Pessoa fazendo cálculos em uma calculadora como planilhas e gráficos ao seu lado.

Como implantar um Timesheets e engajar a sua equipe

Mesmo sendo uma metodologia de uso fácil, implantar um Timesheets pode ser desafiador quanto não se tem a certeza sobre a receptividade dos colaboradores com o controle de horas.

Pensando nisso, elaboramos um material para que você saiba como implantar a solução etapa por etapa e engajar a equipe no uso da planilha ou plataforma escolhida. Boa leitura!

Como implementar a metodologia na minha empresa?

Para implantar um Timesheets, será necessário antes de tudo conhecer qual é o papel da metodologia.

Os Timesheets são uma expressão que pode ser traduzida como “planilha de horas”, as lacunas dessa planilha são preenchidas com o tempo gasto em cada tarefa ou projeto.

Através do conhecimento desse tempo, a empresa poderá observar aspectos da produtividade, mensurar o tempo e dinheiro gasto em cada projeto, apresentar informações mais detalhadas para os clientes e ajustar os próximos passos se baseando em dados concretos.

Agora que você já sabe o que é a metodologia, confira como implantar um Timesheets:

1 – Escolha o modelo de uso dos Timesheets que melhor atende sua empresa

O primeiro passo para implantar um Timesheets é conhecer as necessidades da empresa.

Se a metodologia será usada apenas como apoio e em alguns projetos curtos, o modelo de planilhas a serem preenchidas manualmente ainda pode ser uma opção.

Já para os negócios que desejam implantar Timesheets tendo eles como parte fundamental de seu andamento interno, os softwares que possibilitam o cálculo de horas, e outras funções agregadas a ele são a escolha ideal.

Vale a pena no momento dessa escolha investir em soluções que mantêm o aspecto facilitador dos Timesheets, através de uma interface simples e funcionalidades que trazem benefícios para a empresa e os colaboradores.

2 – Apresente a metodologia de Timesheets e tire todas as dúvidas dos colaboradores

Com o modelo escolhido, é hora de apresentá-lo para os colaboradores. Além de tirar todas as dúvidas sobre o uso do sistema, o foco dessa apresentação também deve ser nos benefícios que ele para os próprios profissionais.

Organizar a gestão de projetos através do cálculo de horas gastas na realização de tarefas tende a aumentar a produtividade e proporcionar aos colaboradores dados fundamentais para que eles busquem melhorias em seus processos de trabalho.

No caso de empresas que trabalham remotamente, com profissionais que fazem serviços externos à matriz ou que pagam os colaboradores por tempo e tarefa realizada – como a hora aula – o cálculo através dos Timesheets é a melhor solução para empregado e empregador entrarem em acordo.

3 – Ensine os profissionais a utilizar o formato escolhido do método

Seja uma planilha ou uma plataforma que entrega dados personalizados sobre o cálculo de horas, saber como implantar Timesheets também envolve o ensino gradual do método aos colaboradores.

Por mais que seja simples, a empresa deve contar com uma equipe que terá esse papel, idealmente do RH, elas passarão de setor em setor ensinando como utilizar a plataforma da maneira correta.

4 – Distribua as tarefas a serem realizadas

Na plataforma de Timesheets ou da planilha a ser utilizada estarão, além do espaço para o preenchimento do tempo, as tarefas a serem realizadas.

Essa distribuição deve ocorrer conforme o modelo que a empresa já utilizava. Se um gestor divide as tarefas, é papel dele, e de seus possíveis auxiliares, alimentar o programa com as tarefas a serem realizadas diariamente por cada profissional.

Mesmo que essa seja a opção seguida por sua empresa, vale observar que implantar um Timesheets combina com o uso de metodologias ágeis, como o Scrum.

Nessa metodologia as tarefas a serem realizadas são divididas em Sprints, onde cada profissional decide em conjunto com os gestores quais tarefas ele irá realizar, e quanto tempo ele julga necessário para a finalização.

Dessa forma, o negócio evita a sobrecarga de trabalho e alimenta a plataforma de Timesheets com as tarefas previamente acordadas entre ambas as partes.

5 – Comece a implantação gradativamente e utilize metas

Com o método alinhado e as tarefas distribuídas, as lacunas dos Timesheets podem começar a ser preenchidas gradativamente.

Nesse momento, vale a pena acompanhar com proximidade como os profissionais estão se saindo e solucionar as principais dúvidas sobre o uso da plataforma.

Para aumentar a adesão, a empresa pode recorrer a metas, como estabelecer que em 6 meses deseja que todas as tarefas tenham seu tempo controlado no momento do início e finalização da execução diariamente através dos Timesheets.

Essa meta funcionará como um tempo de experiência e prazo para adequação.

Lembrando que os gestores devem dar o exemplo utilizando os Timesheets de maneira correta também.

6 – Analise as métricas e faça melhorias constantes

Por fim, analise as métricas trazidas pelos Timesheets, observando sempre os resultados e incorporando melhorias a partir deles.

Por exemplo, o cálculo de horas pode apontar que durante as segundas-feiras o tempo utilizado para a execução das tarefas é em média mais alto que no restante da semana. Através desse dado, o setor de RH pode elaborar planos para melhorar esse rendimento.

Amplie o seu conhecimento sobre a gestão de projetos

Como você viu, saber como implantar um Timesheets diz mais sobre a comunicação com os colaboradores do que a respeito do uso da metodologia em si, que tem uma curva de aprendizagem muito rápida.

Os Timesheets são uma excelente maneira de gerir projetos, e se você quer saber mais sobre a área e aperfeiçoar o funcionamento da sua empresa, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da OiTchau!

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