Como funciona a cobrança por Timesheet? Entenda aqui e passe a adotar esse formato de cobrança com seus clientes

O Timesheet é uma ferramenta que permite o cálculo das horas trabalhadas durante um projeto, seja por profissional ou atividade, mas você sabe como funciona a cobrança por Timesheet?

Sim, faturar um projeto com precisão também é uma das vantagens da planilha de cálculo de horas, e hoje você vai descobrir como isso é possível a partir de dicas práticas e fáceis de serem implementadas.

O que é a cobrança por Timesheet e quais as suas vantagens?

A cobrança por Timesheet é um modelo de faturamento em que o preço dos serviços prestados é determinado com base no tempo gasto pelos colaboradores da empresa em um projeto ou atividade específica. 

Basicamente, conforme os colaboradores vão atuando em um projeto e suas horas são contabilizadas no Timesheet, esses dados são cruzados com o valor por hora dos profissionais, chegando ao custo de suas atividades.

Entender como funciona a cobrança por Timesheet traz diversas vantagens para a empresa, como:

• Transparência: a cobrança por Timesheet permite que o cliente tenha uma visão clara do trabalho realizado pela empresa, garantindo transparência e confiança;
• Precisão: através dela é possível registrar com precisão o tempo gasto em cada atividade, permitindo que a empresa faça uma cobrança justa e adequada pelo trabalho realizado;
• Flexibilidade: a cobrança feita através da planilha de cálculo de horas permite que a empresa se adapte às necessidades dos clientes, oferecendo diferentes tipos de cobrança com base no tipo de serviço prestado;
• Controle de custos: com a cobrança por Timesheet, é possível controlar melhor os custos da empresa, garantindo que o trabalho seja rentável e evitando prejuízos.

Como usar o timesheet para fazer cobranças?

Agora que você já sabe o que é e qual a sua importância, entenda como funciona a cobrança por Timesheet.

Lembrando que ela envolve várias etapas, e o processo pode variar conforme a empresa e o tipo de serviço prestado. No entanto, aqui está um passo a passo geral sobre como é feita a cobrança por Timesheet:

1. Registro das atividades: os colaboradores devem registrar suas atividades em um sistema de Timesheet, indicando o tempo gasto em cada tarefa ou projeto. Essas informações devem ser precisas e detalhadas;
2. Revisão das informações: as informações registradas no Timesheet devem ser revisadas para garantir que elas estejam corretas e completas. Isso é geralmente feito por um gestor, que tem de aprovar cada informação nova colocada na planilha;
3. Cálculo dos valores: com base nas informações registradas no Timesheet, os valores devem ser calculados com base na taxa horária ou projeto acordado com o cliente. Esse cálculo pode ser otimizado com a utilização de um sistema que automatize os Timesheets, o que você verá mais para frente;
4. Preparação da fatura: com os valores calculados, é hora de preparar a fatura. A fatura deve conter informações detalhadas sobre as atividades realizadas e o tempo gasto em cada uma delas, além dos valores a serem cobrados;
5. Envio da fatura: após a preparação da fatura, ela deve ser enviada ao cliente. Dependendo do acordo, isso pode ser feito por e-mail, correio ou através de uma plataforma de faturamento eletrônico;
6. Recebimento do pagamento: O cliente deve pagar a fatura dentro do prazo acordado. A empresa pode enviar lembretes de pagamento em caso de atrasos, e pode precisar tomar medidas adicionais, como cobrança judicial, em casos de não pagamento.

É possível emitir invoices com Timesheet?

Sim, é possível emitir invoices (faturas) com base nos dados do Timesheet. Na verdade, a cobrança por Timesheet é comumente usada por empresas de serviços profissionais, como consultorias, agências de marketing, escritórios de advocacia, entre outras, para faturar seus clientes.

Para gerar invoices com base nos dados do Timesheet, é importante utilizar uma ferramenta ou software de gestão de projetos que ofereça essa funcionalidade. Essas ferramentas permitem que os dados da planilha sejam facilmente importados para a fatura e que os valores sejam calculados automaticamente, agilizando o processo de emissão de invoices.

Como implementar a cobrança por Timesheet

O passo a passo de como funciona a cobrança por Timesheet você já sabe, mas para ter sucesso com a ferramenta, é necessário saber implementá-la. Confira algumas dicas que vão permitir que ela seja colocada em prática:

Escolha um software de Timesheet 

Como falamos anteriormente, software voltados para o preenchimento de Timesheet podem facilitar muito a vida de quem deseja pautar suas cobranças nas informações contidas na planilha.

Existem várias opções de software de timesheet disponíveis no mercado, algumas delas são gratuitas e outras pagas. É importante escolher um software que atenda às necessidades específicas da empresa e que permita registrar as atividades de forma precisa e confiável.

Defina as taxas de cobrança

Com base nos custos da empresa e na concorrência do mercado, definia as taxas de cobrança que serão aplicadas. Considere os custos de mão de obra, os custos operacionais, as margens de lucro e o valor agregado que a empresa oferece.

Estabeleça políticas de cobrança

Estabeleça políticas claras de cobrança, incluindo prazos de pagamento, multas por atraso e políticas de cancelamento. Essas políticas devem ser comunicadas aos clientes desde o início do projeto, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

Treine a equipe 

Para implementar a cobrança por Timesheet, é importante que todos os colaboradores estejam alinhados com os processos e as políticas da empresa. Ofereça treinamento adequado sobre como registrar as atividades corretamente, como usar o software de Timesheet e como lidar com questões relacionadas à cobrança.

Acompanhe os resultados

Após a implementação da cobrança, acompanhe os resultados para garantir que as taxas de cobrança estejam gerando lucro para a empresa e que os clientes estejam satisfeitos com os serviços prestados. É importante fazer ajustes sempre que necessário e buscar constantemente melhorar os processos de cobrança.

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