, minimizando espaço para erros e aumentando a eficiência da empresa de um modo geral.

Isso, por sua vez, melhora drasticamente a produtividade de todos. Pois a partir daí as lideranças, por exemplo, conseguem tomar decisões mais rápidas e inteligentes, e as demais áreas têm o poder de colaborar de maneira mais assertiva.

No entanto, o desenvolvimento de um plano sólido é algo que deve ser levado à sério. Muitas vezes pode ser incrivelmente desafiador, pois exige que toda a empresa enxergue um objetivo maior enquanto presta atenção aos milhares de pequenos detalhes para alcançá-lo.

Para se destacar no mercado, a empresa deve investir na criação de um workflow realista e compatível com suas necessidades. Os benefícios são enormes, vamos citar alguns.

Benefícios do uso de workflow nas organizações

1. Mais informações sobre o estado real dos negócios

Criar um fluxo de trabalho para mapear os processos permite se ter uma visão honesta e confiável do momento da empresa. E mesmo já estando confiante em relação a esse quesito sem implementar o workflow, é válido fazer perguntas. Por exemplo: “É possível saber se todos os setores realmente estão entregando bons resultados?; Se estão, até quanto tempo é possível prever esse nível de entrega?; Há discrepâncias entre um departamento e outro?;” dentre outras.

2. Identificar burocracias com Workflow

Em muitos lugares existem toneladas de tarefas desnecessárias e redundantes que ocorrem diariamente.

Ao ter uma visão sobre como estão todos os processos em aberto, é possível identificar quais são os lugares a serem otimizados para eliminar atividades inúteis e focar no que realmente contribui para os negócios.

3. Melhora a comunicação

O ruído na comunicação, ou até a ausência da mesma, é um problema comum  nas empresas. Infelizmente, esse problema não costuma ser tratado com seriedade, o que impacta negativamente todos os aspectos do negócio.

Há casos nos quais o principal conflito na rotina de trabalho são colaboradores e administração supostamente “discordando”, mesmo que ambos estejam buscando os mesmos objetivos.

O que nos leva a outro grande motivo pelo qual o workflow é importante: ele democratiza a informação por causa da visibilidade dos processos. Isso aumenta o senso de pertencimento e responsabilidade drasticamente. 

Essa melhora pode ser, inclusive, a solução para melhorar o clima interno. Isso reduz a rotatividade de profissionais e torna as operações do dia a dia mais suaves no geral.

4. Workflow fornece melhor atendimento ao cliente

Sem consumidores não há negócios para serem executados. Por isso, é importante encontrar constantemente maneiras de melhorar sua experiência de consumo.

Infelizmente, as solicitações ou reclamações dos clientes podem ser facilmente esquecidas quando se está confiando em sistemas manuais desatualizados. Isso resulta em clientes insatisfeitos que acabarão levando seus negócios para outro lugar. 

5. Melhora a qualidade dos  produtos ou serviços

Ao automatizar esses fluxos de trabalho e processos, também costuma-se reduzir a probabilidade de erro humano. Esse movimento permite que se escolha os profissionais mais adequados para executar as tarefas disponíveis. Afinal, o conjunto de habilidades de cada pessoa torna-se mais evidente quando se existem objetivos devidamente delimitados. 

Como implementar o workflow no seu negócio?

Embora as empresas entendam por que essas medidas são importantes, geralmente elas acabam ficando em segundo plano em suas operações comerciais mais imediatas e urgentes. Isso pode acontecer porque a maioria acha que está operando bem sem um fluxo de trabalho claramente definido.

No entanto, num mercado competitivo, com soluções cada vez mais criativas e tecnológicas, configurar e otimizar seu fluxo pode ser apenas o que diferencia a sua empresa da concorrência.

Separamos mais dicas que podem te ajudar a estabelecer uma estratégia eficaz:

Envolva os seus colaboradores

O fluxo de trabalho em empresas tradicionais, quando indefinido, acaba sendo regido por algumas ferramentas que não se complementam. Muitas delas até são mal dominadas pelos colaboradores e não contemplam a real necessidade da rotina de trabalho. Ou seja, são insuficientes para se manter padrões e permitir seus acompanhamentos.

Para criar um cronograma que funcione todo mundo deve estar envolvido! Comece estabelecendo as tarefas e fazendo a sondagem das ferramentas recomendadas por quem de fato ficará responsável por executá-las.

Promova a integração entre áreas

Em uma empresa mais tradicional, é comum observarmos estruturas que são alicerçadas em hierarquias verticais, se baseando na divisão de tarefas em diferentes departamentos, posições e funções de cada um dos colaboradores.

Na prática, entretanto, sabemos que é impossível cada área funcionar como uma “ilha” —  é necessária uma integração eficiente entre elas. Dessa forma, ninguém precisa “negociar” quem faz o quê com equipes de outros setores. As partes envolvidas agem com mais harmonia, porque todos saberão exatamente o que a empresa espera delas.

Cuidado, porém: a divisão de tarefas entre departamentos não deixará de existir com um workflow bem estruturado, nem perderá sua relevância. Os profissionais terão suas responsabilidades alinhadas de acordo com a conclusão de cada processo e com quais recursos estão disponíveis para todos. Com isso, as habilidades de cada um são somadas às metas que a empresa deseja atingir como um todo.

Estabeleça responsabilidades

Como é decidido o que cada colaborador deve fazer na sua organização?

É possível que a resposta para esta geralmente envolve uma certa falta de eficiência. Sendo assim, desenhar as diretrizes de cada profissional dentro de sua equipe tem papel fundamental na hora de evitar não somente a burocracia, como os custos de tempo e dinheiro gerados pela lentidão em processos inúteis.

Compartilhe o conhecimento adquirido

O compartilhamento de dados necessários pode ser realmente decisivo para o workflow qualquer empresa.

Em modelos menos automatizados, a concentração de informações nas mãos daqueles profissionais em posições mais altas ou que são centralizadores é muito comum. E este é um erro que pode prejudicar a construção e execução de estratégias eficazes.

Ao implementar a automação de dados por meios de plataformas adequadas, há um ganho de transparência nos processos e esse é um dos fatores que passará por grandes mudanças: as informações serão devidamente documentadas e compartilhadas com todos aqueles que precisam delas.

Como a falta de um workflow pode prejudicar o seu negócio?

Atualmente, as empresas estão com uma grande sobrecarga de sistemas que não são integrados e são complicados, com processos que a maioria dos colaboradores desconhecem, gerando dificuldade na execução dos processos operacionais.

De acordo com uma pesquisa publicada pelo IDC, as empresas perdem em média 20% em receita por ano devido à ineficiência de processos e sistemas. E mesmo assim, as empresas não buscam mudar sua metodologia, para soluções que podem gerar resultados melhores.

As consequências de soluções de processos que utilizam uma metodologia inadequada para a realidade da empresa, são metas não alcançadas, objetivos replanejados e inúmeros processos com falhas em sua execução.

Entenda os principais problemas que assolam as empresas devido à processos de negócios desestruturados.

Migração de sistemas

Com o crescimento das inovações tecnológicas, a automação teve um grande salto, e várias empresas adotaram diversos sistemas visando a facilitação do dia-a-dia operacional. Mas para que a migração de um sistema seja realizada de uma forma adequada, é importante que exista um workflow desenhado das atividades que serão desempenhadas.

Para que todos os sistemas e processos sejam integrados corretamente, para que não ocorra nenhum tipo de problema na integração, falha de processos ou processos que estão executando incorretamente.

As empresas normalmente não possuem sistemas centralizadores, o que dificulta bastante em um processo de migração de sistemas.

Sem que tenha sido desenhada uma solução padrão, como uma plataforma SaaS, para a simplificação dos processos, os colaboradores terão retrabalho em suas atividades, já que as informações serão buscadas de mais uma fonte, por falta de centralização de sistemas.

Com o workflow das atividades que são desempenhadas pelos sistemas, é possível identificar uma solução que atenda, simplifique e unifique as bases, para que todo o trabalho seja realizado em uma única plataforma.

Processos ineficientes

Muitas empresas possuem a cultura de processo que são executados de uma forma, não devem ser alterados, precisam ser mantidos com a mesma forma de execução. Por mais que essa execução seja lenta e ineficiente à nível de processos.

Os processos ineficientes ou “gargalos”, como são chamados nas empresas, resultam em falta de adaptação à novas tecnologias. Causando impactos financeiros à médio e longo prazo. Que pode passar desapercebido em muitos cenários.

Uma solução viável para os processos ineficientes é a adaptação com novas tecnologias, e permitir o uso de novas metodologias, para melhoria desses processos. Entenda como uma forma de melhorar a execução e ganhar eficiência naquela atividade.

Duplicidade de processos

Outro cenário que pode ser encontrado em muitas empresas que não possuem um workflow definido de forma adequada é a duplicidade de processos.

A repetição de etapas reduz drasticamente a qualidade na execução do processo, e pode gerar confusão no momento da execução, principalmente se for realizado por áreas diferentes.

Neste caso, além da automatização e centralização de processos, é importante que exista a colaboração entre as áreas, para entender as atividades que são executadas e analisar como as atividades podem ser centralizadas, a partir da definição de um fluxo de processos, eliminando as atividades que não possuem valor relacionado.

Veja também: Indicadores de desempenho para pequenas e médias empresas

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