controle de ponto digital

Controle de ponto digital: vantagens ao fazer o fechamento!

O controle de ponto digital tem uma extensa lista de benefícios que podem ser citados quando comparados com outras formas de realizar a gestão do ponto dos colaboradores em uma organização.

Ele é uma tecnologia que permite a mobilidade, a redução de custos e a otimização dos processos internos, o RH antes do ponto digital tinha uma rotina exaustiva a partir dos últimos dias para fechamento do ponto, onde a equipe ficava com os esforços voltados apenas para o fechamento, gerando desgaste, muito trabalho e horas extras para todos os envolvidos nesse processo.

Sumário

Como era o fechamento antes do controle de ponto digital?

Controle de ponto digital

Uma das principais atividades da equipe de Recursos Humanos de uma empresa é o fechamento do ponto, é o momento onde a jornada de trabalho é analisada, devidamente verificada e corrigida, quando encontrado alguma inconsistência.

Antes do controle de ponto digital, era uma rotina desgastante para os colaboradores, já que era necessário realizar a extração de informações de sistemas variados, ter uma rotina de consolidação, que muitas vezes era completamente manual, com o uso de planilhas de Excel, e depois verificar as inconsistências a partir de fórmulas e dinâmicas.

As atividades eram complexas, com planilhas lotadas de informações, ficando muito mais suscetível ao erro e inconsistência nas informações geradas.

planilha Controle de Horas e Folha de Ponto

Sem levar em consideração as horas extras geradas para a equipe responsável por esse processo, que precisava trabalhar muitas horas a mais por semana para dar conta de realizar o fechamento a tempo de enviar os dados para a folha, para que então os colaboradores pudessem receber corretamente.

O que muda com a implementação do controle de ponto digital na empresa?

A mudança começa na forma em que os colaboradores realizam a marcação de ponto, através da sua própria digital, o sistema já reconhece e realiza o apontamento com horário correto, com a emissão de um comprovante de que o horário foi devidamente registrado.

Para as equipes responsáveis pelo processo de fechamento da folha, muda completamente a dinâmica. O que antes era necessário a extração de diversas informações de sistemas diferentes, consolidação em planilhas, fórmulas e manipulações variadas na planilha.

Com o controle de ponto digital basta apenas acessar o software, extrair o relatório do período necessário e em segundos, o relatório com os apontamentos de todos os colaboradores estará disponível para conferência.

É possível afirmar que o principal ganho foi a rapidez e agilidade no processo. Assim, não será necessário que a equipe de RH fique voltada apenas para essa atividade por dias ou semanas, em casos de grandes empresas. Em um único dia, todo o processo é finalizado e enviado para a folha para realizar os pagamentos.

E com a facilidade da extração das informações, o RH pode gerar novas análises, para auxiliar a empresa em objetivos mais estratégicos, como o controle das taxas de absenteísmo, redução do turnover, acompanhamento do saldo de banco de horas, identificação de setores mais sobrecarregados, entre outros.

Quais são as vantagens da implementação na empresa do controle de ponto digital?

Controle de ponto digital

Além do ganho em agilidade e rapidez, existem outras vantagens para a empresa ao implementar a gestão de ponto digital. Veja a seguir!

Maior segurança nas informações

O ponto digital garante que a marcação seja realizada com mais segurança, já que não é possível realizar adulterações nos registros. Os colaboradores e as empresas possuem a garantia de que todos os registros são seguros e verdadeiros, sem que haja nenhum tipo de prejuízo para as ambas as partes.

Facilidade na marcação do registro

Um dos bens mais preciosos atualmente no ambiente corporativo é o tempo, e ele é muito valorizado no ponto digital, já que o ponto pode ser pontuado através do relógio de ponto ou através de soluções mais tecnológicas, como o aplicativo OiTchau.

O aplicativo é muito solução muito interessante, principalmente para as empresas que possuem colaboradores fora do escritório, em prestação de serviço externo, deslocados ou atuando home office. O aplicativo conta ainda com a marcação offline, para se caso não houver internet disponível, a marcação pode ser realizada e assim que for possível, o sistema realiza o apontamento no horário correto.

A marcação de ponto realizada por aplicativo é muito simples, o sistema OiTchau é bem prático, telas amigáveis, criadas pensando em facilitar a rotina dos colaboradores. Ele pode ser baixado diretamente da Play Store do seu smartphone, sem custos e sem consumir um grande volume de dados. Uma solução completa pensada para facilitar o processo de apontamento das horas praticadas na jornada de trabalho por parte dos colaboradores.

Larga gestão da jornada de trabalho dos colaboradores

Sem um sistema adequado de controle de ponto, é complicado realizar uma gestão efetiva das horas trabalhadas por todos os colaboradores da empresa.  A gestão do banco de horas e das horas extras precisa ser realizado com exatidão pela empresa, para evitar possíveis ações trabalhistas ou pagamentos indevidos.

O controle de ponto digital reúne todas as informações pertinentes à marcação do ponto no sistema, de forma automática. Fazendo com o que trabalho dos gestores sejam mais simples e muito mais assertivos, já que as chances de erros foram minimizadas, e praticamente extintas.

Para os gestores, ainda existe um bônus no uso de sistemas de controle de ponto, pois é possível acompanhar a produtividade da equipe, entendendo quais são os colaboradores que estão sobrecarregados, quem está produzindo por menos tempo, ou quem possui horários irregulares. Tudo isso, a partir do relatório gerado pelo sistema.

Redução de custos

Com a implementação do controle digital para a gestão do ponto, é possível reduzir os custos com ações trabalhistas oriundas do pagamento incorreto das horas trabalhadas. Diminuir as horas extras dos colaboradores, uma vez que terá um controle efetivo de horários.

Dessa forma, todos os custos com pagamentos de horas serão reduzidos, a produtividade será melhorada, promovendo uma melhoria nos serviços e produtos produzidos, aumentando a margem de lucro. Tudo isso, a partir da implementação de um sistema de gestão de ponto.

Automatização de processos

Outro ponto muito importante do controle de ponto digital é que ele permite a automatização de processos. Afinal, cada vez que o sistema recebe uma informação de registro de horas ele atualiza tudo no que tal dado reflete.

Por exemplo, assim que há um registro de uma informação o sistema já a processa. Ao fazê-lo, ele indica a marcação. Logo depois, atualiza as informações de banco de horas e de horas extras, caso necessário.

Ao final do mês, então, o sistema de controle de ponto digital organiza todas essas informações e realiza os cálculos. Ou seja, automatiza ações que os colaboradores do RH deveriam fazer. Assim, livra-os e diminui a burocracia do setor.

Garanta cálculos corretos e completos

Outro ponto muito importante sobre o uso do sistema de controle de ponto digital é que ele garante cálculos corretos e completos. Por mais atenciosos que sejam os colaboradores do RH eles não estão livres de erros.

Os riscos de arroz crescem ainda mais quando falamos de cálculos manuais. Erros ao digitar números, operações matemáticas erradas, esquecimento de adicionais e outros estão dentre os principais problemas que podem aparecer.

Já com o sistema de controle de ponto digital não há esse risco. Os cálculos são feitos com auxílio de inteligência artificial. Ela calcula de forma precisa e automática e considera todos os dados que são relevantes aqui.

Além disso, o sistema é capaz de personalizar os espaços dos colaboradores – e os cálculos que se aplicam aos seus registros – de acordo com seus dados próprios. Isso é, salário, jornada e escala de cada um deles.

Integração com sistema de folha de pagamento

O controle de ponto digital também se mostra muito interessante pelo fato de que ele pode se integrar com o sistema de folha. Isto é, ele compartilha automaticamente as informações de jornada que impactam o holerite.

Dentre eles estão horas extras, repouso semanal remunerado e adicionais noturnos. Com isso, nenhuma informação se perde. Do mesmo modo, evita-se a perda de tempo com compartilhamento manual de informações entre os sistemas.

Tenha informações em tempo real

A boa gestão das horas e das políticas de jornada somente é possível com dados. E ao apostar em um controle de ponto digital você os têm! O sistema reconhece, afinal, as marcações em tempo real.

Isso significa que assim que um colaborador marca horário (início ou final de jornada ou de intervalos) o sistema reconhece. Não só reconhece, mas disponibiliza a informação dentro dos seus quadros e layouts.

Dessa forma, se o colaborador ou gestor quiser analisar as horas prestadas até então, terá todas as informações já disponíveis! Isso evita exagero no número de horas extras ao mesmo tempo em que permite melhor cumprimento das políticas de horas.

Igualmente, ajuda na conquista da confiança do colaborador. Ele passa a ver seus dados com transparência e sabe que estão corretos e seguros. Por isso, não faltam motivos para aderir ao controle de ponto digital!

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