Reembolso de quilometragem: o que é e como calcular? + Planilha gratuita

Há diversas maneiras de ressarcir o colaborador que viaja a trabalho, sendo uma das maneiras mais utilizadas é o reembolso de quilometragem.

Neste tipo de reembolso, o colaborador utiliza seu próprio veículo para deslocar-se até o local de destino. No entanto, um dos desafios do gestor é calcular corretamente os gastos e fazer o ressarcimento de forma justa.

Neste artigo, trataremos dos fatores que devem ser levados em consideração no reembolso de quilometragem e como fazer o cálculo de forma correta e transparente. Ao final do artigo, você poderá, ainda, baixar um modelo gratuito para utilizar e otimizar os cálculos de despesas dos colaboradores que costuma viajar.

Acompanhe!

Como definir as despesas no reembolso de quilometragem

O primeiro passo para calcular as despesas de reembolso de quilometragem é definir os gastos que a empresa ficará responsável e o que será de responsabilidade do próprio colaborador.

Os custos que envolvem um automóvel para uma viagem de forma geral são:

Combustível;
Manutenção e estado geral do veículo;
Limpeza;
Seguro em dia, e
IPVA e DPVAT em dia.

Vale ressaltar que a manutenção e o estado geral do veículo são extremamente importantes quando enviar um colaborador para uma viagem a trabalho.

Se o veículo não estiver com a manutenção em dia (bateria nova, bons de níveis de água e óleo, pneus novos ou em bom estado para rodar em estradas, limpadores de para-brisa funcionando, entre outros), há uma boa chance de o automóvel não estar apto a rodar grandes distâncias e apresentar algum tipo de problema ao longo do caminho.

Isso exigirá gastos extras tanto do colaborador como da empresa, podendo colocar até a vida do motorista em risco, bem como atrasará todo o planejamento da viagem.

Da mesma forma, manter o seguro do veículo em dia é importante para garantir a assistência necessária caso algo aconteça.

As taxas de IPVA e DPVAT em dia permitem que o colaborador não corra o risco de ser multado ou até ter o veículo apreendido por falta de pagamento, o que resulta em uma tremenda dor de cabeça a todos.

Portanto, para assegurar que a viagem será tranquila, segura e alcançará seu objetivo, empresa e colaborador devem avaliar juntos os itens acima.

Como calcular o reembolso de quilometragem

Veja abaixo um exemplo de cálculo completo do reembolso de quilometragem:

Despesas que serão reembolsadas: combustível, seguro e limpeza do veículo.

Combustível

Cada automóvel roda uma determinada quilometragem na cidade e na estrada. Por esse motivo, antes de mais nada é preciso saber esse número. No exemplo abaixo, o automóvel utilizado roda 11km por litro de gasolina. Vamos aos cálculos:

Consumo médio de gasolina rodando na cidade: 11km por litro de gasolina.
Preço atual do litro da gasolina: R$4,09 (calcule uma média com os valores de três postos de combustível diferentes).

Despesa com combustível = preço do litro dividido pelo valor do consumo médio, portanto:

Combustível = R$4,09 / 11
Combustível = R$0,37 por quilômetro rodado até o destino

Seguro do veículo

Para calcular o valor a ser reembolsado pelo seguro do veículo, é preciso saber o valor do mesmo. Para isso, a melhor maneira é consultar a Tabela Fipe.

No nosso exemplo, o automóvel em questão custa R$35.000,00 de acordo com a Tabela Fipe. Acompanhe o cálculo:

Valor do veículo: R$35.000
Valor do seguro: 6,5% do valor total do veículo, portanto R$35.000 x 6,5% = R$2.275.

Custo do seguro para reembolso de quilometragem = valor do seguro dividido pela quantidade de quilômetros rodados no ano.

Para fins de cálculo, vamos supor que, no último ano, o veículo rodou 9500 quilômetros. Portanto:

Custo do seguro = R$2.275 / 9500 km
Custo do seguro = R$0,24 por quilômetro rodado até o destino.

Limpeza

Suponhamos que o veículo em questão passou por 12 limpezas no último ano no valor de R$45,00 cada uma, totalizando R$540,00.

Cálculo:

Valor da limpeza dividido pelos quilômetros rodados

R$540 / 9500 km = R$0,06

Total

Para saber o quanto deverá ser reembolsado por quilômetro rodado, basta somar o valor total de cada item acima. Veja:

- Combustível + seguro + limpeza = valor do reembolso de quilometragem.
- R$0,37 + R$0,24 + R$0,06 = R$0,67 de reembolso por quilômetro rodado. Agora multiplique esse valor pela quantidade de quilômetros rodados pelo colaborador durante a viagem.

Para efeitos de cálculos, suponhamos que o colaborador rodou 2500 km no total durante a viagem a trabalho. Portanto: