Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas

Você sabe como é gerada uma DANFE online? Aprenda mais sobre Nota Fiscal Eletrônica!

A Nota Fiscal Eletrônica surgiu como uma forma de simplificar, padronizar, evitar fraudes e garantir maior segurança na venda de bens e produtos, bem como na prestação de serviços.

Já falamos sobre os tipos de Notas Fiscais Eletrônicas e tudo o que você precisa saber sobre a emissão do documento anteriormente. No entanto, alguns empreendedores ainda possuem dúvidas no momento de gerar o DANFE.

Neste artigo, mostraremos o passo a passo para gerar o DANFE online para sanar as dúvidas de uma vez por todas!

 

O que é DANFE e para que serve

A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Funciona como a versão impressa da NF-e e tem como objetivo acompanhar as mercadorias, pois, vale lembrar, nenhum bem ou produto pode circular sem o comprovante de compra e venda, no caso, o DANFE. Há um canhoto no documento que serve para colher a data e a assinatura que o destinatário da mercadoria recebeu o produto.

A versão impressa da NF-e também é utilizada como principal documento fiscal da prestação de serviços.

O DANFE está conectado à NF-e por meio de uma chave numérica. Ao consultar pela internet, é possível conferir que todas as informações que constam no DANFE também constam da NF-e. O documento ainda possui um código de barras para facilitar a leitura da chave numérica.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é válido para a escrituração contábil. Os DANFEs podem ser arquivados pelo tempo máximo de cinco anos.

E para o consumidor que recebe a NFe

Além de comprovar a existência da NF-e e acompanhar a entrega dos produtos, para o comprador desses produtos pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da compra.

O documento também deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais, para ser apresentado se solicitado ou se necessário, como para trocas de produto, prazo de garantia e assistência técnica (se for o caso). O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

 

Informações contidas no DANFE

No DANFE estão todas as informações relevantes sobre o vendedor ou empresa prestadora de serviços, comprador ou tomador de serviços, mercadoria ou serviço prestado, e outros detalhes importantes para registro contábil e fiscal.

Além disso, como mencionado anteriormente, no DANFE também estão contidos a chave de acesso e o código de barras para a leitura da mesma.

Todas as informações de transporte devem constar no documento: nome da transportadora, tipo e placa do veículo, entre outros.

É obrigatório seguir um layout padronizado de NF-e. Esse modelo está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

O emissor poderá, ainda, adicionar informações adicionais ao DANFE, porém estas não podem ultrapassar 50% da área do verso do documento.

Se as informações obrigatórias passarem de uma página, poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que numeradas. Em cada página deverão constar as seguintes informações:

  • Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);

  • A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;

  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

 

Como gerar o DANFE online: passo a passo

O DANFE é gerado pelo mesmo sistema ou software de emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Essa é uma recomendação do próprio Ministério da Fazenda e tem o objetivo de eliminar o risco de quaisquer divergências entre a NF-e e o DANFE.

  1. Portanto, o primeiro passo para gerar o DANFE online é configurar o sistema ou software para que também emita o documento. Existem diversas plataforma tecnológicas com excelentes soluções para realizar esse tipo de trabalho e outros que envolvem a contabilidade de empresas.

  2. Em seguida, emita sua Nota Fiscal Eletrônica normalmente e faça as verificações de segurança junto à Secretaria da Fazenda.

  3. Após a mensagem de confirmação da NF-e, você poderá gerar e imprimir o DANFE. Caso a SEFAZ rejeite a NF-e, será necessário corrigir as informações e enviá-las novamente, até que seja confirmada.

Se desejar, imprima uma via a mais do DANFE para seu controle.

 

4 erros para evitar ao emitir DANFE

  1. Preenchimento incorreto dos dados na NFe

O preenchimento incorreto de uma informação na NF-e pode causar muitos transtornos à empresa. O cliente pode não aceitar a nota fiscal e você não conseguir cancelar o documento. Também tem a possibilidade de sua empresa ser autuada em uma fiscalização.

Caso ocorra algum erro no preenchimento de uma nota fiscal eletrônica, faça uma Carta de Correção, um documento assinado eletronicamente para corrigir erros, desde que não estejam relacionados a dados cadastrais e valores.

  1. Armazenamento inadequado da NFe

Segundo a legislação brasileira, a NFe deve ser armazenada pelo prazo estabelecido na legislação tributária (arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional), devendo ser disponibilizado para o Fisco quando solicitado.

Você pode guardar os arquivos XML utilizando softwares especializados direcionados à gestão desses documentos.

  1. Desatenção com o Certificado Digital

O certificado é essencial para emitir a NFe, pois permite e identificação da autenticidade do emissor.

Para obtenção do Certificado Digital, você deve manter contato com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Certifique-se de que a Autoridade Certificadora é registrada e autorizada pela ICP, para segurança quanto à legalidade e procedência do Certificado adquirido.

 

Você também pode consultar, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, a sessão de Perguntas e Respostas que pode te ajudar no esclarecimento de mais dúvidas a respeito do DANFE.

Agora você está pronto para emitir sua Nota Fiscal Eletrônica com segurança, gerar e imprimir o DANFE!