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Controle de ponto analógico

Controle de ponto analógico: como migrar para o digital?

A gestão digital de jornada surgiu para substituir o controle de ponto analógico. As empresas que ainda se valem do segundo modelo para gerir as horas trabalhadas pelos colaboradores devem se atentar, eis que ele é defasado e deixa a desejar quando comparado com os mais modernos.

Existem algumas dicas que tornam a migração do controle de relógio de ponto eletrônico (REP), analógico, para o controle de ponto digital. Continue lendo para conferir quais são elas e modernize sua empresa agora mesmo.

Controle de ponto analógico x Controle de ponto digital: Entenda diferenças

Existem várias diferenças entre o REP e o sistema digital de jornada. Elas abarcam várias questões relacionadas às rotinas da empresa e do departamento de RH.

Acompanhamento das horas trabalhadas

O primeiro ponto que diferencia os sistemas é a possibilidade de acompanhar as horas trabalhadas. O REP permite a marcação diária de entrada, saída e intervalos. Apesar disso as horas registradas somente podem ser analisadas e consultadas ao final do mês.

O sistema digital de ponto jornada possibilita o acompanhamento a qualquer momento, podendo ser diário caso for da vontade do indivíduo. Os gestores, colaboradores de RH e o próprio funcionário a quem diz respeito a jornada podem fazê-lo.

No primeiro caso podem existir surpresas quanto ao número de horas extras ao final do mês. No segundo é possível controlar quantas estão sendo prestadas e orientar os colaboradores, caso necessário.

Fechamento e elaboração de cartão de ponto

O controle de ponto analógico exige que os colaboradores do RH fechem manualmente os cartões de ponto e holerites ao final do mês. Essa é uma tarefa extremamente demorada e burocrática.

Fazer esse trabalho manualmente pode trazer diversos problemas por erros de cálculos, desconsideração de horas extras, bancos de horas e outros.

Já o sistema digital de jornada gera de forma automática esses documentos. Ele livra os colaboradores de RH de fazê-lo manualmente. Ele é muito mais seguro por considerar cada tipo de jornada e escala, salário e outras questões que influenciam nos holerites e no banco de horas.

Forma de registro

A forma de registro do controle de ponto analógico é defasada. Ela é feita por meio de senha, cartões como crachás ou por impressão digital. Note que nos dois primeiros um colaborador pode se passar por outro de forma muito fácil e fraudar o cartão.

Já o sistema digital faz uso de ferramentas mais seguras. Uma delas é a biometria facial, que faz o reconhecimento dos traços da face do colaborador. Ela é rápida, leva apenas 03 segundos e permite o distanciamento social.

Outro ponto interessante é que o sistema mais moderno pode ser utilizado à distância. Mesmo quem estiver prestando serviços em home Office ou as equipes externas e de venda podem fazer uso da marcação que é realizada por celular ou tablet.

Segurança dos dados

A segurança dos dados registrados é muito maior quando se utiliza um sistema digital. O REP apresenta maiores chances de fraude e manipulação, enquanto o digital impede a alteração dos registros e os resguarda em sistemas de nuvens que não sofrem com quedas de energia ou de internet.

Como migrar do controle de ponto analógico para o digital?

Migrar de um tipo de sistema para o outro é mais fácil do que parece. Para isso são precisos alguns passos e a partir deles sua empresa já passa a se valer de todas as vantagens de um sistema digital de jornada de trabalho.

Analise a Convenção Coletiva de Trabalho

O primeiro passo ao se decidir pela troca do sistema REP pelo digital é analisar a Convenção Coletiva de Trabalho ou CCT. Ela corresponde às regras específicas da categoria que são negociadas entre os sindicatos dos trabalhadores e dos empregadores de certo tipo de atividade econômica.

Elas são renovadas geralmente de 02 em 02 anos ou podem ser anuais. Dentre suas previsões estão aquelas especiais sobre o controle de jornada na empresa e isso é muito importante.

A Portaria 373/2011 permite o uso de sistemas digitais alternativos desde que eles estejam autorizados na CCT. Ela traz outras previsões importantes de características que o sistema deve resguardar. Confira:

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943; resolve:

Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

§ 1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.

§ 2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.

Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Use um sistema que é acoplado ao REP

Sistemas digitais como o da Oitchau podem ser acoplados ao controle de ponto analógico. A migração é simples e rápida e pode ser feita em poucos passos. Isso permite fazer uso de parte das ferramentas antigas e criar um quiosque automatizado.

Treine seus colaboradores e os instrua

A última dica para implementar o sistema digital de controle de jornada é treinar seus colaboradores quanto às novas ferramentas. Explique como elas funcionam, como utilizá-las e como usar os aplicativos dela para registro de faltas, documentos e outros.

Instrua-os de como fazer o correto registro e a partir daí aproveite todas as vantagens que a modernização do controle de jornada de trabalho pode trazer às empresas!

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