relógio de ponto

Relógio de ponto REP: Instalação, utilização e manutenção

É obrigação do empregador com mais de vinte funcionários promover o controle da jornada de cada um dos empregados. O relógio de ponto eletrônico (REP) é justamente a ferramenta que permite que esse controle seja realizado.

Nesse registro devem constar todos os horários praticados pelo empregado registrado. Assim, devem ser registrados os horários de entrada e saída, assim como o início e término dos intervalos.

Como funciona esse registro e como ocorre sua instalação, manutenção e uso? Confira a resposta abaixo e tire todas as dúvidas relativas ao controle de jornada.

Instalação do relógio de ponto

Existem vários tipos de relógio de fora que a forma de instalação pode variar conforme o modelo escolhido pela empresa. Alguns deles podem ser utilizados com a integração com outros tipos de softwares como os oferecidos pelo Oitchau.

A instalação de registro sem a integração é, inegavelmente, mais simples. Em alguns casos o equipamento pode ser instalado pela própria empresa sem necessidade de contratação de terceiro ou de auxílio de quem concede o aparelho.

planilha Controle de Horas e Folha de Ponto

Nesses casos, há a possibilidade de aluguel ou compra do sistema. Enquanto a compra dá mais liberdade à empresa, o aluguel geralmente é baseado em um contrato de prestação de serviços que prevê as formas como a instalação, manutenção e outros aspectos ocorrerão.

O relógio que exige integração, embora tenha instalação um pouco mais complicada, pode ser muito mais interessante para a organização. A implementação pode ser realizada por um profissional da empresa que comercializa o sistema, ou por outros profissionais indicados.

Nesses casos, é conferida maior segurança aos dados, cuja manipulação se torna dificultosa, assim como é dada ao empregado e ao gestor o acesso às informações sempre que necessário. Assim, é possível maior transparência do controle de ponto e efetividade.

A burocracia é limitada, pois os dados do controle podem ser automaticamente processados, compondo a folha de pagamentos. Esse preenchimento se dá com base na necessidade de pagamento de horas extras ou de desconto em razão de jornadas menores que aquelas previamente combinadas em contrato.

Independentemente do tipo de relógio que a empresa escolher por considerar ser o mais indicado, integrado ou não aos demais softwares, existem alguns cuidados que são necessários. A ausência deles pode levar até mesmo à perda da garantia de compra, o que pode levar a muitos prejuízos à organização.

Os terminais em que o sistema de ponto será instalado devem ser acessíveis para todos os funcionários. A acessibilidade é um fator de influência na instalação.

Uso do relógio de ponto

As marcações de ponto demandam algumas considerações importantes. Cabe ao empregador demonstrar como ele deve ser utilizado.

Logo que o empregado chega ao local de trabalho deve marcar seu ponto, assim como a saída deve corresponder exatamente ao horário registrado.

Assim, é importante que sejam esclarecidas as impossibilidades de prestar serviços fora da marcação. Essa orientação deve ser dada tanto aos gestores quanto aos empregados, impedindo a prestação de labor extraordinário sem registro de ponto, por exemplo.

Caso contrário, isso pode causar sérias complicações à organização, principalmente diante de uma ação trabalhista que requer a desconsideração do registro de jornada.

O uso do relógio deve ser devidamente fiscalizado pelo empregador, assim como a correta manutenção dele, sobre a qual falaremos a seguir. Isso, pois, decorre do fato que é ônus da empresa garantir o funcionamento dos aparelhos essenciais à prestação de serviços, dentre eles o registro de jornada.

Manutenção do aparelho

A manutenção, conforme brevemente apontado acima, é essencial para o uso de um registro eletrônico de ponto.

Sua importância se dá por inúmeras razões. Para que o registro das horas laboradas pelo empregado seja realmente levado em consideração e arquivadas. Em segundo lugar, a anunciada segurança das informações típica desses sistemas somente é possível e garantida quando a manutenção se dá de maneira correta.

Porém, como essa manutenção ocorre? Para isso, existem diversas soluções.

É possível que a empresa contrate, desde logo, um sistema preventivo de manutenção do registro de ponto.

Nesse caso, a organização mantém um contrato de prestação de serviços por outra empresa que se dedica a manter o correto funcionamento do sistema.

A instituição contratada para isso se dispõe a prestar serviços sempre que problemas orem relatados, além das manutenções periódicas.

Caso a empresa resolva não aderir a esse tipo de contrato que garante auxílio periódico ou mediante qualquer problema que seja apresentado, é importante que tenha o contato de empresas que prestem serviços pontuais quando algum tipo erro é relatado pelo sistema.

Há uma alternativa que diz respeito à contratação de serviços de manutenção do sistema de registro logo quando da compra do relógio.

Essa hipótese lida com as empresas que além de comercializar o produto garantem sua assistência periódica com ou sem cobranças adicionais para a prestação destes serviços.

Quais são as exigências referentes ao sistema de relógio de ponto?

Cabe ressaltar que a escolha de um sistema para controle de jornada nem sempre é fácil. Isso porque eles variam quanto à capacidade de colaboradores que podem ser abarcados, assim como apresentam formas de instalação, uso e manutenção distintas.

É de suma importância que sejam observadas algumas exigências referentes e ele, as quais dizem respeito às previsões da CLT, assim como à Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Qualquer registro que se escolha deve conter essas características, sob o risco de ser desconsiderado quanto às informações concedidas.

Confira quais são essas exigências do relógio

  • O relógio interno de tempo real deve ter precisão mínima de um minuto por ano, assim como capacidade de funcionamento ininterrupto, quando da queda do abastecimento de energia elétrica, por um período de no mínimo mil quatrocentos e quarenta horas;
  • Todos os sistemas de marcação devem conter mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  • É necessário que eles disponham de um mecanismo integrado e de uso exclusivo do equipamento dedicado à impressão do comprovante de registro. Esse mecanismo deve ter duração mínima de cinco anos;
  • Os sistemas devem, necessariamente, apresentar Memória de Registro de Ponto – MRP, que corresponde ao local em que serão armazenados os dados de registro. Esses dados, por sua vez, não podem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
  • É preciso que o sistema contenha o que é chamado de Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
  • Porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
  • Para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo;
  • A marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Devem ser consideradas as previsões quanto às informações que serão registradas pelo sistema. É obrigatório, nesse caso, que sejam registrados os seguintes dados:

  • Tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
  • Empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento

Comprar ou contratar um sistema de marcação de jornada como o REP nem sempre é uma tarefa fácil, pois seu uso é acompanhado de exigências diversas e de ações como de manutenção para que a finalidade do aparelho realmente seja colocada em prática.

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