Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas

Relógio Eletrônico de Ponto (REP): como funciona?

O Relógio Eletrônico de (REP) surgiu como uma alternativa para evitar a fraude no registro de ponto, oferecendo uma maneira mais eficiente de fazer o controle.

Além disso, o REP também contribui para a redução de custos operacionais e otimização do trabalho do RH, pois simplifica os processos burocráticos da composição da folha de pagamento e elimina o retrabalho.

 

Relógio Eletrônico de Ponto: quem deve usar?

Nem todas as empresas com colaboradores precisam realizar o controle de ponto ou utilizar o relógio eletrônico de ponto. A obrigatoriedade se estende apenas às empresas que possuem mais de dez colaboradores.

A essas empresas, a previsão da Portaria 1510/09 do Ministério do Trabalho e Emprego diz o seguinte.

“OBRIGATORIEDADE DO CARTÃO PONTO

Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.”

A Portaria 1510/09 também é responsável por regulamentar o uso do relógio eletrônico de ponto. De acordo com o documento, o REP deve ter as seguintes características:

  • Ter como finalidade exclusiva a marcação de ponto;
  • Possuir memória das marcações de ponto que não possa ser alterada ou apagada;
  • Emitir comprovante a cada marcação efetuada pelo trabalhador;
  • Não possuir mecanismo que permita marcações automáticas ou restrições às marcações.

Cada fabricante é responsável por criar o seu relógio eletrônico de ponto, o qual deverá seguir as regras ditadas pela Portaria 1510/09. Em seguida, o fabricante deve submeter os equipamentos para que sejam certificados pelos órgãos técnicos credenciados pelo MTE, como o INMETRO.

Vale ressaltar que a empresa somente poderá utilizar um relógio eletrônico de ponto para realizar o controle se isto for decidido por acordo ou convenção coletiva. Portanto, consulte o acordo ou convenção com a categoria antes de adquirir o seu REP.

 

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Quais as informações que são registradas no REP?

O relógio eletrônico de ponto deve seguir algumas diretrizes, principalmente no que diz respeito às informações que precisam ser registradas a cada marcação.

Segundo o parágrafo primeiro da Portaria 373 do MTE, os relógios eletrônicos de ponto deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Para que o registro eletrônico de ponto aconteça, a empresa deve ter um SREP (Software de Registro Eletrônico de Ponto). O software de REP permite que as informações de cada colaborador sejam importadas e tratadas com o objetivo de gerar relatórios.

Ao fazer o registro, o software identifica os dados do colaborador: nome, função, horário de entrada e saída, e entrada e saída de intervalos. A cada registro, o colaborador recebe um comprovante para seu controle, como previsto no artigo 12 da Portaria 1510/09:

“Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF, de acordo com o Anexo I.”

Arquivos AFD, AFDT, ACJEF

O arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados) fica gravado na memória do REP e contém todos os dados dos registros dos colaboradores que foram salvos pelo coletor. De acordo com as diretrizes do MET, esses arquivos não podem ser alterados ou deletados, parcial ou totalmente.

No arquivo AFD ficam as seguintes informações:

  • NSR (Número Sequencial de Registro);
  • PIS do trabalhador;
  • Data da marcação;
  • E horário da marcação (composto de hora e minutos).

O anexo I da Portaria 1510/09 detalha as informações e sequências numéricas do registro.

Cada registro AFD gera uma linha numérica como a indicada abaixo:

0000000021051220180801123456789101, em que se registram os seguintes dados:

  • 000000002 (NSR)
  • 1 (Tipo de Registro. Aqui no caso “1” refere-se à entrada)
  • 05122018 (Data)
  • 0801 (Horário do registro)
  • 123456789101 (PIS do colaborador)

O arquivo AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) refere-se ao arquivo com os dados gerados pelo software de registro eletrônico de ponto. Segue o mesmo padrão de registro numérico que o arquivo AFD.

O arquivo ACJEF (Arquivo Controle Jornada para Efeitos Fiscais) é um arquivo de texto gerado pelo software de controle eletrônico de ponto que mostra a jornada realizada pelos colaboradores: faltas, atrasos, horas extras, entre outros.  

Nestes registros estarão listados todos os horários contratuais praticados pelos empregados.

 

O Relatório Espelho de Ponto Eletrônico

O Relatório Espelho de Ponto Eletrônico é onde o gestor e o colaborador podem checar todos os registros feitos durante o período estabelecido.

Esse relatório é fundamental para que haja a transparência e segurança na utilização de sistemas de relógio eletrônico de ponto. A partir dos dados registrados, tanto a empresa como o colaborador já sabem exatamente o valor devido do mês.

As informações que devem estar contidas no Relatório Espelho de Ponto Eletrônico estão descritas no Anexo II da Portaria 1510/09. Veja abaixo:

  • Horário de entrada do colaborador;
  • Início e término do horário de almoço (jantar ou intervalo);
  • Horário de saída do colaborador.

Caso o colaborador tenha feito horas extras ou possua horas acumuladas, o relatório também conterá essas informações, bem como quaisquer observações ou justificativas pertinentes a cada colaborador.

No anexo há, ainda, um modelo de como o relatório deve ser construído.

A extração dos dados dos registros acontece pela impressão de arquivo textual ou realizando o salvamento dos dados em um pen drive.

A partir destas informações, a folha de pagamento pode ser composta de forma correta e com informações precisas a respeito dos horários, evitando erros de contagem de horas e o retrabalho. Essas medidas desoneram a empresa.

 

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Como escolher o melhor Relógio Eletrônico de Ponto para a sua empresa?

Cada empresa se adapta melhor a um tipo de Relógio Eletrônico de Ponto. Os sistemas mais utilizados são a biometria e o crachá eletrônico ou magnético.

Há, ainda, sistemas alternativos de controle de ponto que funcionam como aplicativos para smartphones e que são totalmente integrados aos REPs, permitindo ainda mais funcionalidades e precisão de registro de dados.

As informações que todos os tipos registram são as mesmas, pois como mencionamos, todos os sistemas de REP não precisam ser homologados, mas precisam seguir as regras estabelecidas pelo Ministério do Trabalho.

No sistema de registro por biometria, os dados da empresa, do colaborador e suas informações contratuais são cadastrados, juntamente com suas digitais. Toda vez que iniciar e finalizar sua jornada, e sair ou chegar de seus intervalos, o colaborador insere o dedo no coletor e seu ponto é registrado.

No sistema de registro por crachá eletrônico ou magnético, os dados da empresa, do colaborador e suas informações contratuais são cadastrados e inseridos em um cartão que pode funcionar por aproximação a um leitor, ou quando é inserido no coletor, como um cartão bancário.

A extração dos dados acontece ao final de cada mês, em forma de relatório e arquivo digital, para a composição da folha de pagamento.

 

Seu Relógio Eletrônico de Ponto ainda mais interativo e inteligente

Seu Relógio Eletrônico de Ponto pode se tornar mais interativo e inteligente com a integração com aplicativos, como o Oitchau, uma forma alternativa de registro eletrônico de ponto.

O OiTchau funciona sozinho, pois segue todas as diretrizes estabelecidos pelas portarias 1510/09 e 373/11 do Ministério do Trabalho. Porém, o aplicativo oferece a possibilidade de integração com os principais modelos de relógio eletrônico de ponto, oferecendo ainda mais praticidade à vida dos gestores e dos colaboradores.

Como REP, o Oitchau permite criar jornadas de trabalho com regras e limites para horas extras, por exemplo. O gestor pode ser notificado quando um colaborador ultrapassar o limite estabelecido e ajustar o registro de ponto.

Além disso, com o Oitchau é possível reduzir os processos manuais que custam tempo e dinheiro durante o fechamento de ponto e a composição da folha de pagamento. Outro ponto importante é que o Oitchau possui mecanismos anti-fraudes que verificam a identidade e a localização em tempo real dos colaboradores.

O sistema do Oitchau permite também o envio e a aprovação de pedidos de ausência, férias, mudanças de turno, etc. Os colaboradores enviam as solicitações pelo celular, adicionam documentos como atestado médico e são notificados quando o gestor respondem suas solicitações.

Já a integração dos REPs com o Oitchau oferece as seguintes vantagens, entre muitas outras:

  1. Oitchau faz a sincronização em tempo real, permitindo consultar os pontos batidos no REP e no aplicativo em um só sistema, o do Oitchau.
  2. É possível baixar relatórios de ponto a qualquer momento, sempre que necessário.
  3. É possível fazer ajustes de ponto na hora, sem precisar esperar o fim do mês, garantindo a transparência dos registros.
  4. O sistema de integração com REP do OiTchau, o Pegador, faz classificação dos pontos por meio da inteligência artificial: ele aprende com o comportamento do colaborador para classificar se o ponto é de entrada, almoço ou saída.

O Oitchau oferece o melhor dos dois mundos para as empresas conectadas, que cuidam de seus colaboradores sem se esquecerem do orçamento.