Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas
workflow

Workflow: 5 razões sobre a importância do tema para o seu negócio

Como anda o workflow da sua empresa? Tire suas dúvidas em relação a melhoria e agilidade dos seus processos internos. Aprenda a configurar e colocar medidas eficazes para garantir mais produtividade.

O termo workflow tornou-se uma espécie de “palavra de ordem” na comunidade empresarial. E, embora a maioria dos profissionais consiga entender na teoria a importância de se definir um fluxo de trabalho organizado, na prática pode ser bastante complexo para algumas pessoas criar uma rotina e colocá-la de fato em ação.

O que é workflow, afinal?

A expressão serve para denominar a criação de fluxos de trabalho que podem ajudar a agilizar e automatizar tarefas de negócios repetitivas, minimizando espaço para erros e aumentando a eficiência da empresa de um modo geral.

Isso, por sua vez, melhora drasticamente a produtividade de todos. Pois a partir daí as lideranças, por exemplo, conseguem tomar decisões mais rápidas e inteligentes, e as demais áreas têm o poder de colaborar de maneira mais assertiva.

No entanto, o desenvolvimento de um plano sólido é algo que deve ser levado à sério. Muitas vezes pode ser incrivelmente desafiador, pois exige que toda a empresa enxergue um objetivo maior enquanto presta atenção aos milhares de pequenos detalhes para alcançá-lo.

Para se destacar no mercado, a empresa deve investir na criação de um workflow realista e compatível com suas necessidades. Os benefícios são enormes, vamos citar alguns:

Mais informações sobre o estado real dos negócios

Criar um fluxo de trabalho para mapear os processos permite se ter uma visão honesta e confiável do momento da empresa. E mesmo já estando confiante em relação a esse quesito sem implementar o workflow, é válido fazer perguntas. Por exemplo: “É possível saber se todos os setores realmente estão entregando bons resultados?; Se estão, até quanto tempo é possível prever esse nível de entrega?; Há discrepâncias entre um departamento e outro?;” dentre outras.

Identificar burocracias com Workflow

Em muitos lugares existem toneladas de tarefas desnecessárias e redundantes que ocorrem diariamente. Ao ter uma visão sobre como estão todos os processos em aberto, é possível identificar quais são os lugares a serem otimizados para eliminar atividades inúteis e focar no que realmente contribui para os negócios.

Ponto Eletrônico

Melhora a comunicação

O ruído na comunicação, ou até a ausência da mesma, é um problema comum  nas empresas. Infelizmente, esse problema não costuma ser tratado com seriedade, o que impacta negativamente todos os aspectos do negócio. Há casos nos quais o principal conflito na rotina de trabalho são colaboradores e administração supostamente “discordando”, mesmo que ambos estejam buscando os mesmos objetivos.

O que nos leva a outro grande motivo pelo qual o workflow é importante: ele democratiza a informação por causa da visibilidade dos processos. Isso aumenta o senso de pertencimento e responsabilidade drasticamente. 

Essa melhora pode ser, inclusive, a solução para melhorar o clima interno. Isso reduz a rotatividade de profissionais e torna as operações do dia a dia mais suaves no geral.

Workflow fornece melhor atendimento ao cliente

Sem consumidores não há negócios para serem executados. Por isso, é importante encontrar constantemente maneiras de melhorar sua experiência de consumo.

Infelizmente, as solicitações ou reclamações dos clientes podem ser facilmente esquecidas quando se está confiando em sistemas manuais desatualizados. Isso resulta em clientes insatisfeitos que acabarão levando seus negócios para outro lugar. 

Melhora a qualidade dos  produtos ou serviços

Ao automatizar esses fluxos de trabalho e processos, também costuma-se reduzir a probabilidade de erro humano. Esse movimento permite que se escolha os profissionais mais adequados para executar as tarefas disponíveis. Afinal, o conjunto de habilidades de cada pessoa torna-se mais evidente quando se existem objetivos devidamente delimitados. 

Como implementar o workflow no seu negócio

Embora as empresas entendam por que essas medidas são importantes, geralmente elas acabam ficando em segundo plano em suas operações comerciais mais imediatas e urgentes. Isso pode acontecer porque a maioria acha que está operando bem sem um fluxo de trabalho claramente definido.

No entanto, num mercado competitivo, com soluções cada vez mais criativas e tecnológicas, configurar e otimizar seu fluxo pode ser apenas o que diferencia a sua empresa da concorrência.

Separamos mais dicas que podem te ajudar a estabelecer uma estratégia eficaz:

1- Envolva os seus colaboradores

O fluxo de trabalho em empresas tradicionais, quando indefinido, acaba sendo regido por algumas ferramentas que não se complementam. Muitas delas até são mal dominadas pelos colaboradores e não contemplam a real necessidade da rotina de trabalho. Ou seja, são insuficientes para se manter padrões e permitir seus acompanhamentos.

Para criar um cronograma que funcione todo mundo deve estar envolvido! Comece estabelecendo as tarefas e fazendo a sondagem das ferramentas recomendadas por quem de fato ficará responsável por executá-las.

2- Promova a integração entre áreas

Em uma empresa mais tradicional, é comum observarmos estruturas que são alicerçadas em hierarquias verticais, se baseando na divisão de tarefas em diferentes departamentos, posições e funções de cada um dos colaboradores.

Na prática, entretanto, sabemos que é impossível cada área funcionar como uma “ilha” —  é necessária uma integração eficiente entre elas. Dessa forma, ninguém precisa “negociar” quem faz o quê com equipes de outros setores. As partes envolvidas agem com mais harmonia, porque todos saberão exatamente o que a empresa espera delas.

Cuidado, porém: a divisão de tarefas entre departamentos não deixará de existir com um workflow bem estruturado, nem perderá sua relevância. Os profissionais terão suas responsabilidades alinhadas de acordo com a conclusão de cada processo e com quais recursos estão disponíveis para todos. Com isso, as habilidades de cada um são somadas às metas que a empresa deseja atingir como um todo.

3- Estabeleça responsabilidades

Como é decidido o que cada colaborador deve fazer na sua organização?

É possível que a resposta para esta geralmente envolve uma certa falta de eficiência. Sendo assim, desenhar as diretrizes de cada profissional dentro de sua equipe tem papel fundamental na hora de evitar não somente a burocracia, como os custos de tempo e dinheiro gerados pela lentidão em processos inúteis.

Controle de Ponto

4 – Compartilhe o conhecimento adquirido

O compartilhamento de dados necessários pode ser realmente decisivo para o workflow qualquer empresa.

Em modelos menos automatizados, a concentração de informações nas mãos daqueles profissionais em posições mais altas ou que são centralizadores é muito comum. E este é um erro que pode prejudicar a construção e execução de estratégias eficazes.

Ao implementar a automação de dados por meios de plataformas adequadas, há um ganho de transparência nos processos e esse é um dos fatores que passará por grandes mudanças: as informações serão devidamente documentadas e compartilhadas com todos aqueles que precisam delas.

Receba o melhor conteúdo de Gestão de Pessoas no seu e-mail

Siga nossa Newsletter

controle-de-ponto-guia-completo