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Reunião em home office: Aprenda a se organizar

A quarentena é uma das medidas que estão sendo adotadas pelas empresas, para proteger os colaboradores da pandemia do Covid-19. E devido a isso, temos um cenário que é novidade para muitas pessoas, a possibilidade de trabalhar de casa. Realizar uma reunião em home office era um cenário que muitas empresas ainda não estavam preparadas.

Muitas empresas ainda não tinham essa cultura, e agora devido ao momento que estamos passando, estão se adaptando a essa nova realidade. E que apresenta muitos desafios, principalmente em relação à gestão dos colaboradores, como o controle de ponto da equipe, gerenciamento de crise, infraestrutura, reuniões entre outros.  

E esses desafios podem ocasionar em uma perda de produtividade, já que os colaboradores ainda estão passando por um processo de adaptação. No entanto, para que todas as atividades sejam realizadas corretamente, sem que a produtividade seja perdida, é importante que o ritmo seja mantido, como estivesse no escritório.

Os horários precisam ser respeitados, bem como todas as rotinas executadas, até mesmo aquela pausa para o cafezinho da tarde deve ser mantida. Estabeleça seus horários, crie sua rotina para trabalhar, mas sempre levando em consideração as orientações dadas pela liderança da sua empresa.

Evite as distrações que possam atrapalhar sua concentração nas tarefas que estão sendo executadas, isso pode acabar com a sua produtividade diária. Existem algumas medidas que podem ser tomadas para garantir uma estrutura adequada de trabalho ao longo do dia.

Como preparar o ambiente de trabalho para uma reunião em home office?

Ao trabalhar em casa, o ambiente escolhido para desempenhar suas atividades, possui um papel fundamental, pois ele tem relação direta com a sua eficiência e produtividade. Escolha um ambiente confortável, que tenha a luminosidade adequada, que seja arejado e minimamente confortável.

É importante que você leve em consideração no momento da escolha, ambientes que sejam mais silenciosos, principalmente se a sua rotina incluir reuniões em home office. Além disso, é importante um ambiente que você não tenha interrupções e/ou distrações.

Escolha espaços que são mais tranquilos, que você consiga ficar sozinho, e que dê preferência para ambientes com portas, para que você evite que outras pessoas entrem em um momento que não seja adequado, como uma videoconferência, por exemplo.

Como será um local adaptado para que você trabalhe de casa, opte por móveis que sejam confortáveis e ergonômicos, pois será o seu local de trabalho. Para uma reunião em home office, prefira ambientes que seus animais de estimação não partilhem o espaço, para evitar barulhos inadequados.

Etiqueta para reuniões em home office

As reuniões em home office são necessárias para qualquer empresa, de qualquer segmento, pois é a partir delas que conseguimos chegar a um consenso em um determinado assunto, onde são definidos metas e objetivos.

As decisões mais importantes e estratégicas de uma empresa são tomadas em reuniões, e nesse tempo de quarentena, elas precisam continuar acontecendo, porém em home office. No entanto, é importante manter a etiqueta nas reuniões e principalmente, saber se comportar corretamente.

Por isso, elencamos algumas dicas para que você possa manter sua postura nas reuniões enquanto estiver trabalhando de casa.

Mantenha a pontualidade

Ainda existe uma cultura em muitas empresas que não é necessário ser pontual, mas isso não está correto, mesmo que a cultura brasileira tolere atrasos e não veja problemas em esperar “10 minutinhos” além do horário que foi combinado.

Em uma reunião em home office, o atraso não é visto com bons olhos, já que você deveria estar dedicado aos seus compromissos profissionais.

Estar atrasado em uma reunião pode indicar que você não se organizou para tal, além de demonstrar a falta de empatia com seus companheiros, clientes, fornecedores ou ainda a liderança, pois você está fazendo com que todos esperem além do necessário para o início da reunião.

Por isso, preze pela pontualidade, isso é uma das principais regras de etiquetas em uma reunião, independente de ser realizada dentro da empresa ou em home office.

Não faça interrupções ao interlocutor em sua fala

Muitas pessoas acabam cometendo tal falha, mesmo que seja de forma inconsciente. Em uma reunião em home office, é importante que a comunicação flua da melhor forma possível, e quando uma pessoa “atropela” a fala de alguém, a comunicação fica truncada e todo mundo acaba ficando perdido em meios as falas.

Sem contar que tal atitude é deselegante, e pode atrapalhar bastante o andamento da sua reunião, principalmente se ela estiver acontecendo por vídeo. A pessoa no momento da interrupção pode perder o raciocínio e com isso, destruir toda linha de pensamento.

A melhor maneira de agir no momento em que quiser pontuar algo na reunião, é aguardando uma pausa da pessoa que está falando, e iniciando na sequência. Caso a conclusão da fala demore mais do que o previsto, tenha sempre um bloco de anotações em mãos para pontuar o que desejar acrescentar.

Não se distraia com celular ou qualquer outro dispositivo

É muito ruim quando estamos falando sobre um determinado assunto e tem uma pessoa que não está prestando atenção, pois está com a sua atenção voltada para o celular.

E em uma reunião isso ainda mais incômodo, pois todos estão ali pensando em um assunto incomum, e quando alguém desvia sua atenção, acabando se perdendo do propósito.

Em uma reunião em home office, isso acaba sendo mais evidente e muito mais incômodo para os participantes em geral, pois em uma videoconferência todos os participantes estão com olhares voltados para a tela ou fazendo anotações pertinentes ao assunto.

Se porventura, existir algum motivo pelo qual você precise “tirar os olhos” do celular durante a reunião, comunique previamente aos participantes e informe o motivo, para que todos estejam cientes da sua condição e necessidade. Dessa forma, não será uma atitude deselegante.

Esteja preparado para a reunião em home office

É desconfortável para todos os participantes quando alguém pergunta: “Qual assunto vamos tratar agora?”. Ou algo que indique a falta de conhecimento do motivo daquela reunião. Essa é uma postura que indica que você não estava preparado para aquela reunião e com isso, provavelmente você não terá muito para acrescentar.

As reuniões, principalmente acontecendo em home office, precisam ser tratadas com seriedade, como um compromisso de trabalho.

Ao iniciar um novo dia de trabalho, olhe sua agenda e verifique as reuniões que estão agendadas, veja os horários e se informe sobre os assuntos que serão discutidos e se prepare. Leia conteúdos de referência, esteja com a opinião formada ou tenha a resposta para o problema que está sendo levantando, mas o mais importante é que você esteja preparado.

Outras dicas importantes para reunião em home office

Por mais que você esteja em casa, se prepare como se estivesse indo para o escritório. Escolha uma roupa confortável, porém que tenha a seriedade necessária para o seu dia de trabalho. Evite roupas chamativas, decotadas ou que pareçam pijamas, pois independente que esteja em casa, você está trabalhando.

Se você costuma ir para o escritório com maquiagem, faça o mesmo trabalhando em home office, principalmente para as reuniões. Essa atitude reforça seu compromisso com o seu trabalho e demonstra profissionalismo.

Não faça reuniões sentadas em sofás ou na cama, escolha um local com o mobiliário adequado e prefira uma cadeira confortável e uma mesa com a altura certa para evitar dores nas costas. No local escolhido para a reunião em home office, evite fotos de familiares e itens que não sejam pertinentes ao trabalho.

Antes de iniciar sua reunião em home office, teste sua conexão e todos os dispositivos necessários para sua participação, evitando assim a ocorrência de problemas em cima da hora. Caso tenha acontecido um problema sazonal, como queda de energia, informe imediatamente o ocorrido e proponha um novo horário para a realização.

Ao participar de reuniões por videoconferência ou por áudio, utilize sempre um fone para reduzir os ruídos externos, e quando não for o seu momento de falar, deixe seu microfone no mudo, assim a reunião será muito mais produtiva e com menos interferência.

Veja também: Machine Learning como ferramenta de RH

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